Arsip untuk ‘ilmu computer’ Kategori

BELAJAR SATU COMPUTER

30 Maret 2010

BELAJAR KOMPUTER

CARA MENGHIDUPKAN KOMPUTER
Cara menghidupkan komputer dinamakan booting. Booting itu ada dua yaitu:
a. Booting panas (warm booting), menghidupkan atau memulai menggunakan komputer tetapi komputer masih dalam keadaan hidup. artinya kita mereset (membersihkan) semua program yang ada di dalam memori komputer. Caranya menekan tombol CONTROL ALT dan DEL secara bersamaan, atau dengan menekan tombol RESET pada CPU.
b. Booting dingin (cold booting), menghidupkan atau memulai menggunakan komputer tetapi komputer dalam keadaan masih (off), caranya menekan tombol power pada CPU.

CARA MEMASUKI PROGRAM MICROSOFT WORD
1. Untuk masuk ke program microsoft word terlebih dahulu kita tekan tombol start.
2. Tekan panah atas atau panah bawah, cari kata microsoft word kemudian enter.
3. Kalau tidak ada atau tidak ditemukan kata tersebut cari kata program kemudian tekan panah kanan satu kali lalu tekan lagi panah atas atau bawah cari kata microsoft word kemudian tekan enter satu kali.
4. Setelah kita mengerjakan kesemuanya itu diamlah sejenak untuk mendengarkan perintah berikutnya.
5. Perhatikanlah dan dengarkanlah! Apabila si jaws sudah mengatakan edit, maka kita sudah bisa bekerja atau menuangkan ketikan kita pada program ini.

Selain cara di atas, kita juga bisa menggunakan cara yang lain
1. Tekan tombol star kemudian tekan huruf p, huruf p di sini adalah inisial dari kata program.
2. Tekan huruf m sampai si jaws mengatakan kata microsoft word kemudian enter satu kali.
3. diamlah sejenak untuk mendengarkan perintah berikutnya.

Catatan:
Sebenarnya kalau kita akan memasuki atau menggunakan suatu program pada komputer, kita hanya tinggal mengetikan huruf pertama (inisial) pada program yang akan kita gunakan.
Setelah kita mengetikan hurup pertama tersebut, cursor akan langsung berada pada program yang kita perlukan dan biasanya suka terbuka bagian-bagian pada program tersebut, itu juga kalau programnya ada satu.

CARA KE LUAR DARI PROGRAM MICROSOFT WORD
1. Tekan tombol alt satu kali. Setelah itu tekan tombol panah atas ataubawah cari kata clouse kemudian enter satu kali.
2. Tekan lagi tombol alt satu kali.
3. Tekan lagi panah bawah atau atas cari kata exit kemudian enter satu kali
4. Setelah kita sudah mengerjakan kesemuanya itu berarti kita sudah ke luar dari program microsoft word.
Selain cara di atas, ada cara yang lain yaitu:
1. Tekanlah tombol alt dan huruf f secara bersamaan,
2. Tekan tombol huruf c.
3. Tekan lagi tombol alt dan huruf f secara bersamaan,
4. Tekan tombol huruf x.
Catatan:
Apabila setelah kita mengerjakan (menutup program microsoft word atau mengclouse) kalau ada pertanyaan, itu dino saja yaitu panah panan satu kali lalu dienter satu kali pula.
Tetapi kalau tidak memberi pertanyaan, itu langsung saja ke luar yaitu tekanlah tombol alt dan f4 secara bersamaan.

PERGERAKAN CURSOR
1. Tombol panah atas satu kali untuk Bergerak satu baris ke atas
2. Tombol panah bawah satu kali untuk Bergerak satu baris ke bawah
3. Tombol numpad 5 untuk mengetahui di mana posisi cursor berada tekan
4. Tombol panah kiri satu kali untuk Bergerak satu huruf ke kiri
5. Tombol panah kanan satu kali untuk bergerak satu huruf ke kanan
6. Tombol kontrol+panah kanan untuk bergerak satu kata ke depan
7. Tombol kontrol+panah kiri untuk bergerak satu kata ke belakang
8. Tombol kontrol+panah atas untuk Bergerak satu paragrap ke atas
9. Tombol kontrol+panah bawah untuk Bergerak satu paragrap ke bawah
10. Tombol page up untuk Bergerak satu layar ke atas
11. Tombol page down untuk Bergerak satu layar ke bawah
12. Tombol kontrol+home untuk Pergi ke awal dokumen
13. Tombol kontrol+en untuik Bergerak ke ahir dokumen
14. Tombol kontrol+G untuk Pergi ke halaman …
15. Tombol kontrol+page up untuk Pergi satu halaman ke atas
16. Tombol kontrol +page down untuk Pergi satu halaman ke bawah

MEMBACA DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM JAWS
1. Tombol numpad 5 untuk Membaca huruf pada kursor
2. Tombol numpad 4 untuk Membaca huruf sebelumnya
3. Tombol numpad 6 untuk Membaca huruf berikutnya
4. Tombol insert+numpad 5 untuk Membaca kata pada kursor
5. Tombol insert+numpad 4 untuk Membaca kata sebelumnya
6. Tombol insert+numpad 6 untuk Membaca kata berikutnya
7. Tombol alt+numpad 5 untuk Membaca kalimat pada kursor
8. Tombol alt+numpad 8 untuk Membaca kalimat sebelumnya
9. Tombol alt+numpad 2 untuk Membaca kalimat berikutnya
10. Tombol kontrol+numpad 5 untuk Membaca paragrap pada kursor
11. Tombol kontrol+numpad 8 untuk Membaca paragrap sebelumnya
12. Tombol kontrol+numpad 2 untuk Membaca paragrap berikutnya
13. Tombol panah baik panah atas maupun panah bawah untuk Membaca perbaris
14. Tombol insert+numpad 7 untuk Membaca dari awal baris sampai cursor
15. Tombol insert+numpad 9 untuk Membaca dari pasisi cursor sampai ahir dokumen
16. Tombol insert+numpad 2 untuk Membaca seluruh dokumen
17. Tombol control untuk memberhentikan jaws bicara
18. Tombol insert+T untuk Membaca judul window
19. Tombol insert+numpad 1 untuk Membaca judul teratas window
20. Tombol insert+numpad 3 untuk Membaca judul terbawah window
21. Tombol insert+F12 untuk Membaca jam tekan tombol insert+F12
22. Tombol insert, kemudian tekan tombol f12 dua kali untuk Membaca tanggal bulan dan tahun

MENGEDIT TEKS (TULISAN)
1. Tombol delet untuk menghapus huruf pada cursor
2. Tombol backspace untuk menghapus huruf sebelumnya
3. Tombol kontrol+backspace untuk menghapus satu kata ke belakang
4. Tombol control+delet untuk menghapus satu kata ke depan
5. Tombol shift+panah kanan memblok satu huruf ke depan
6. Tombol shift+panah kiri untuk memblok satu huruf ke belakang
7. Tombol control+shift+panah kanan untuk memblok satu kata ke depan
8. Tombol control+shift+panah kiri untuk memblok satu kata ke belakang
9. Tombol shift+panah atas untuk memblok satu baris ke atas
10. Tombol shift+panah bawah untuk memblok satu baris ke bawah
11. Tombol control+shift+panah atas untuk memblok satu paragrap ke atas
12. Tombol control+shift+panah bawah untuk memblok satu paragrap ke bawah
13. Tombol control+a untuk memblok seluruh dokumen
14. Tombol control+shift+home untuk memblok dari posisi kursor sampai dengan awal dokumen
15. Tombol control+shift+en untuk memblok dari posisi kursor sampai dengan ahir dokumen
16. Tombol control+enter untuk pindah halaman
17. Tombol control+r untuk rata kanan
18. Tombol control+l untuk rata kiri
19. Tombol control+j untuk rata kiri-kanan
20. Tombol control+c untuk mengopi (menyalin)
21. Tombol control+v untuk Paste (menempel)
22. Tombol control+d untuk mencari jenis dan ukuran huruf
23. Tombol control+1 untuk spasi satu (tunggal)
24. Tombol control+2 untuk spasi dua
25. Tombol control+5 untuk spasi satu setengah
26. Tombol control+b untuk huruf catak tebal
27. Tombol control+i untuk huruf cetak miring
28. Tombol control+u untuk garis bawah
29. Tombol control+p untuk mencetak dokumen (print)
30. Tombol control+o untuk membuka dokumen dalam program microsoft word
31. Tombol control+s untuk menyimpan dokumen (save)
32. Tombol control+a, kemudian tombol delet satu atau dua kali untuk menghapus seluruh dokumen
33. Tombol insert+f untuk mengetahui jenis dan ukuran huruf, spasi yang digunakan dan paragrap yang dipakai
34. Tombol insert+f1 untuk mengetahui berapa ukuran marjin yang digunakan
35. Tombol f10 atau tombol alt satu kali untuk menu bar
36. Tombol control+z untuk membatalkan ketikan
37. Tombol control+y untuk mengulang ketikan
38. Tombol control+e untuk paragrap centere (tengah-tengah) biasanya untuk judul
39. Tombol control+x untuk cut (potong tulisan)
40. Tombol control+n untuk membuat dokumen baru

CARA MEMATIKAN KOMPUTER
Langkah-langkah untuk mematikan komputer yaitu:
1. tekan tombol start
2. gerakan panah atas atau bawah cari kata shut down
3. enter.
4. gerakan lagi panah atas atau panah bawah cari kata shut down 2 4
5. enter
6. tunggulah komputer akan mati sendiri secara otomatis.

Apabila komputernya tidak mati sendiri (tidak otomatis) power-nya harus dimatikan oleh kita maka berati kita harus menekan lagi tombol power seperti kita mau menghidupkan di awal.

bisa menggunakan cara yang lain yaitu:
1. Tekanlah dahulu tombol start
2. tekan tombol u.
3. tekanlah tombol alt+s
4. enter
5. tunggulah komputer akan mati secara otomatis.

CARA MERESTART KOMPUTER
Sebelum kita akan merestart tutuplah terlebih dahulu semua program yang sudah kita gunakan agar lancar di dalam proses pengrestartanya.
Untuk merstart caranya yaitu:
1. Tekanlah tombol star
2. tekan hurup u.
3. gerakan panah atas atau bawah cari kata restart 3 4
4. enter
5. tunggulah komputer akan merestart sendiri.
tapi pabila di CPU ada tombol reset maka kita juga bisa langsung menggunakan tombol tersebut untuk merestartnya.

CARA MEMASUKI MY DOCUMENT
Cara memasuki my document dari document sub menu yaitu:
1. Tekanlah tombol star
2. gerakan panah atas atau bawah cari kata document sub menu
3. tekan panah kanan satu kali.
4. gerakan lagi panah atas atau bawah cari kata my document
5. enter
6. tunggu untuk mendengarkan perintah berikutnya.
7. gerakan lagi panah atas, panah bawah, panah kiri atau panah kanan untuk mencari nama file yang dicari.
8. Setelah ketemu tekan enter untuk membuka file tersebut.

cara lain
1. gerakan panah yaitu dengan menekan huruf pertama (inisial) file kita
2. enter untuk membukanya.

cara lain
1. tekan tombol star
2. tombol huruf d.
3. gerakan panah atas atau bawah cari kata my document
4. enter.

Cara memasuki my document dari program microsoft word yaitu:
1. masuklah ke program microsoft word.
2. tekanlah tombol control+o
3. tunggu sejenak untuk mendengarkan perintah berikutnya.
4. Setelah terdengar kata edit lalu ketiklah nama file yang anda maksud
5. enter

CARA MEMASUKAN DOKUMEN KE DALAM DISKET
1. Buka dokumen yang anda ingin masukan ke dalam disket.
2. Masukan disket ke tempat disket di CPU.
3. tekanlah tombol alt atau f10 satu kali.
4. Gerakanlah panah bawah atau atas cari kata save s …
5. enter dan tunggulah sejenak.
6. Setelah terdengar kata edit tekan tombol tab sampai menemukan kata save in
7. gerakan lagi panah atas cari kata yang ada kata floppy.
8. enter dua kali dengan catatan enter yang pertama dengan enter ke dua jang terlalu dekat.
9. tunggu sejenak karena komputer sedang memproses
10. terdengar kata edit
11. tekan tombol control+s untuk meyakinkan lagi dokumen kita sudah masuk ke dalam disket.
12. Untuk menutup program ini
a. tekan tombol alt satu kali
b. cari clouse dengan panah atas atau bawah
c. enter.

Selain cara itu kita juga bisa menggunakan cara yang lain yaitu:
1. Tekan tombol alt dan huruf f secara bersamaan
2. tekan lagi hurup c.
3. tekan kembali tombol alt dan huruf f secara bersamaan
4. tekan lagi huruf x.

CARA MEMBUKA DOKUMEN DI DALAM DISKET
Cara membuka dokumen di dalam disket melalui program window exporer yaitu:
1. Tekan tombol start
2. tekan huruf p.
3. tekan tombol huruf w satu kali-satu kali sampai menemukan kata window expoler
4. enter.
5. Setelah window expoler terbuka masukanlah disket anda kemudian
6. gerakan panah atas atau bawah cari program yang ada kata ploffy
7. diamlah sejenak.
8. Setelah kita ada di ploffy, itu ploffy masih tertutup (clouse). Untuk membukannya tekan tombol tab satu kali
9. gerakan panah atas, panah bawah, panah kiri dan panah kanan untuk mencari nama file yang anda cari.
10. Untuk menutup program ini langkah-langkahnya sama sperti kita mau menutup program word,
11. sedangkan untuk menutup program window exporer, tekan tombol alt dan huruf f secara bersamaan kemudian tekan lagi huruf c.

PENGENALAN ARTI KOMPUTER
Komputer berasal dari bahasa Latin yaitu “COMPUTARE” yang berati menghitung. Sebab pada mulanya komputer memang hanya digunakan sebagai alat hitung. Namun dalam perkembangannya komputer akhirnya dapat dipakai dalam seggala hal dan membantu serta mempercepat pekerjaan manusia.
Mengingat fungsi dfan kegunaannya maka kita dapat mengambil sebuah kesimpulan mengenai arti dari komputer yaitu “Seperangkat alat elektronik dengan sebuah pengontrol program yang dapat membantu dan memudahkan pekerjaan manusia”.

MEMAHAMI CARA KERJA KOMPUTER
Pada dasarnya cara kerja mesin komputer hampir sama dengan kalkulator (mesin hitung) yaitu ada masukan data, lalu diproses dan kemudian kita dapati hasilnya. Ada tiga syarat utama yang harus dipenuhi agar komputer dapat bekerja untuk memenuhi kebutuhan manusia. Yaitu:
a. Adanya hardware (piranti keras)
b. Adanya software (riranti lunak)
c. Adanya brainware (piranti akal)

PENGENALAN PERANGKAT-PERANGKAT KOMPUTER
Sebelum kita menggunakan komputer, kita diharapkan mengetahui bagian-bagian yang ada di dalam komputer. Dalam hal ini komputer dibagi menjadi tiga kompomponen utama yaitu:
a. alat masukkan (Input Device) yaitu alat uantuk memasukkan data seperti keybord, scaner.
b. alat proses (PROCESING) yaitu alat untuk memproses semua data yang dimasukkan ke dalam lkomputer eperti CPU, Mainframe DLL.

Di dalam CPU juga ada beberapa komponen yang mempunyai tugas sendiri-sendiri antara lain:
a. control Unit, yaitu suatu alat yang mempunyai tugas mengontrol semuah kegiatan yang terjadi di dalam komputer.
b. ALU (Arithmetical and Logical Unit)
yaitu sebuah alat yagn bertugas memproses segala kegiatan yaang berhubungan dengan hitung-menghitung, termasuk secara logika.
c. Central Memori. yaitu sebuah alat yang bertugas untuk mengatur seluruh program dan mengatur seluruh penyimpanan data baik ke dalam internal memori maupun ke luar external memori (memori utama).
d. Alat keluaran (output Device) yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan hasil yang diinginkan dari data yang dimasukkan ke dalam komputer seperti Scren Lyar, monitor, printer, suara (khusus untuk Artic vision atau syntesizer lainya).

SOFWARE (PIRANTI LUNAK)
Software adalah sekumpulan perintah yang dikupmpulkan sedemikian rupa yang berupa program-program sebagai sistem pemprosesan dan yang dimasukan ke dalam komputer. Umumnya software yang kita pakai kode-kode programnya sudah dirubah menjadi kedalam bahasa mesin (biner). Software dapat dikelompokan menjadi dua bagian yaitu:
a. System software
Adalah sekupmpulan kode-kode instruksi yang dibuat oleh suatu pabrik komputer dan mempunyai tujuan untuk memberikan berbagai macam fasilitas guna memudahkan pemakai komputer untuk menggunakan komputer.
b. Aplication software
Adalah sekumpulan kode-kode instruksi yang dibuat oleh para pemakai komputer (programer komputer) dan mempunyai tujuan untuk menyelesaikan masalah pekerjaan baik bisnis maupun sains dan teknologi.

Aplication terbagi tiga yaitu:
A. User software
Adalah suatu bahasas pemprograman yang digunakan oleh seorang programer komputer untuk pembuatan suatu program terdiri dari:
a. Haigh level language (bahasa program tingkat tinggi) yaitu bahasa pemprograman yang mudah dimengerti oleh manusia. Seperti: BASIC, COBOL, FORTAN, PASCAL.
b. Low level language (bahasa pemprograman tingkat rendah)
Yaitu bahasa pemprograman yang sudah berorientasi kepada bahasa mesin seperti: ASEMBLER.
B. Baylor made software
Yaitu software yang dibuat berdasarkan
Pesanan dari sebuah perusahaan.
C. Package software
Yaitu program aplikasi yang banyak bersedia di pasaran seperti:
1. Paket program pengolahan kata (word procesing)
2. Paket program pengolahan angka (spreadsheet)
3. Paket program pengolahan data (bases)
4. Paket program grafik dan permainan.

DISK OPERATING SYSTEM ( DOS )

1. OPERATING SYSTEM
Yang dimaksud dengan operating system adalah sebuah program utama yangg bertungas mengatur kerja komputer secara mendasar seprti input procesing dan output procesing, mengatur semua pengkodean-pengkodean yang berada pada setiap software, serta mengatur kecepatan daaya tampung memori baik internal memori maupun external memori.
Operating system ada bermacam-macam tergantung dengan kebutuhan pemakai dan jenis komputer apa yang akan digunakan. Dalam hal ini tiap operating system mempunyai kimampuan yang berbeda-beda. Jenis jenis operating system antara lain:
a. DOS
b. TOS (tape operating system)
c. UNIX
d. XENIX
e. CP/M DLL
f. IBM PS/2.

2. PERINTAH DALAM OPERATING SYSTEM
Di dalam operating system banyak terdapat macam-macam perintah yang dapat kita berikan kepada komputer, tentu saja perintah tersebu harus diketikan ke dalam komputer. Perintah-perintah tersebut dibagi menjadi dua baginn yaitu:
a. Perintah internal.
Yaitu perintah yang diberikan oleh pemakai, tetapi perintah tersebut sebenarnya sudah ada di memori komputer. Kita tak perlu lagi menambahkan program yang tersedia dalam disket DOS
b. Perintah external.
Yaitu perintah yang diberikan oleh pemakai komputer, tetapi pemakai harus dan perlu menambahkan sebuah file (program) ke dalam komputer.

MACAM MACAM PERINTAH INTERNAL
DATE
Yaitu perintah yang berfungsi merubah atau mengisikan tanggal baru yang ada di system.
TIME
Yaitu perintah yang digunakan untuk mengisiskan atau merubah jam atau waktu yang di system.
CLS
Yaitu singkatan dari clear scren merupakan perintah yang berfungsi untuk membersihkan atau menghapus layar.
VER
Yaitu perintah berfungsi untuk melihat versi atau jenis DOS yang digunakan.
VOL
Yaitu perintah yang digunakan untuk melihat volume label yang ada dalam disket maupun volume label hardisk.
DIR
Yaitu perintah yang digunakan untuk menampilkan daftar nama file yang ada di dalam disket maupun hardisk.
Perlu kita ingat bahwa kumpulan kode-kode program yang ada dalam komputer tersusun dalam sebuah file.
Ier dibagi menjadi dua bagian yaitu:
DIR/P dan DIR/W
a. DIR/P
Yaitu perintah untuk menampilkan daftar seluruh nama-nama file secara mengurung sampai satu layar penuh, kemudian berhenti menunggu penekanan salah satu tombol pada keyboard untuk melanjutkannya sampai satul layar lagi.
b. DIR/W
Yaitu perintah yang digunakan untuk melihat daftar nama file secara menyamping dalam tampilannya.
CARA MEMINDAHAKAN DRIVE AKTIF
Pada waktu pertama kita menghidupkan komputer, kita hanya dapat menggunakan drive c atau C greater-then sebatgai drive aktif, kemudian kita ingin mempergunakan drive lain sebagai media penyimpan data.
Caranya, kita dapat mengetikan drive yang kita inginkan ataupun yang ada dalam komputer dengan mengetikan hruf dengan tanda (:) di depannya.
Contohnya:
Kita berpindah ke drive A greater-then maka kita harus mengetikan A:, kemudian tekan enter.
Demikian pula sebaliknya.

3. MACAM-MACAM PERINTAH EXTERNAL
Sudah dijelaskan di atas bahwa perintah external memerlukan tambahan untuk dapat menjalankannya. Jadi apabila perintah external akan dijalankan maka kita hurus mempunyai file yang akan dijalankan, jika tidak jangan harap kita akan dapat menjalankan perintah external tersebut.
a. PORMAT
Yaitu perintah yang digunakan untuk membuat sektor-sektor berserta trak yang akan digunakan sebagai media penempatan data pada disket.
Contoh perintahnya:
PORMAT A:atau B: kemudian enter.
b. DISKCOPY
Yaitu perintah untuk menduplikasikan sebuah disket atau dengan kata lain kita ingin membuat salinan atau copy disket. Contoh perintahnya: DISKCOPY A: B: KEMUDIAN ENTER.
c. LABEL
Yaitu perintah yang digunakan untuk merubah nama volume label yang ada dalam sebuah disket. Contoh perintahnya: LABEL kemudian tekan enter.

BELAJAR COMPUTER

30 Maret 2010

KATA PENGANTAR

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, pada awal tahun 2002 ini Yayasan Mitra Netra berhasil menyusun buku panduan belajar Microsoft Excel. Buku ini diberi judul “Belajar Sendiri Microsoft Excel ’97 dengan Jaws for Windows Versi 3.5 untuk Tunanetra”. Namun bagi Anda pengguna Microsoft Excel tipe lain seperti Microsoft Excel ‘95 atau 2000, tidak ada masalah jika belajar menggunakan buku ini, karena antara Microsoft Excel satu dengan yang lain tidak jauh berbeda.
Dengan membaca buku ini diharapkan seorang tunanetra dapat mempelajari Microsoft Excel secara mandiri. Bagi para tunanetra yang sedang mengikuti kursus, buku ini diharapkan bisa digunakan sebagai pegangan untuk menambah materi. Untuk melengkapi buku ini kami berencana untuk menyusun buku lanjutannya yang berisi penggunaan program Microsoft Excel dalam aplikasi.
Mengingat pengalaman penulis yang masih sangat terbatas, penulis yakin bahwa di dalam penyusunan buku ini masih banyak terdapat kekurangan di sana-sini. Karena itu saran dan kritik membangun sangat diperlukan untuk kesempurnaan buku-buku selanjutnya. Kendati demikian, penulis berharap semoga buku ini bisa bermanfaat khususnya bagi para tunanetra yang ingin mempelajari Microsoft Excel namun kesulitan dalam menemukan nara sumber.
Akhirnya penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada Saudara Firdaus, salah satu rekan kerja penulis di Yayasan Mitra Netra dan semua pihak yang selalu membantu saya setiap menemui kesulitan di dalam mempelajari Microsoft Excel ini.
Wassalam.

Jakarta, 2 Januari 2002

Penulis

I. PENDAHULUAN

Diantara para pembaca mungkin ada yang bertanya-tanya apakah arti dari Program Microsoft Excel itu? Apa pula kegunaannya? Dapatkah program ini digunakan untuk mengetik naskah seperti proposal, surat dan sebagainya.
Bagi para pengguna komputer yang pernah belajar program Lotus, Spreadsheet atau program lain yang sejenis tentu pertanyaan-pertanyaan ini tidak akan muncul. Karena Program Microsoft Excel serupa dengan Lotus ataupun Spreadsheet, yang mana program-program tersebut digunakan untuk keperluan mengolah angka dalam Tabel. Dengan Demikian dapatlah disimpulkan pengertian Microsoft Excel adalah program pengolah angka dalam Tabel sejenis Spreadsheet, yang berjalan di atas operating system Windows.
Disini berbeda sekali tampilan layar kerjanya jika dibandingkan dengan pengolah kata Microsoft Word. Layar kerja Microsoft Word berbentuk lembaran kosong yang siap diberi ketikkan, sedang layar kerja Microsoft Excel berbentuk lembaran yang berisi garis-garis vertikal dan horisontal Sehingga membentuk kotak-kotak kecil. Sehingga bentuknya menyerupai Tabel bergaris dalam program pengolah kata. Gambaran layar kerja Microsoft Excel secara lengkap akan dijabarkan dalam pembahasan berikutnya.
Kotak-kotak kecil ini disebut sel. Jika dikelompokkan secara mendatar, kumpulan sel-sel itu disebut baris, sedang jika dikelompokkan secara vertikal kumpulan sel-sel itu disebut kolom. Kumpulan dari sel-sel baik secara vertikal ataupun horisontal disebut Range.
Sel-sel itu dapat diisi karakter, baik yang berupa data angka maupun data teks. Jika yang diisikan kedalam sel berupa data angka dapat diproses secara matematika seperti dikalikan, dijumlahkan, ditambahkan dan sebagainya. Hasil dari perhitungan itu dapat langsung ditempatkan di sel mana pun sesuai dengan keinginan kita tanpa harus mengetikulang kedalam sel.
Jadi jelaslah program Excel ini berbeda sekali dengan program Microsoft Word atau yang sejenis dan tidak dapat digunakan untuk mengetik naskah seperti surat, proposal dan sebagainya.
Untuk menjalankan perintah-perintah Excel ini penulis mencoba menyajikan secara short-cut dan dengan cara memilih didalam Menu Bar. Hal ini dimaksudkan agar para pembaca benar-benar memahami konsep Windows. Namun dalam penggunaan sehari-hari sebaiknya kita menggunakan kombinasi kedua perintah-perintah tersebut. Menggunakan short-cut sebetulnya lebih cepat dan efisien. Akan tetapi kendalanya disamping jumlahnya yang sangat banyak juga sulit dihapal karena terkadang huruf yang dicantumkan terkadang tidak ada sangkut pautnya dengan perintah yang akan kita akses. Sedangkan jika mengandakan menubar, disamping langkahnya terlalu panjang, untuk perintah Excel ini ada perintah-perintah yang harus dilakukan dengan menggunakan short-cut.
Selain dari dua cara di atas, ada lagi perintah Excel yang hanya dapat di akses menggunakan mouse. Tentu saja kita para tunanetra tidak dapat mengaksesnya. Oleh karena itu disini dicarikan solusi yaitu menggunakan Jaws Cursor.
Kepada para pembaca yang sedang belajar Excel dengan buku ini saya ucapkan selamat belajar.

II. MULAI BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL

A. Mengaktifkan Program Microsoft Excel

Banyak cara untuk mengaktifkan Program Microsoft Excel, tapi cara yang paling banyak dipakai adalah melalui start menu:
- Aktifkan Start Menu.
- Tempatkan pointer pada pilihan “Programs Sub Menu”, tekan Enter.
- Arahkan pointer pada “Microsoft Excel”, tekan Enter.
Setelah melalui proses di atas di layar akan muncul jendela Microsoft Excel.

B. Gambaran Jendela Microsoft Excel

Sebagaimana Program Aplikasi yang berjalan di atas operating system Windows lainnya, yang muncul di layar tidak hanya lembar kerja, melainkan ada jendela-jendela lainnya. Akan tetapi PC Cursor tidak dapat menjangkau seluruh jendela yang ada. Yang dapat dijangkau oleh PC cursor hanyalah jendela lembar kerja yang berupa sel-sel kecil. Kita akan membicarakan lembar kerja Microsoft Excel dalam pembahasan nanti.
Untuk dapat menelusuri jendela-jendela yang ada kita harus menggunakan Jaws Cursor. Pada pembahasan ini kita akan mencoba menelusuri seluruh jendela yang tampil. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.
- Tekan tombol dash yang ada pada Numb-Pad untuk mengaktifkan Jaws Cursor.
- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Aplication control menu Microsoft Excel Book 1 Minimize Symbol Restore Symbol Close symbol.”
- Di bagian paling kiri atas adalah Aplication Control Menu. Tekan Insert-4 pada Num Pad beberapa kali untuk menuju ke lokasi tersebut. Aplication control menu Program adalah jendela Microsoft Excel. Ini tidak berupa tulisan melainkan berupa huruf X karena itu tidak dapat dieja menggunakan panah. Menu ini berguna untuk mengatur jendela program seperti maximize, minimize dan sebagainya.
- Di sebelahkanannya adalah tulisan Microsoft Excel Book 1. Ini adalah Title Bar. Book 1 menunjukkan bahwa kita berada pada jendela program Microsoft Excel buku 1. Bila yang sedang aktif adalah dokumen yang sudah tersimpan dan diberi nama, maka Book 1 akan diganti dengan nama dari dokumen tersebut.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “Document control menu File Edit View Insert Format Tools data Help Window Minimize Symbol Restore Symbol Close Symbol”. Di paling kiri adalah document control menu gunanya untuk mengatur jendela dokumen. Anda dapat menempatkan Jaws Cursor ke lokasi tersebut dengan menekan insert-4 atau 6 sampai JFW mengatakan “Document Control Menu”. Document ini juga berupa symbol yang berbentuk huruf X. Sedang di sebelah kanannya yaitu “File Edit View” dan seterusnya. Ini adalah Menu Bar yang berguna untuk memilih perintah yang kita perlukan didalam mengoperasikan Program Microsoft Excel.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “New Document, Open Document” dan seterusnya. Ini adalah Toolbar File.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar “Ariel Button” dan seterusnya ini adalah Toolbar Formating.
- Dibawahnya adalah huruf a b c dan seterusnya. Ini adalah alamatkolom.
- Di bawahnya sebelah kiri adalah Scroll Up Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar ke atas.
- Di bawahnya terdapat garis-garis vertikal dan horisontal. Ini adalah lembar kerja Microsoft Excel.
- Disebelah kiri garis vertikal paling kiri terdapat angka dari atas ke bawah 1, 2, 3 dan seterusnnya. Ini adalah alamat baris.
- Di bawah lembar kerja Microsoft Excel sebelah kiri, terdapat Scroll Down Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar kebawah.
- Di bawahnya terdapat “Sheet1, Sheet2, Sheet 3”. Ini adalah status bar.
- Di sebelah kanannya terdapat Scrolll Left Symbol dan Scrolll Right Symbol. Ini adalah penggulung layar kekiri dan kekanan.
- Dibawahnya terdapat tulisan Ready Num.

C. Mengakses Jendela Microsoft Excel

Kita dapat mengakses jendela Microsoft Excel dengan dua cara yaitu menggunakan Mouse dan Keyboard. Untuk kita para tunanetra tidak dapat mengakses perintah menggunakan Mouse, karena itu disini hanya akan dibahas menggunakan Keyboard saja.

1. Title Bar

Title Bar adalah tulisan”Microsoft Excel Book 1”. Bila dokumen yang ada di layar adalah buku kerja yang sudah diberi nama book 1 akan diganti dengan nama dari buku kerja tersebut. Kita dapat membacanya tanpa menggunakan Jaws Cursor dengan menekan Insert-T.

2. Aplication Control Menu

Aplication Control Menu adalah jendela program aplikasi. Tempatnya di sebelah kiri Jendela Title Bar. Kita dapat mengakses jendela ini dengan meneikan Alt-Sepasi. Setelah Perintah ini kita lakukan di layar akan muncul beberapa pilihan. Untuk membaca pilihan-pilihan tersebutbisa dilakukan dengan menekan panah atas/bawah. Coba tekan Alt-Sepasi lalu tekan panah atas/bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut.

a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula.
b. Move digunakan untuk memindahkan jendela program.
c. Size digunakan untuk mengubah ukuran jendela program.
d. Minimize digunakan untuk memperkecil jendela program.
e. Maximize digunakan untuk memperbesar jendela program.
f. Close digunakan untuk menutup jendela program.

Keterangan:
Alt-F4 pada perintah close dalam jendela aplikasi adalah menunjukkan Short-cut dari perintah tersebut.

3. Document Control menu

Document Control menu adalah jendela yang digunakan untuk mengatur jendela dokumen. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt-Dash. Coba tekan Tombol tersebut lalu tekan panah bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut:
a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela keukuran semula.
b. Move digunakan untuk memindahkan jendela dokumen.
c. Size digunakan untuk mengatur kembali ukuran jendela.
d. Minimize digunakan untuk memperkecil ukuran jendela.
e. Maximize digunakan untuk memperbeser ukuran jendela.
f. Close digunakan untuk menutup jendela.

4. Menu Bar

Menu Bar adalah suatu jendela yang berisi kumpulan perintah-perintah yang akan digunakan didalam mengoperasikan Program Microsoft Excel . Perintah-perintah itu dikelompokkan menurut jenisnya. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt atau F10. Jika jendela ini diaktifkan maka akan muncul pilihan berturut-turut dari kiri kekanan: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help. Anda dapat menekan panah kanan/kiri untuk membacanya.
Untuk menjalankan perintah yang ada didalam Menu Bar, dapat dilakukan dengan menempatkan pada salah satu Menu di mana terdapat perintah tersebut, lalu tekan Enter untuk memasuki menu itu, kemudian tekan panah bawah hingga komputer menyebutkan perintah yang ingin kita gunakan, dan akhiri dengan menekan Enter. Misalnya bila kita ingin menjalankan perintah Save, kita harus menempatkan Cursor pada menu File, lalu tekan Enter, kemudian panah bawah maka akan muncul pilihan New, Open, Close, Save dan seterusnya. Untuk menjalankan perintah tersebut kita harus menempatkan cursor pada perintah save, lalu tekan Enter. Jika kita ingin kembali ke layar kerja tanpa menjalankan perintah apapun digunakan tombol Escape.
Memasuki menu yang ada dalam menu bar juga dapat dilakukan dengan menekan Alt dilanjutkan dengan menekan huruf yang digaris bawahi. Berikut adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengakses langsung kedalam menu Bar.

Perintah Fungsi
Alt-F Mengakses langsung Menu File
Alt-E Mengakses Menu Edit.
Alt-V Mengakses Menu View.
Alt-I Mengakses menu Insert
Alt-O Mengakses Menu Format.
Alt-T Mengakses menu Tools
Alt-D Mengakses Menu Data.
Alt-W Mengakses Menu Window
Alt-H Mengakses Menu Help

Jendela-jendela yang lain kecuali lembar kerja, hanya bisa diakses menggunakan mouse, karena itu tidak dibahas secara mendalam.

5. Gambaran Buku Kerja Microsoft Excel

Setelah menelusuri jendela Microsoft Excel, sekarang kita mulai mengenal buku kerja Microsoft Excel. Bila tadi Anda telah mengaktifkan Jaws cursor untuk menelusuri jendela Microsoft Excel, maka sekarang harus menekan tombol plus pada Num-Pad untuk mengaktifkan PC Cursor kembali.
Lembar kerja Microsoft Excel berisi garis-garis vertikal dan horisontal. Pada setiap pertemuan garis vertikal dan horisontal inilah yang disebut sel. Didalam setiap buku kerja Microsoft Excel pada umumnya terdiri dari 3 lembar kerja yang ditandai dengan Sheet 1, Sheet 2 dan Sheet 3. Dan didalam setiap lembar kerja terdiri atas 65536 baris dan 256 kolom. Kolom ditunjukkan dengan huruf a, b, z, aa, ab, ac, dan seterusnya. Sedang baris ditunjukkan dengan nomor 1-65536. Alamat sel ditunjukkan dengan anngka dan huruf menurut posisinya. Misalnya sel T10, ini artinya berada di kolom ke 20 baris ke10. Sebelum mengetikkan huruf atau angka, tentu saja kita harus menempatkan cursor pada sel yang sesuai.

D. Perpindahan Sel Aktif

Ketika kita baru mengaktifkan Program Microsoft Excel, cursor berada pada kolom A baris1 (A1). Untuk memindahkan cursor dari sel satu ke sel lain dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Memindahkan Cursor satu baris ke atas: panah atas.
2. Memindahkan Cursor satu baris ke bawah: panah bawah.
3. Memindahkan Cursor satu sel ke kiri: panah kiri (Shift-Tab).
4. Memindahkan Cursor satu sel ke kanan: panah kanan (Tab).
5. Memindahkan cursor ke sel paling kiri: Ctrl-Panah Kiri.
6. Memindahkan cursor ke sel paling kanan: Ctrl-Panah Kanan.
7. Memindahkan cursor satu layar ke atas: Page Up.
8. Memindahkan cursor satu layar ke bawah: Page Down.
9. Memindahkan cursor ke lembar kerja berikutnya: Ctrl-Page Down.
10. Memindahkan cursor ke lembar kerja sebelumnya: Ctrl-Page Up.
11. Memindahkan cursor satu layar kekanan: Alt-Page Down.
12. Memindahkan cursor satu layar kekiri: Alt-Page Up.
13. Memindahkan cursor ke sel A pada baris yang sama: tombol Home.
14. Memindahkan cursor ke sel pertama kolom pertama pada lembar kerja: Ctrl-Home.
15. Memindahkan cursor ke sel terakhir di ujung kanan pada lembar kerja yang telah digunakan: Ctrl-End.
16. Memindahkan cursor ke baris terakhir kolom pertama: Ctrl-Panah Bawah.
17. Memindahkan cursor ke baris pertama kolompertama: Ctrl-Panah Atas.

III. MEMFORMAT UKURAN SEL

Ukuran masing-masing sel yang ter-setting secara default yaitu lebar 8.43 poin (kurang lebih 8 karakter) dan tingginya 12.75 point. Bila karakter atau angka yang kita masukkan melebihi kapasitas sel, maka akan mengisi kolom berikutnya dan jika dicetak kelebihan karakter itu tidak akan tercetak. Karena itu kita harus menyesuaikan lebar kolom dengan jumlah karakter atau angka yang akan kita masukkan.

A. Mengubah Lebar Kolom

1. Mengubah Lebar kolom Menurut Jumlah Karakter

Untuk mengubah lebar kolom menurut jumlah karakter yang akan kita masukkan caranya yaitu:

- Tempatkan cursor pada kolom yang mau diubah lebarnya, misalnya mulai dari kolom B baris 1.
- Aktifkan menu format, pilih kolom dan tekan Enter.
- Tekan tombol panah atas/bawah untuk memilih “Width dot dot dot”, tekan Enter.
- Tentukan jumlah karakter maksimal yang ingin dimasukkan ke kolom tersebut dengan menuliskan angkanya secara langsung misalnya 20.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke “OK” tekan Enter untuk mengubah lebar kolom, atau
- Tekan Tab sampai ke “Cancel” tekan Enter untuk menggagakan settingan.

Setelah melalui proses ini seluruh kolom B akan diubah ukurannya menjadi 20 karekter.

2. Menyesuaikan Lebar Kolom Menurut Teks yang Terpanjang

Bila sudah terlanjur mengisikan teks dengan jumlah karakter berbeda dalam beberapa kolom, padahal sebelumnya kita tak pernah mengatur lebar kolom, maka yang harus kita lakukan adalah:

- Tempatkan Cursor pada kolom yang isinya paling panjang.
- Aktifkan menu Format, pilih kolom dan tekan Enter.
- Pilih Autofit selection dan tekan Enter.

Dengan cara ini seluruh lebar kolom A akan diubah ukurannya sesuai dengan teks terpanjang.

3. Menentukan Lebar Kolom Standar

Lebar kolom standar yaitu lebar kolom sebelum diubah ukurannya (lebar kolom yang dibuat secara default oleh pabrik Program Microsoft Excel). Kita bisa mengubah ukurannya menurut selera kita dengan cara sebagai berikut:
- Aktifkan menu Format, pilih column dan tekan Enter.
- Pilih Standard Width dan tekan Enter.
- Tentukan lebar kolom standar dengan menekan angkanya secara langsung misalnya 20.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke OK dan tekan Enter untuk mengubah kolom standard, atau
- Tekan Tab sampai ke Cancel untuk menggagalkan setting-an.

Dengan cara ini seluruh lebar kolom (kecuali kolom yang telah diubah lebarnya) akan diubah menjadi 20 karakter.

4. Memasukkan Teks Panjang dalam Suatu Kolom

Didalam Program Microsoft Excel, bila kita mengetikkan teks panjang kedalam suatu sel, ukuran sel tidak dapat melebar ke bawah secara otomatis. Bila isi tiap-tiap sel merupakan data yang panjang, dan data tersebut mau kita cetak kedalam kertas, hal ini akan menjadi kendala. Karena itu Program Microsoft Excel menyediakan fasilitas untuk menjadikan sel-sel tersebut dapat melebar ke bawah bila Cursor telah menabrak garis pembatas antar kolom di sebelah kanan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempatkan cursor pada sel yang mau diisi dengan teks panjang.
- Masuk kedalam menu format, tekan Enter.
- Pilih Cell, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri maka akan muncul pilihan: Protection Tab, Patterns Tab, Border Tab, Font Tab, Alignment Tab. Pilih Alignment Tab.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Wrap text Check Box not Check”.
- Tekan sepasi untuk mengubah menjadi “Wrap text check Box Check”.
- Tekan Tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

5. Meniadakan Garis Pembatas Antar Kolom

Dalam pengetikan suatu Tabel, tentu saja diperlukan adanya judul Tabel. Agar judul Tabel terlihat mencakup baris-baris di bawahnya, teks judul harus kita tempatkan pada baris paling atas tanpa ada garis vertikal pembatas antar kolom. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempatkan Cursor pada awal kolom yang mau dijadikan satu. Misalnya bila kolom-kolom yang mau dijadikan satu dari kolom A1-A7, maka tempatkan cursor pada kolom A1.
- Blok sel-sel tersebut dengan menekan Shift-panah kanan sampai JFW mengatakan “A1 through A7”.
- Aktifkan menu format, pilih Cell dan tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri untuk memilih Alignment Tab.
- Tekan Tab sekali dilanjutkan dengan menekan panah atas/bawah maka akan muncul pilihan: General, Left (Indent), CEnter, Right, Fill, Justify, CEnter Across Selection.
- Pada kotak tersebut pilih Ccnter Across Selection dan tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Wrap Text Check box Not Check”.
- Tekan sepasi untuk mengubah Wrap Text Check Box Not Check menjadi Wrap Text Check Box Check.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Merge Cell Check Box Not Check”.
- Tekan sepasi untuk mengubah Merg Cell Check Box Not Check menjadi Merg Cell Check Box Check.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke OK, dan tekan Enter.

B. Mengatur Tinggi Baris

Ketika Excel baru dijalankan tinggi semua baris sama yaitu 12.75 Point. Jika kita mengformat data-font dengan ukuran yang berbeda-beda, maka tinggi baris secara otomatis akan berubah menyesuaikan dengan ukuran huruf yang kita gunakan. Data dengan ukuran yang lebih besaar akan lebih tinggi dibandingkan dengan font yang lebih kecil. Jika kita tidak menentukan tinggi baris secara khusus, maka Excel akan mengatur tinggi baris secara otomatis sesuai dengan font data yang kita gunakan. Untuk itu kita harus mengatur tinggi barisnya. Tinggi baris dihitung dengan satuan point. Satu point sama dengan 1/72 Inchi. Umumnya tinggi baris satu point lebih tinggi dari baris yang paling besar.

1. Mengatur Tinggi Baris Sesuai Keinginan

Untuk mengatur tinggi baris ikuti langkah-langkah berikut:

- Tempat kan cursor pada awal baris yang mau diubah tingginya.
- Aktifkan Menu Format, pilih Row dan tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah untuk membaca pilihan yang ada, dalam hal ini kita harus memilih Height dan tekan Enter.
- Tentukan tinggi baris dengan mengetikkan angkanya secaraa langsung misalnya 20.
- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter.

2. Mengatur Tinggi Baris Menurut Font yang Tertinggi

Bila kita sudah terlanjur memasukkan data dengan Font berbeda untuk menngaturnya kita bisa mengikuti Font yang tertinggi. Caranya yaitu:

- Tempatkan Cursor pada Sel yang Font-nya paling tinggi.
- Aktifkan menu format pilih Row dan tekan Enter.
- PilihAutofit dan tekan Enter.

IV. MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA

Setelah mengetahui dan cara mengatur data, sekarang kita dapat memasukkan data baik yang berupa angka, teks, data tanggal atau waktu kedalam sel lembar kerja. Dalam Bab ini akan dijabarkan bagaimana cara memasukkan data-data tersebut.

A. Memasukkan Data Teks

Didalam Program Microsoft Excel data merupakan kombinasi karakter angka (0, 2, 3 dan seterusnya), huruf A-Z baik besar maupun kecil, sepasi dan simbol-simbol lainnya.

Petunjuk Memasukkan Data Teks:

Semua huruf dari A-Z baik besar maupun kecil dapat dimasukkan kedalam sel, dan akan dianggap sebagai data teks, (data yang tidak dapat diproses secara matematika), demikian juga dengan symbol ataupun tanda-tanda yang mengikutinya seperti titik, koma dan sebagainya. Untuk memasukkan data teks kedalam sel, cukup dengan menempatkan cursor pada sel yang kita inginkan lalu ketikkan teks yang kita inginkan. Contoh: Tempatkan cursor pada kolom B1, lalu ketikkan “Nomor”.
Bila kita ingin memasukkan data angka kedalam sel sebagai data teks, dahuluilah dengan tanda apostrop. Misalnya tempatkan cursor pada kolom C1, lalu tuliskan ‘1000. Dengan begitu angka tersebut akan diperlakukan sebagai data teks. Artinya walaupun seribu ditulis dengan angka, tapi tidak dapat diproses secara matematika.

B. Memasukkan Data Angka

Dalam Program Microsoft Excel, data yang diperlakukan sebagai angka (data yang dapat diproses secara matematika) hanyalah data-data seperti berikut:

1. Angka 0, 1, 2, 3 dan seterusnya.
2. Tanda-tanda seperti: plus, min, kali, tanda per, tanda kurung, koma, titik, dolar, prosen.
3. Huruf, hanya huruf e besar dan e kecil.

Catatan:
Data angka yang dicampur dengan huruf tidak dapat diproses secara matematika. Misalnya 10 buah, 7 ekor dan sebagainya.

1. Memasukkan Angka Pecahan dan Bilangan Negatif ke dalam Sel

Untuk memasukkan angka pecahan dan bilangan negatif kedalam sel, harus mengikuti petunjuk berikut:

a. Untuk menuliskan angka pecahan yang tanpa bilangan bulat didepannya harus didahului dengan angka enol kemudian tekan sepasi baru ditulis angka pecahannya. Misalnya untuk menuliskan angka ½ harus kita ketikkan: 0 ½. Bila kita langsung menuliskan ½ akan dianggap penulisan tanggal 2 Januari.
b. Untuk menuliskan angka pecahan yang ada bilangan bulat didepannya, misalnya 1 ½, antara bilangan bulat dengan bilangan pecahannya harus diberi sepasi. Jadi untuk menuliskan 1 ½ caranya: tuliskan angka 1, tekan sepasi baru dituliskan ½.
c. Untuk menuliskan bilangan pecahan yang ditulis dengan desimal, gunakan tanda titik sebagai batas antara bilangan sesudahnya. Misalnya untuk menuliskan 3.75 caranya: tuliskan angka 3 ketik tanda titik tanpa sepasi lalu tulis angka 75 tanpa sepasi.
d. Untuk menuliskan bilangan negatif harus didahului tanda min (dash), atau diapit dengan tanda kurung.

2. Memasukkan Angka Scientific

Di muka diterangkan bahwa huruf yang bisa diproses secara matematika yaitu hanya huruf E (e besar) dan e (e kecil). Huruf E besar dan e kecil ini digunakan untuk menuliskan angka scientific. Contoh untuk menuliskan angka 10 menggunakan scientific ditulis dengan “1E1), angka 100 ditulis “1e2”, angka 1000 “1e3” angka 12 “1.20e1) dan seterusnya.

C. Memasukkan Data Tanggal

Untuk memasukkan data tanggal digunakan tanda slash atau Dash antara bulan dengan tanggalnya. Misalnya untuk menuliskan tanggal 14 Agustus 2002 kedalam sel diketik dengan 8/14/2002, atau 14-Aug-2002. Gunakan nama bulan dalam bahasa Inggris yang disingkat dengan menuliskan tiga huruf pertama yaitu Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec.

D. Memasukkan Data Waktu

Untuk memasukkan data waktu didalam Program Microsoft Excel caranya adalah: tuliskan berturut-turut didalam sel dari jam, menit, detik. Antara jam dengan menit dan antara menit dengan detik diberi tanda titik dua. Contoh: 03:35:20 “jam tiga tiga puluh lima menit dua puluh detik”.

E. Membuat Tabel

Setelah mengetahui cara-cara memasukkan data, sekarang Anda bisa mencoba membuat tabel sederhana dan melakukan perhitungan. Coba ikuti contoh berikut.
Di bagian paling atas, terdapat judul tabel yaitu:

DATA PENJUALAN PT VIKTORINDO JAYA PERKASA

(Judul tersebut menempati kolom A sampai E)

Di bawahnya terdapat tabel yang terdiri dari 5 kolom dan 13 baris, terdapat dari kolom A sampai E dan dari baris 3 sampai 15.

Nomor Nama Barang Harga satuan Jumlah barang Nilai
1. Televisi 1500000 10
2. Radio 600000 15
3. Televisi 1750000 8
4. Video 650000 20
5. Kipas angin 75000 30
6. Radio 700000 25
7. Televisi 1700000 15
8. Televisi 1500000 8
9. Video 1565000 20
10 Kipas Angin 750000 30
11. Televisi 1500000 13
12. Radio 1750000 20

Untuk membuat tabel seperti di atas yang harus dilakukan yaitu:
- Tempatkan cursor pada sel dimana Anda mau meletakkan tabel tersebut. Misalnya kolom A1.
- Block kolom-kolom yang akan dinjadikan tempat untuk menuliskan judul dalam hal ini yaitu dari kolom A1 sampai kolom E1.
- Tempatkan cursor dimana Anda mau memulai pengisian sel. Dalam hal ini Anda harus memilih A1.
- Hilangkan garis pembatas antar kolom dengan cara seperti telah dijabarkan dimuka.
- Dari sel A3-E3 sesuaikan lebar kolom dengan jumlah karakter yang akan kita masukkan yaitu judul kolom. Jika isi kolom dibawah judul kolom ada yang melebihi judul kolom, sesuaikan dengan kolom yang paling panjang.
- Tuliskan berturut-turut dari kolom A3-E3 judul kolom yaitu: Nomor, Nama barang, harga satuan, jumlah barang, Nilai.
- Masukkan isi tabel menurut judul kolom.

F. Menyimpan Dokumen

Data yang telah kita buat tadi harus kita simpan agar dapat dibuka kembali nantinya. Untuk menyimpannya ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu Bar, pilih File, pilih Save Ctrl Plus S, dan tekan Enter.
- Beri nama, tekan Enter. Bila anda tidak menuliskan nama, Microsoft Excel akan memberi nama secara otomatis yang diambil dari beberapa kata yang ada pada lembar kerja.

G. Keluar Dari Microsoft Excel

Jika Anda telah selesai menggunakan Program Microsoft Excel, sebaiknya keluar dari program tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat memory. Caranya yaitu: aktifkanMenu Bar, pilih File, pilih Exit dan tekan Enter.

V. MENGEDIT LEMBAR KERJA

A. Membuka Dokumen Lama

Untuk membuka dokumen ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan Program Microsoft Excel bila belum diaktifkan.
- Aktifkan Menu Bar, pilih File, pilih Open dan tekan Enter. Atau Anda juga bisa menekan Ctrl-O untuk mengeksekusi perintah Open secara Short-Cut.
- Tuliskan nama File yang ingin dibuka, tekan Enter.

B. Mengedit Isi Sel

Ketika memasukkan data kedalam sel, terkadang kita melakukan kesalahan, karena itu harus diedit sebelum data itu kita simpan sebagai data yang akurat atau mencetaknya kedalam printer.
Perlu diketahui bahwa didalam Program Microsoft Excel kita tidak dapat menelusuri dengan panah kanan atau kiri untuk membaca perkarakter. Bila kita menekan tombol panah kanan atau kiri, cursor akan bergerak antar kolom. Sedang penekanan tombol delete, akan menghapus seluruh isi sel tersebut. Suatu saat Anda mungkin perlu menghapus satu karakter saja didalam suatu sel. Karena itu Program Microsoft Excel menyediakan fasilitas Edit untuk keperluan tersebut.

1. Mengganti Isi Sel Secara Total

Bila Anda ingin mengganti isi sel secara keseluruhan maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- Tempatkan cursor pada sel yang mau diganti isinya.
- Tekan tombol delete, maka seluruh isi sel tersebut akan dihapus.
- Ketikkan isi pengganti.

2. Mengganti Salah Satu Karakter pada Isi Sel

Bila yang ingin diganti hanya salah satu karakter, maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- Tempatkan cursor pada sel yang mau diedit.
- Tekan F2, lalu tempatkan cursor pada karakter yang mau diganti dengan menekan panah kanan atau kiri.
- tekan delete untuk menghapus karakter tersebut.
- Ketikkan karakter pengganti dan tekan Enter.
- Tekan F2 sekali lagi untuk kembali ke posisi normal.

C. Menggagalkan Pengeditan

Mungkin isi sel yang diedit benar, karena itu kita harus menggagakan pengeditan. Untuk itu ikuti langkah berikut:
Aktifkan Menu Bar, pilih Edit, pilih Undo dan tekan Enter, maka editan terakhir akan digagakan. Atau Anda bisa menekan control-Z untuk menggagakan pengeditan secara Short-Cut.

D. Mengembalikan Pengeditan

Mungkin edit-an yang Anda lakukan itu benar, tapi kita sudah terlanjur menggagakannya, karena itu kita harus mengembalikan pengeditan. Caranya yaitu: aktifkan Menu Bar, pilih Edit, pilih Redo dan tekan Enter, maka edit-an akan dikembalikan.

VI. MEMILIH RANGE

Setelah data dimasukkan pada lembar kerja, mungkin data-data tersebut harus diedit,diformatsupaya lebih menarik, dihitung untuk mendapat nilai yang dikehendaki, dianalisa untuk mendapat gambaran data,ditampilkan dalam grafik untuk mendapatkan gambaran secara visual dan lain-lain. Agar lebih cepat dan efisien melakukan hal ini,kita harus dapat bekerja pada range atau kumpulan sel. Untuk itu kita harus dapat memilih (memblok) range atau sel. Range adalah gabungan sel. Teks yang telah diblok ditandai dengan warna ungu. Bagi kita para tunanetra dapat membaca kembali dengan menekan Insert-Shift plus panah bawah.

A. Memilih Range Dengan Tombol Shift

Untuk memilih Range dengan tombol Shift caranya yaitu:
- Tempat kan sel aktif pada awal Range yang mau dipilih.
- Tekan tombol Shift jangan dilepas dan tombol panah sampai akhir Range yang mau dipilih.

B. Memilih Range Dengan Mode Ekstension

Selain dengan tombol Shift, kita juga dapat memilih Range dengan Motode Ekstension dengan cara sebagai berikut:
- Tempatkan cursor pada awal Range yang mau dipilih.
- Tekan tombol F8 untuk menghidupkan Mode Ekstension.
- Tekan tombol anak panah sampai akhir Range.
- Tekan tombol F8 kembali untuk mematikan Mode Ekstension.

C. Memilih Range Dengan Kombinasi Beberapa Tombol Keyboard

Untuk mempercepat pemilihan Range Sel, kita dapat menggunakan beberapa kombinasi tombol Keyboard. Di bawah ini adalah daftar kumpulan perintah pemilihan sel dengan kombinasi beberapa tombol Keyboard.

1. Shift dan anak panah: memilih sel dari sel aktif ke sel berikutnya menurut arah anak panah.
2. Shift-Home: memilih sel dari sel aktif sampai ke awal baris.
3. Shift-Control-Home: memilih sel dari sel aktif sampai ke awal dokumen.
4. Shift-Control-End: memilih sel dari sel aktif sampai ke akhir sel yang telah diisi.
5. Shift-sepasi: memilih sel seluruh baris tempat sel aktif.
6. Control-Sepasi: memilih seluruh kolom tempat sel aktif.
7. Shift-Control-Spasi: memilih seluruh lembar kerja yang telah diisi.
8. Shift-Page Up: memilih Range dari sel aktif ke atas satu layar pada kolom yang sama.
9. Shift-Page Down: memilih Range satu layar ke bawah pada kolom yang sama.
10. Shift-Control-Page Up: memilih sel satu baris kekanan satu layar pada baris yang sama.
11. Shift-Control-Page Down: memilih sel satu baris kekiri satu layar pada baris yang sama.
12. Shift-Control-Panah: memilih sel ke ujung Range menurut tombol panah.
13. Shift-back space: memilih satu sel tempat sel aktif.

D. Memilih Beberapa Range Dengan Mode Add

Bila diperlukan kita dapat memilih beberapa Range yang tempatnya berlainan. Sebagai contoh jika kita harus memilih kolom A3:A13 dan C3:C13 maka caranya adalah sebagai berikut:
- Pilih Range yang pertama.
- Tekan tombol Shift-F8 untuk mengaktifkan Mode Add.
- Pilih Range berikutnya.

E. Memilih Beberapa Range Dengan Tombol F5

Untuk memilih beberapa Range dengan tombol F5 langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Tekan Tombol F5, maka JFW akan mengatakan “Go To.”
- Ketikkan alamat Range yang mau dipilih, misalnya: B1, B2, B4, C12. Pisahkan alamat Range dengan tanda koma. Bila yang mau dipilih merupakan sel yang berurutan, anda dapat menuliskan seperti contoh berikut: A1:C9 untuk memilih sel dari A1 sampai dengan C9.
- Akhiri dengan menekan Enter.

F. Menyisipkan Baris dan Kolom

Pada saat bekerja menggunakan Microsoft Excel ada kalanya ada data yang lupa dimasukkan. Karena itu kita harus menyisipkan kolom atau baris.

1. Menyisipkan Baris

Bila yang lupa dimasukkan adalah data seluruh baris, kita harus menyisipkan baris. Sebagai contoh: pada saat kita membuat tabel daftar anak-anakyang sudah disusun menurut abjad, tiba-tiba ada nama anak yang lupa belum dimasukkan. Karena itu kita harus menyisipkan baris. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut.
Ketik tabel di bawah ini:

Nama Nomor Anggota Jumlah simpanan
Adi A-001 1250000
Boby A-002 1000000
Chris A-003 1500000
Dian A-004 17500000
Edi A-005 2000000
Fifi A-006 2250000
Gunardi A-007 2500000
Hesty A-007 1850000
Juliasih A-008 1250000
Rantiani A-009 5000000

Setelah dicek, ternyata ada nama anggota yang belum dimasukkan yaitu Budi, karena itu kita harus menyisipkan nama tersebut antara Boby dengan Chris. Untuk melakukan itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan Cursor pada sel yang berisi nama Chris.
- Aktifkan menu Insert, pilih Row, tekan Enter.
Setelah melalui proses ini, antara baris yang berisi nama Budi dengan Chris terdapat baris baru yang masih kosong.

2. Menyisipkan Kolom

Setelah diperiksa kembali, selain ada nama yang belum dimasukkan juga ada kolom yang belum dimasukkan yaitu simpanan wajib. Tempatnya ada diantara Nomor anggota dengan jumlah simpanan. Karena itu kita harus menyisipkan kolom. Caranya yaitu:
- Tempatkan cursor pada judul kolom Jumlah Simpanan.
- Aktifkan menu Insert, pilih Columns, tekan Enter.

Keterangan:
Setelah melalui proses ini antara kolom nomor anggota dan jumlah simpanan terdapat kolom baru yang masih kosong.

G. Menghapus Baris dan Kolom

Ada kalanya ketika memasukkan data kedalam Microsoft Excel, ada baris atau kolom yang tidak perlu dimasukkan karena itu kita harus menghapusnya.

1. Menghapus baris

Untuk menghapus baris caranya yaitu:
- Tempatkan cursor pada awal baris.
- Aktifkan menu edit, dan tekan Enter.
- Pilih delete dot dot dot, tekan Enter.
- Pilih delete entire row, tekan Enter.

2. Menghapus Kolom

Untuk menghapus kolom caranya yaitu:
- Tempatkan cursor pada kepala kolom.
- Aktifkan menu edit, Pilih delete dot dot dot, tekan Enter.
- Pilih delete entire column, tekan Enter.

H. Copy And Cut

Data yang ada dilayar baik angka maupun teks, bisa dikopi atau di potong kedalam clipboard, untuk kemudian dikopi kembali (Paste) ke lembar kerja.

1. Copy

Untuk mengkopi data yang ada di layar kerja ke tempat lain caranya yaitu:
- Blok data yang mau dipindahkan dengan cara yang telah dijelaskan dimuka.
- Aktifkan menu edit, pilih copy, tekan Enter untuk mengkopi teks yang telah diblok kedalam clipboard, atau anda bisa menekan tombol Control-C untuk mengkopi teks yang telah diblok kedalam clipboard secara Short-Cut.
- Tempatkan cursor di mana Anda ingin menempatkan hasil kopian tersebut.
- Aktifkan menu Edit kembali, pilih Paste dan tekan Enter, atau Anda bisa menekan Control-V untuk mengkopi data dari clipboard ke layar kerja secara Short-Cut.

2. Memotong Data (Cut)

Mungkin data yang ada di layar kerja tidak ingin dikopi, melainkan ingin dipindahkan. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Blok teks yang ingin dipindahkan.
- Aktifkan menu Edit, pilih Cut, tekan Enter, atau Anda bisa menekan Control-X untuk memotong data yang telah diblok kedalam clipboard secara Short-Cut.
- Tempatkan cursor di mana Anda ingin memindahkan data.
- Aktifkan menu Edit kembali, pilih Paste, tekan Enter.
-

I. Menyisipkan Data yang Dipotong

Untuk menyisipkan data yang telah dipotong caranya yaitu:
- Blok data yang mau dipotong.
- Potong data tersebut kedalam clipboard dengan cara yang telah dijelaskan di atas.
- Aktifkan menu insert, tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih salah satu perintah yang Anda inginkan, tekan Enter.

Berikut adalah pilihan perintah yang tersedia didalam kotak dialog Cut Cell.
1. Insert Shift Cell left: menempatkan data ke sel tersebut dan mendorong data yang telah ada ke arah kiri.
2. Insert Shift right: menempatkan data dan mendorong datayang ada ke arah kanan.
3. Insert Shift Cell down: menempatkan data dan mendorong data yang ada ke arah bawah.

Catatan:
Cara di atas juga bisa dilakukan untuk menyisipkan hasil kopian. Ketika Anda melakukan pemotongan, maka yang muncul dimenu insert yaitu Cut Cell. Sedang bila yang Anda lakukan adalah pengkopian, maka yang akan muncul adalah Copied Cell.

J. Menempatkan Data dari Clipboard ke Beberapa Range Sekaligus

Data yang di kopi ataupun di potong dari Range kedalam clipboard, dapat dikopi ke beberapa range sekaligus. Caranya:
- Blok data yang akan dikopi atau di potong dan lakukan pemotongan atau pun pengkopian.
- Blok sel yang akan dijadikan sebagai tempat.
- Aktifkan menu Edit, pilih Paste, tekan Enter.

Catatan:
Anda tak perlu mengeblok seluruh sell, Namun cukup kepala kolom atau kepala barisnya saja.

K. Memasukkan Deret Data ke dalam Range

Sekali waktu kita mungkin perlu memasukkan deret data kedalam range. Misalnya Ketika Anda harus mengetik tabel yang bernomor dari 1-100, agar tidak berkali-kali menuliskan angka maka fasilitas ini bisa digunakan. Contoh lain yaitu bila kita mengetik tabel penjualan tahun 2000, setiap awal baris diawali dengan nama bulan dari Januari sampai desember, kita tak perlu menuliskan seluruh nama bulan pada setiap awal baris.

1. Memasukkan Deret Angka

Untuk memasukkan deret angka kedalam range caranya yaitu:
- Ketikkan angka 1 pada sel A1 dan 2 pada sel A2.
- Pilih Range dari a1:a100.
- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu, tekan Enter.
- Pilih Series dot dot dot, tekan Enter, maka muncul kotak dialog Series. ketika kita baru saja menekan Enter, posisi cursor berada pada Field step value.
- Disini ketikkan angka 1 untuk menunjukkan bahwa langkah perubahannya 1 (1 2 3 dan seterusnya).
- Tekan Tab sekali untuk memasuki field stop value, disini ketikkan angka terakhir misalnya 100.
- Tekan Tab beberapa kali hingga komputer mengatakan “Series in Row”. Pada field ini terdapat dua pilihan antara series in row dan series in Column.
- Pilih Series in row bila deret angka berjajar menyamping dari kiri ke kanan. Dan pilih Series in column bila deret angka yang ingin dibuat berjajar dari atas ke bawah. Dalam kasus ini kita harus memilih series in column. Gunakan tombol panah atas/bawah untuk memilihnya.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Type Linier”. Dalam Field ini ada beberapa pilihan yaitu: Linier, Autofill, Growth, date. Dalam hal ini kita harus memilih Type Linier. Gunakan panah atas/bawah untuk memilihnya.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter.

2. Memasukkan Deret tanggal

Untuk memasukkan deret tanggal caranya yaitu:
- Ketikkan 01-04-97 pada sel A1 dan 01-06-97 pada sel B1.
- Blok Range yang akan ditempati deret tanggal.
- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu, pilih Series, tekan Enter.
- Pada field step value ketikkan angka2 dan pada Field stop value ketikkan 30-January-1997. Pada field Series in, pilih series in row dan field type pilih date.
- Lalu tekan Enter pada “OK”. Maka pada baris 1 akan terdapat tulisan tanggal bulan dan tahun dari tanggal 4 sampai tanggal 30.

3. Memasukkan Deret Nama Bulan dan Hari Dalam Bahasa Inggris

Selain angka dan tanggal, kita juga bisa memasukkan deret data seperti nama bulan dan hari. Untuk itu ikuti langkah berikut:
- Tempatkan cursor pada salah satu sel dimana Anda akan memulai membuat deret data.
- Tuliskan nama bulan atau hari dalam bahasa inggris misalnya January (untuk nama bulan), Sunday (untuk nama hari).
- Pindahkan sel aktif ke sel dibawahnya atau di sampingnya, tuliskan nama bulan atau hari berikutnya misalnya February, Monday.
- Blok dari sel pertama hingga sel terakhir di mana Anda ingin membuat deret data.
- Aktifkan menu edit, pilih Fill submenu, tekan Enter.
- Pilih Series, tekan Enter.
- Pada field Step Value masukkan angka yang menunjukkan perubahan nilai, pada Field in, pilih series in column atau In Row, pada Field Type, pilih autofill.
- Setelah semua disesuaikan, pilih OK dan tekan Enter.

4. Mendefinisikan Deret Data

Secara default Microsoft Excel hanya mengenal nama-nama bulan dan hari dalam Bahasa Inggris. Akan tetapi bila diperlukan kita bisa menyetingnya agar bisa memproses nama bulan dan hari dalam Bahasa Indoneisia. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.
- Aktifkan menu Tools, tekan Enter.
- Pilih Option dot dot dot dan tekan Enter maka muncul kotak dialog Option.
- Dengan menekan Control-Tab cari “Custom lists”, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add Button”, tekan Enter.
- Tuliskan nama-nama hari atau bulan dalam Bahasa Indonesia. Cara menuliskannya ikuti contoh berikut:

Minggu, Enter
Senin, Enter
Selasa, Enter
Rabu, Enter
Kamis, Enter
Jumat, Enter
Sabtu, Enter

- Setelah semua data dimasukkan tekan Tab sampai JFW mengatakan “Inport Lists From Cell: Edit”, tekan Enter.

Keterangan:
Dengan cara tersebut maka kita dapat membuat deret nama-nama hari dalam Bahasa Indonesia.

5. Mengedit Deret Data yang telah Didefinisikan

Ketika mendefinisikan deret data, mungkin ada kesalahan tulisan atau ada data yang kurang. Karena itu kita harus mengeditnya. Caranya yaitu:
- Aktifkan menu tools, pilih Option, pilih Custom Lists.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add Button”, tekan Enter.
- Edit deret data yang salah.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Inport Lists from Cell: Edit” tekan Enter.
6. Menghapus Deret Data Yang Telah Didefinisikan

Bila sudah tidak diperlukan Anda dapat menghapus deret data yang telah didefinisikan. Caranya yaitu:
- Aktifkan menu Tools, pilih Option, tekan Enter.
- Pilih Custom Lists.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “New List”.
- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan deret data yang akan dihapus.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete Button”, tekan Enter. Microsoft Excel akan mengkonfirmasikan apakah deret data itu mau dihapus?
- Tekan tombol panah atas/bawah untuk memilih jawaban “Yes” tekan Enter.

VII. OPERASI HITUNG DAN RUMUS

Setelah memasukkan data ke lembar kerja pasti kita ingin melakukan perhitungan pada data. Jika jumlah data dan nilainya kecil, tentu tidak akan sulit melakukan perhitungannya, namun bila jumlah data dan nilainya besar pasti kita akan kesulitan. Untuk melakukan perhitungan yang cepat dan mudah, kita dapat menggunakan rumus. Misalnya: penambahan, pengurangan, penjumlahan, perkalian, pembagian dan lain-lain.

A. Melakukan Perhitungan Menggunakan Program Microsoft Excel

1. Simbol-simbol yang Dipergunakan Didalam Melakukan Perhitungan

Sebelum kita mencoba melakukan perhitungan bilangan yang ada didalam sel, akan dipelajari mengenai tanda-tanda yang akan digunakan didalam melakukan perhitungan. Berikut adalah daftar simbol-simbol yang digunakan untuk melakukan perhitungan:

Tanda kurang: Dash.
Tanda sama dengan: equals.
Tanda tambah: Shift-equals.
Tanda kali: Star (Shift-8).
Tanda bagi: Slash.
Tanda lebih kecil: (Shift-titik).
Tanda pangkat: Carrot (shift-6).
Tanda persen: Shift-5.
Tanda rata-rata: Average.

2. Contoh-contoh Cara Melakukan Perhitungan

Untuk melakukan perhitungan harus selalu didahului dengan penekanan tanda sama dengan.

1. Penjumlahan
- Tempatkan cursor pada kolom pertama baris pertama (A1), Disini kita tulis angka 15.
- Lalu pindahkan cursor pada kolom kedua baris pertama dengan menekan panah kanan, disini tuliskan angka 10.
- Pindahkan lagi ke kolom ketiga baris pertama, tuliskan tanda sama dengan komputer akan mengatakan: “Type in the vormula and press Enter”. Tuliskan: A1+B1 lalu tekan Enter. Setelah proses ini coba arahkan cursor ke kolom C1, maka akan ditemui hasil penjumlahan dari 15+10 yaitu 25.

2. Perkalian
- Tempatkan cursor pada kolom pertama baris kedua (A2), tuliskan angka 15.
- Pindahkan cursor kekolom kedua baris kedua (B2), tuliskan angka 10.
- Pindahkan lagi cursor ke kolom ketiga baris kedua (C2), tekan tanda sama dengan komputer akan mengatakan “Type in the vormula and press Enter”.
- Tuliskan A2*B2 lalu tekan Enter.
- Coba tempatkan kembali cursor ke kolom ketiga baris kedua (C2), maka akan ditemukan hasil perkalian dari 15*10 yaitu 150.

3. Penjumlahan dari Beberapa Angka
- Tuliskan berturut-turut di baris ketiga mulai dari kolom A, B, C, D, angka-angka 15, 20, 25, 30.
- Tempatkan cursor di kolom E3, ketik tanda sama dengan dan komputer akan mengatakan “Type in the formula and press Enter”.
- Untuk menjumlahkan beberapa angka sekali gus Anda tak perlu menambahkan A3+B3+C3+D3. Tapi Anda cukup menuliskan =Sum(A3:D3) tekan Enter. Maka di kolom E3 akan muncul angka 90.

4. Menghitung Persen
- Tempatkan cursor pada kolom A4, tulis angka 100000.
- Pindahkan cursor pada kolom B4, tuliskan ps25. Untuk menulis ps25 ditulis dengan 25 dilanjutkan dengan Shift-angka 5 tanpa spasi.
- Tempatkan cursor di kolom C4, tekan sama dengan, tulis A4*B4, tekan Enter. Dikolom C4 secara otomatis akan terdapat angka 25000 yaitu ps25 dari 100000.

5. Menghitung Rata-rata (Average)

- Tuliskan angka 7, 8, 7.5, 8.5, 9.5 berturut-turut di kolom A6, A7, A8, A9, A10.
- Tempatkan cursor pada kolom A11 atau di mana saja Anda ingin menempatkan hasil perhitungan.
- Tekan =average(A6:A10) tekan Enter. Dikolom tersebut akan terdapat angka rata-rata dari angka-angka tersebut.

B. Mengkopi Rumus

Di muka kita telah mencoba membuat tabel yaitu “DATA PENJUALAN PT. VICTORINDO JAYA PERKASA”. Tabel tersebut ada yang belum kita isi yaitu pada kolom nilai. Untuk mengisinya kita harus mengalikan antara kolom C dan kolom D. Coba sekarang kita buka file tersebut. Setelah file terbuka, tempatkan cursor pada kolom nilai (E4), lalu hitung dengan mengetikkan =C4*D4 dilanjutkan dengan menekan Enter. Untuk mengisi baris lain Anda bisa saja mengulangi rumus tersebut dengan menyesuaikan alamat sel di bawahnya hingga seluruh kolom nailai terisi semua. Namun ada cara yang lebih mudah dan sederhana yaitu dengan mengkopi rumus. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan kembali sel aktif pada sel E4 dan tekan control-C untuk mengkopi rumus tersebut kedalam clipboard.
- Blok sel-sel di mana Anda mau mengkopi rumus tersebut. Dalam hal ini alamat sel itu adalah dari E4 sampai E15.
- Aktifkan menu edit, pilih Fill Submenu dan tekan Enter, maka akan muncul kotak dialog Fill Submenu.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Down Ctrl Plus D dan tekan Enter, atau Anda bisa menekan control-D untuk menempatkan rumus secara short-cut (tanpa melalui menu Edit).

Keterangan:
Setelah melalui proses ini, pada kolom nilai akan diisi dengan angka dari hasil perkalian antara kolom C dan D.

Keterangan untuk kotak dialog Fill Submenu:
1. Down digunakan bila sel yang diblok dari atas kebawah.
2. Right digunakan bila sel yang diblok dari kiri ke kanan.
3. Up digunakan bila sel yang diblok dari bawah ke atas.
4. Left digunakan bila sel yang diblok dari kanan ke kiri.

C. Memasukkan rumus Sekaligus Mengkopinya

Kita dapat memasukkan rumus sekaligus mengkopinya. Caranya adalah:
- Hapus rumus pada kolom E4:E15 yang telah kita buat sebelumnya.
- Pilih sel yang akan kita gunakan untuk menempatkan rumus yaitu E4:E15.
- Ketik rumus =C4:C15*D4:D15 tekan Control-Enter.

D. Memasukkan Rumus Berbentuk Array

Rumus pada Range E4:E15 adalah merupakan rumus berulang. Artinya rumus yang sama diulangi pada beberapa Sel. Selain dengan cara menyalin rumus, kita dapat membuat rumus secara cepat dan mudah menggunakan rumus berbentuk Array, seperti matrik atau fector. Keuntungan rumus berbentuk Array adalah menghemat memory komputer, karena rumus ini hanya satu walaupun melibatkan banyak sel. Coba perhatikan langkah-langkah berikut:
- Pilih Range ke mana rumus akan dibuat yaitu E4:E15, kemudian tekan tanda sama dengan sebagai awal rumus.
- Ketikkan: =C4:C15*D4:D15, tekan tombol Control-Shift-Enter untuk mengakhiri rumus bentuk Array.

E. Rumus dengan Alamat Absolut

Mungkin pada tabel ada satu data sel yang ingin kita kalikan dengan data-data lain. Seperti contoh berikut data upah kerja per jam yang harus dikalikan dengan data jumlah jam kerja tiap-tiap karyawan.
Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai baris 13

Upah per jam 10000

Nama Jumlah jam Nilai upah
Agata 12
Anita 13
Budi 9
Dhany 11
Mareti 15
Marsa 8
Ranty 10
Sarti 10
Tati 13
Tita 12

Untuk mengisi kolom nilai upah dalam tabel di atas, kita harus mengalikan jumlah jam kerja masing-masing karyawan dengan upah per jam yaitu 10000. Karena itu kita harus mengabsolutkan nilai upah. Untuk menjadikan suatu sel sebagai alamat absolut kita harus mengetikkan tanda dolar (shift-4) di depan alamat kolom dan di depan alamat baris.

1. Memasukkan Rumus Absolut Secara Manual

Untuk Memasukkan rumus absolut secara manual ikuti langkah-langkah berikut:
- Tentukan Range yang akan digunakan untuk menempatkan data, sebagai contoh sel A1.
- Ubah ukuran sel bila diperkirakan tidak akan mampu menampung data yang akan dimasukkan.
- Masukkan data upah perjam pada sel A1, dan angkanya 10000 pada sel B1.
- Masukkan judul kolom nama, jumlah jam dan nilai upah mulai dari Sel A3, B3,C3.
- Ketikkan isi kolom nama dan jumlah jam.
- Setelah selesai, pada sel C4 ketikkan rumus: =B4*$B$1 tekan Enter.
- Kopi rumus tersebut kedalam clipboard dengan menekan tombol Control-C.
- Pilih sel-sel tersebut yaitu dari sel C4:c13 lalu tekan Control-D.

2. Memasukkan Rumus Absolut Kedalam Sel Sekaligus Mengkopinya

Untuk mempercepat dan mempermudah Anda bisa memasukkan rumus sekaligus mengkopinya. Coba ikuti langkah-langkah berikut:
- Hapus rumus yang terdapat pada sel C4:C13. Lalu Pilih sel-sel itu kembali.
- Pada sel C4 ketik rumus =B4:B13*$B$1 tekan control-Enter.

3. Memasukkan Rumus absolut Menggunakan Rumus Bentuk Array

Untuk memasukkan rumus Absolut menggunakan bentuk Array caranya yaitu:
- Hapus rumus yang telah Anda masukkan ke sel C4:C13, Lalu Pilih sel-sel itu kembali.
- Ketikkan rumus =B4:B13*$B$1, tekan Shift-Control-Enter.

F. Rumus Dengan Alamat Campuran

Mungkin pada tabel ada satu data sel pada kolom yang ingin dikalikan dengan data-data lain pada baris, atau ada satu data sel pada baris yang ingin kita kalikan dengan data-data lain pada kolom seperti di bawah ini.

Tabel terdiri dari 4 kolom dan 12 baris. Terdapat pada kolom A sampai D dan Baris 1 sampai 12.

Merek Beras Raja Lele Cianjur Pandan Wangi
Harga 2750 3250 3500
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Untuk mengerjakan tabel di atas kita harus menggunakan alamat campuran dengan menambah tanda dolar di depan huruf kolom atau didepan nomor baris alamat sel. Jika kita ingin mengabsolutkan data kolom, tambahkan tanda dolar di depan huruf kolom dan jika kita ingin mengabsolutkan data baris tambahkan tanda dolar di depan nomor baris. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:
- Tentukan Range yang akan digunakan untuk membuat tabel. Sesuai tabel di atas kita harus mulai dari sel A1.
- Isikan datanya kedalam sel seperti contoh tabel di atas.
- Setelah semua data dimasukkan, tempatkan cursor pada sel B3, lalu ketikkan rumus =$A3*b$2 tekan Enter.
- Setelah dimasukkan rumus tersebut, pada sel B3 akan terdapat angka 2750 yaitu hasil dari 2750 dikali 1.
- Copi rumus tersebut kedalam clipboard dengan menekan Control-C.
- Tekan Control-V berturut-turut pada kolom: C3, D3 untuk mengkopi rumus dari Clipboard pada Range-range tersebut.
- Lalu pilih sel-sel dari sel B3:D12.
- Tekan Control-D untuk mengisi sel-sel yang telah dipilih itu dengan rumus sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Merek Beras Raja Lele Cianjur Pandan wangi
Harga 2750 3250 3500
1 2750 3250 350
2 5500 6500 7000
3 8250 9750 1050
4 1100 13000 14000
5 13750 15350 17500
6 16500 19500 21000
7 19250 22750 24500
8 22000 26000 28000
9 24750 29250 31500
10 27500 32500 35000

Catatan:
Untuk mempercepat langkah Anda juga bisa mempergunakan cara memasukkan rumus sekaligus mengkopinya atau bisa juga menggunakan rumus berbentuk Array.

G. Nama Range dan Rumus

Sebelumnya kita menggunakan alamat Range seperti D4:F10 untuk menyatakan alamat suatu Range dalam rumus. Selain alamat Range, kita juga dapat menggunakan nama untuk menyatakan suatu Range. Untuk itu kita harus terlebih dahulu mendefinisikan nama pada suatu Range. Gunakan nama Range seperti harga, jumlah dan sebagainya. Jangan menggunakan nama Range yang tidak mempunyai arti karena kita akan mudah lupa. Sebagai contoh coba ketik tabel di bawah ini:

Tabel terdiri dari 3 kolom dan 11 baris. Terdapat pada kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai 11.

Jumlah Harga
12 1000
9 750
15 1250
10 1500
8 2000
13 750
7 1750
20 1000
15 1750
10 1250

Setelah tabel di atas kita ketik, kita akan mencoba mendefinisikan kolom harga dan kolom jumlah sehingga mempermudah kita di saat memproses data selanjutnya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih Range yang akan didefinisikan namanya yaitu dari kolom A1:A11.
- Aktifkan menu Insert, pilih Name Submenu dan tekan Enter.
- Pilih Define dantekan Enter.
- Tuliskan nama yang akan digunakan sebagai alamat Range misalnya jumlah.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Add”, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Lakukan cara yang sama untuk mendefinisikan kolom harga, tapi gunakan nama yang berbeda dari kolom sebelumnya.

Setelah melalui proses tersebut Anda tidak harus menggunakan alamat Sel seperti A1, B1 dan seterusnya tapi cukup gunakan nama Range untuk operasi perhitungan. Sebagai contoh ketikkan rumus (Jumlah*Harga), tekan Enter pada sel C2, maka akan terdapat angka 12000 sebagai hasil perkalian 12 dikali 1000. Rumus ini juga bisa dikopi untuk mengisi sel lain hingga seperti tampak pada gambar dibawah ini.

Jumlah Harga Harga total
12 1000 12000
9 750 6750
15 1250 18750
10 1500 15000
8 2000 16000
13 750 9750
7 1750 12250
20 1000 20000
15 1750 26250
10 1250 12500

H. Menghapus Nama Range

Nama Range yang tidak diperlukan lagi dapat dihapus. Sekarang kita akan mencoba menghapus nama Range jumlah. Untuk menghaopus nama Range tersebut caranya yaitu:
- Aktifkan menu insert, pilih Name Sub menu, tekan Enter.
- Pilih Define, tekan Enter.
- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Name in Work Book: No Selected item”.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih nama Range yang ingin dihapus.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete Button”, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

VIII. MEMFORMAT TAMPILAN TABEL DATA

Tabel dan data yang telah kita buat masih terlihat sederhana, tidak menarik dan apa adanya. Agar tabel data tersebut tampak lebih menarik, kita harus mengformatnya.

A. Memberi Border pada Tabel

Dalam mengformat tabel pertama-tama kita harus membuat border atau garis-garis pembatas sel. Untuk membuat Border pada tabel kita harus mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel-sel yang mau diberi border.
- Aktifkan menu Format, pilih Cell dot dot dot, tekan Enter.
- Tekan panah kanan kiri sampai JFW mengatakan “border”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan”Button”.
- Tekan huruf O untuk membuat garis pembatas pinggir atas/bawah, kanan/kiri.
- Tekan huruf I untuk membuat garis pembatas antar sel.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

B. Mengubah Font Data

Secara default data tabel diformat dengan font arial dan berukuran 10. Kita dapat mengubah fontnya menjadi bentuk font yang lain. Selain itu kita juga bisa mengubah ukuran hurufnya untuk diperbesar ataupun diperkecil, atau juga bisa diberi efek cetak seperti bold, Underline dan sebagainya.

1. Mengubah Bentuk Huruf

Untuk mengubah bentuk huruf ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel yang mau diubah bentuk hurufnya.
- Aktifkan menu format, pilih sel dot dot dot, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Font Tab”.
- Tekan tab sekali JFW akan mengatakan “Font: Arial Reguler”.
- Tekan panah bawah/atas untuk membaca bentuk huruf yang tersedia. Disini kita akan mencoba memilih bentuk Times New Roman. Maka tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “Times New Roman”.
- Tekan Enter setelah ketemu.

2. Mengubah Ukuran Huruf

Untuk mengubah ukuran huruf caranya adalah:
- Pilih Range yang mau diubah ukuran hurufnya.
- Aktifkan kembali menu format, pilih sel, pilih Font.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Size: Edit”.
- Tekan panah atas/bawah untuk menentukan ukuran yang kita inginkan.
- Tekan Enter setelah ketemu.

Catatan:
Jika setelah memilih bentuk huruf kita ingin langsung mengubah ukurannya, begitu menemukan bentuk huruf yang diinginkan kita dapat langsung menekan tab (tak perlu menekan Enter dulu) sampai JFW mengatakan “Size”, lalu tentukan ukuran hurufnya, baru menekan Enter.

3. Bold and Italic

Untuk mempercantik data yang kita masukkan kedalam sel, dapat dicetak dengan huruf tebal (Bold), cetak miring (Italic), ataupun kombinasi keduanya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel data yang mau diberi efek cetakan.
- Aktifkan menu Format, pilih Cell, pilih Font.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Font Style Edit: Regular”.
- Tekan panah bawah/atas maka akan terdapat pilihan: Italic, Bold, Bold-Italic.
- Pilih salah satu jenis efek cetak yang Anda inginkan, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

4. Underline (Garis Bawah)

Untuk membuat data bergaris bawah caranya yaitu:
- Pilih sel yang mau diberi garis bawah.
- Aktifkan menu Format, pilih Cellsls, pilih font.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Underline: Combo Box (non)”.
- Tekan panah bawah/atas maka akan terdapat pilihan: Single, Double, Single Accounting, Double Accounting.
- Pilih salah satu dari jenis garis bawah yang Anda inginkan, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

Keterangan:
1. Single adalah garis bawah, tapi garisnya hanya satu.
2. Double adalah garis bawah, tapi garisnya dua.
3. Single Accounting adalah garis bawah dimana jarak antara garis dengan data lebih jauh dari pada garis bawah biasa.
4. Double Accounting adalah garis bawah dobel, tapi jarak antara teks dengan garis agak jauh, lebih jauh dari pada Double garis bawah biasa.

C. Mengatur Perataan Data Dalam Tabel

Secara default data teks ditulis rata kiri, data tanggal diatur rata kiri dan data angka diatur rata kanan. Kita dapat mengatur perataan data sesuai dengan kebutuhan. Misakan Judul kolom, data kolom nomor, tanggal penjualan, nama barang dan kode akan dibuat rata di tengah. Untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
- Pilih sel yang mau dibuat centring.
- Aktifkan menu Format, pilih Sel, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri untuk mencari Alignment.
- Tekan Tab sekali, komputer akan mengatakan “Alignment: Combo Box General”.
- Tekan panah atas/bawah untuk mencari CEnter, tekan Enter.

D. Peningkatan dan Pengurangan Indentasi

Selain dengan tombol perataan kita juga dapat mengatur peletakan data didalam sel dengan tombol indentasi. Disini Excel akan menggeser peletakan data satu karakter ke kanan atau ke kiri. Untuk mengatur indetasi data pada sel ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel-sel yang mau diubah indentasinya.
- Aktifkan menu Format, pilih Cells, pilih Alignment.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Indent: Edit 0”.
- Tekan panah atas untuk memperbesar indentasi, atau panah bawah untuk memperkecilnya kembali.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

E. Mengatur Setting Internasional

Semua negara menggunakan setting yang berbeda-beda untuk menuliskan angka, mata uang, tanggal dan waktu. Indonesia menggunakan tanda koma untuk pecahan desimal dan tanda titik untuk angka ribuan. Tetapi Inggris atau Amerika menggunakan tanda koma untuk angka ribuan dan tanda titik untuk angka pecahan desimal.
Secara default data angka, mata uang tanggal dan waktu, Excel terpasang dalam settingan Amerika. Kita dapat mengaturnya dengan settingan Indonesia dengan cara berikut:
- Keluar dari Program Microsoft Excel bila saat ini Anda sedang bekerja didalamnya, dan tutup semua program yang masih aktif kecuali program Jaws.
- Aktifkan Start Menu, pilih setting dan tekan Enter.
- Pilih Control Panel dan tekan Enter.
- Tekan panah bawah untuk membaca icon-icon yang ada. Dalam hal ini Anda harus pilih Regional Setting dan tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah untuk membaca icon-icon yang ada. Dalam hal ini pilih Indonesian.
- Tekan Tab sampai ke “OK” dan tekan Enter. Setelah melalui proses ini di layar akan muncul pesan: “You must restart your computer before the new setting will take effect. Do you want to restart your computer now?” Terdapat pilihan yes dan no. Untuk membaca pilihan-pilihan tersebut gunakan tombol panah atas/bawah.
- Tekan Enter pada pilihan yes maka komputer akan memulai proses dari awal kembali.
- Setelah komputer siap dengan program Windowsnya, control panel masih aktif, karena itu bila kita tidak akan bekerja didalam control panel dalam waktu lama, Anda sebaiknya keluar dari control panel dengan menekan Alt-f4.

F. Memberi Tanda Desimal pada Data Angka

Untuk memberikan tanda desimal pada data angka caranya adalah:
- Pilih data yang mau diberi angka desimal.
- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Number”.
- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Kategorie: General”.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Number”.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Decimal places: edit 2.
- Tekan panah atas untuk menambah angka desimal di belakang koma, dan panah bawah untuk menguranginya.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

G. Memberi Tanda Mata Uang Pada Data angka

Secara default, Excel hanya bisa diberi tanda mata uang dolar, kecuali jika Anda menyetingnya menggunakan settingan yang sesuai dengan negara dimana Anda tinggal. Akan tetapi bila diperlukan kita bisa memberi tanda mata uang sesuai keinginan. Untuk memberi tanda mata uang pada data angka caranya adalah:
- Pilih angka yang akan diberi tanda mata uang.
- Aktifkan menu format, pilih Cell, pilih Number Tab.
- Tekan Tab sekali, tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan Currency.
- Tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Symbol”.
- Pilih simbol yang Anda inginkan dengan menekan panah atas/bawah, tekan Enter setelah ketemu.

H. Memberi Tanda Ribuan

Secara sekilas mungkin kita tidak dapat membedakan data angka yang ada didalam sel, apakah ditulis dalam ribuan, jutaan dan seterusnya. Untuk mempermudah pembacaan data angka, sebaiknya diberi tanda pemisah setiap ada tiga enol. Misalnya untuk menulis angka satu juta sebaiknya ditulis dengan 1.000.000. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih data angka yang mau diberi tanda ribuan.
- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.
- Didalam kotak dialog Cell, pilih number Tab.
- Tekan tab sekali, komputer akan mengatakan “Kategorie: edit: General”.
- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan “Number”.
- Tekan tab sampai terdengar JFW mengatakan “Use one thousand seperator check box not check”.
- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check, tekan Enter.

I. Memberi Tanda Akuntansi Pada Data Angka

Didalam dunia akuntansi penulisan angka mata uang biasanya ditulis dengan rata kanan untuk angkanya dan rata kiri untuk penulisan simbol mata uangnya. Untuk itu agar penulisan mata uang yang kita ketik sesuai dengan format akuntansi ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih data angka yang mau ditulis dengan format akuntansi.
- Aktifkan menu format kembali, pilih Cell, didalam kotak dialog Cell pilih Number Tab.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Kategorie: Edit”.
- Tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “Accounting”.
- Tekan Tab komputer akan mengatakan “Decimal places:”, tentukan angka dibelakang koma yang diinginkan dengan menekan tombol panah atas/bawah.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Simbol: Edit”, tentukan simbolnya dengan menekan panah atas/bawah.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

J. Memformat Data Tanggal

Ada banyak cara untuk mengetikkan data tanggal didalam Microsoft Excel. Misalnya untuk menuliskan tanggal 4 Maret dapat dituliskan dengan banyak cara seperti: ¾, 3/4/97 dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya coba ikuti contoh berikut:
- Tempatkan kursor pada sel tertentu misalnya A1, tuliskan 8/14, tekan Enter.
- Tempatkan kembali kursor pada sel yang berisi data tanggal tersebut.
- Aktifkan menu format, pilih Cell, tekan Enter.
- Didalam kotak dialog Cell, pilih Number Tab.
- Tekan Tab sekali komputer akan mengatakan “Kategorie: List Box Date”.
- Tekan Tab sekali Komputer akan mengatakan “Type List Box”.
- Tekan tombol Control-Home untukmenempatkan kursor pada pilihan pertama.
- Coba tekan panah bawah maka akan muncul pilihan seperti dibawah ini.
- Tempatkan cursor pada salah satu pilihan yang Anda inginkan, tekan Enter.

Daftar pilihan cara penulisan format tanggal:
1. 3/4: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14.
2. 3/4/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14/01.
3. 03/04/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 08/14/01.
4. 4-Mar: penulisan tanggal yang kiba buat akan diubah menjadi 4-Aug.
5. 4-Mar-97: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 4-Aug-01.
6. 04-Mar-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 14-Aug-01
7. Mar-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi Aug-01.
8. March-97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi August-01.
9. March 4, 1997: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi August 14, 2001.
10. 3/4/97 1:30 PM: penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14/01 1:30 PM.
11. 3/4/97: 1:30 Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi 8/14/01 1:30
12. M: penulisan tanggal akan dibuat menjadi A.
13. M/97: Penulisan tanggal yang kita buat akan diubah menjadi A/01.

K. Memformat Data waktu

Sebagaimana data-data lain, data waktu juga dapat diformat dengan beberapa cara. Coba perhatikan contoh berikut:
- Ketikkan data waktu 1:30 pada salah satu sel yang Anda inginkan, tekan Enter.
- Tempatkan kembali sel aktif pada sel yang berisi data waktu tersebut.
- Aktifkan menu Format, pilih Cell, tekan Enter.
- Tempatkan cursor pada NumberTab yang ada didalam kotak dialog Cell.
- Tekan Tab sekali, JFW akan mengatakan “Kategorie: ListBox”.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Type: List Box”.
- Tekan Control-Home untuk menempatkan cursor pada pilihan paling atas, lalu tekan panah bawah maka akan terdapat pilihan seperti di bawah ini.
- Tempatkan Cursor pada salah satu pilihan yang Anda inginkan, tekan Enter.

Daftar pilihan format waktu:
1. 13:30.
2. 1:30 PM.
3. 13:30:55.
4. 1:30:55 PM.
5. 30:55.7.
6. 37:30:55.
7. 3/4/97 1: PM.
8. 3/4/97 13:30.

IX. MENCETAK LEMBAR KERJA

Sebelumnya kita telah membuat tabel data pada lembar kerja, melakukan perhitungan pada data dan mengformat tabel data tersebut. Sekarang tabel data ingin dicetak. Untuk itu kita harus melakukan beberapa persiapan untuk mencetak tabel data tersebut. Pengaturan halaman merupakan persiapan awal untuk mencetak lembar kerja, seperti mengatur ukuran kertas, mengatur orientasi kertas dan lain-lain. Kemudian kita harus menyesuaikan hasil cetakan untuk membuat tabel data pada lembar kerja kedalam halaman kertas. Sebelum mencetak kita juga harus memilih printer yang akan digunakan, memilih bagian lembar kerja yang akan dicetak dan lain-lain.

A. Memilih Printer

Printer akan menentukan tipe dan ukuran kertas yang dapat digunakan untuk pencetakan. Dalam mempersiapkan pencetakan lembar kerja pertama-tama kita harus memilih printer yang akan digunakan. Caranya yaitu ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu File, pilih Print dot dot dot, tekan Enter, maka akan muncul kotak dialog Print. Isi kotak dialog Print adalah: Number of copy (1), OK Button, Cancel Button, Preview Button, Name, Properties, Print to file, All Radio Button, From: Edit, To: Edit, Active Sheet (s) Radio Button. Untuk membaca kotak dialog tersebut Anda dapat menekan tombol Tab.
- Tempatkan Cursor pada pilihan Name, tekan panah atas bawah untuk memilih jenis printer yang tersedia.
- Tempatkan cursor pada salah satu jenis printer yang diinginkan, tekan Enter dua kali.

B. Mengatur Ukuran Kertas

Dalam bekerja dengan kertas, kita mengenal bermacam-macam ukuran kertas. Setelah memilih printer kita harus memilih jenis dan ukuran kertas yang akan digunakan dengan cara sebagai berikut:
- Aktifkan menu file, pilih Page Set Up, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Paper Size: Combo Box”.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih ukuran kertas yang ada.
- Tempatkan cursor pada ukuran kertas yang diinginkan, tekan Enter.

Daftar ukuran kertas yang tersedia:
8 ½ \ 11 in
8 ½ \ 14 in
A4 210 \ 297 mm
A5 148 210 mm
B4 (JIS) 257\364 mm
B5 (JIS) 182 \257 mm
Fanfold 8.5 \ 12 inch
8\6 in
Folio 8 ½ \13 in
10\14 in
Executive 7 ¼ \ 10 ½ in
Fanfold 210mm \ 12 in
Fanfold 8.5\13 in
Envelope Monarch 3 7/8 \ 7 1/2 in
Envelope Numberd9 3 7/8 \ 8 7/8 in
Envelope Numberd 10 4 1/8 \9 ½ in
Envelope DL 110\220 mm
Envelope C6 114\162 mm
Envelope 110\230 mm
Envelope B5 176\250 mm

C. Menentukan Orientasi Kertas

Secara default kertas yang digunakan berorientasi berdiri atau portrait. Selain berdiri kertas juga bisa dibuat berorientasi tertidur atau landscape. Misakan Anda ingin mencetak dengan kertas berorientasi tertidur, maka langkah-langkahnya adalah:
- Aktifkan menu File, pilih Page set up, tekan Enter.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Portrait Radio Button Check”.
- Tekan panah kanan untuk menjadikan kertas berorientasi tertidur (Landscape), atau tekan panah kiri untuk menjadikan posisi terdiri (Portrait) kembali.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan OK, tekan Enter.

D. Mengatur Batas Halaman

Tidak seluruh halaman kertas dapat digunakan untuk mencetak lembar kerja, karena hasil cetaknya tidak akan terlihat rapi. Agar hasil cetak lembar kerja terlihat lebih rapi pada halaman kertas, kita harus mengatur batas halamannya dengan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu File, pilih page setup dan tekan Enter.
- Tekan panah kanan/ kiri sampai terdengar JFW menggatakan “Margin Tab”.
- Tekan Tab untuk membaca kotak dialog Margin.
- Untuk mengaturnya Anda dapat menekan panah atas untuk memperbesar, atau panah bawah untuk memperkecil. Selain itu pula anda juga dapat memasukkan angkanya secara langsung.
- Setelah semua margin diatur sesuai keinginan, tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

Isi Kotak Dialog Margin:
1. Top adalah margin atas.
2. Bottom: adalah margin bawah.
3. Left: adalah margin kiri.
4. Right: adalah margin kanan.
5. Header.
6. Footer.

E. Menengahkan Tabel Data Secara Horisontal atau Vertikal pada Halaman Kertas

Agar hasil cetak lebih rapi kita dapat menengahkan tabel data secara horisontal atau vertikal pada halaman kertas. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan Menu File, pilih Page Set Up, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Margin Tab”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Horizontally Check Box not check”.
- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila ingin menengahkan tabel data secara horisontal.
- Tekan Tab lagi, JFW akan mengatakan “vertically check box not check”.
- Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila ingin menengahkan tabel data secara vertikal.

Keterangan:
Untuk mengembalikannya menjadi not check, masuk kembali kedalam Horizontally atau Vertically, kemudian tekan sepasi kembali.

F. Membuat Header Dan Footer

Mungkin lembar kerja yang akan dicetak terdiri dari banyak halaman dengan isi yang berbeda-beda. Kita dapat menggunakan Header atau Footer untuk menunjukkan isi halaman. Selain itu Header atau Footer dapat digunakan untuk memasukkan nomor halaman, jumlah halaman lembar kerja, tanggal dan waktu. Untuk memudahkan mencari file buku kerja sumber data yang dicetak dan letaknya dalam file buku kerja tersebut, kita dapat menggunakan header atau footer, untuk memasukkan nama file buku kerja dan nama lembar kerja dimana tabel data tersebut. Dalam pembuatan Header dan footer ini kita bisa menggunakan yang disediakan oleh Program Microsoft Excel, atau juga bisa membuat sendiri.

1. Menggunakan Header dan Footer yang Tersedia di dalam Program Microsoft Excel

Untukmenggunakan header dan footer yang tersedia didalam Program Microsoft Excel caranya yaitu:
- Aktifkan menu file, pilih Page Set Up, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Header/Footer Tab”.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Header (Non)”. Ini menunjukkan bahwa secara default Microsoft Excel tidak mencetak Header kedalam kertas, kecuali bila kita setting.
- Tekan panah bawah untuk memilih Header yang tersedia, tekan Enter setelah ketemu.
- Dari posisi Header ini, tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Footer (Non)”, bila anda ingin memberi Footer.
- Tekan panah bawah untuk memilih footer yang tersedia.

2. Membuat Header atau Footer Sendiri

Selain menggunakan Header atau Footer yang disediakan, kita juga bisa membuat Header atau Footer Sendiri. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut.
- Aktifkan Menu File, pilih Page Set Up, tekan Enter.
- Tekan panah kanan/kirisampai JFW mengatakan “Header/Footer Tab”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Custom Header” untuk membuat Header, atau sampai JFW mengatakan “Custom Footer” untuk membuat Footer, tekan Enter setelah ketemu.
- Begitu Anda menekan Enter, JFW akan mengatakan “Left Section: Edit”. Itu artinya posisi Header atau Footer yang Anda masukkan akan berada di sebelah kiri. Bila Anda ingin memasukkan Header disebelah kiri, langsung tuliskan kalimat yang akan dijadikan Header/footer.
- Tekan Tab untuk berpindah ke posisi lain misalnya CEnter section, Right Section, lalu tekan Enter dan ketikkan kalimat yang akan dijadikan Header atau Footer.
- Setelah Anda menuliskan kalimat yang akan dijadikan Header atau Footer pada posisi yang Anda inginkan, Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Tekan Tab lagi beberapa kali sampai JFW mengatakan “OK” tekan Enter.

3. Memformat Header atau Footer

Teks header atau footer masih terlihat sederhana. Kita dapat mengformat teks header atau footer agar tampak lebih menarik dengan cara sebagai berikut:
- Masuk kedalam header and footer.
- Pilih header atau footer.
- Pilih teks header atau footer yang diinginkan, dan tekan Enter.
- Pilih Custom header atau footer, tekan Enter.
- Tentukan posisi header atau footer, antara left, CEnter atau right, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Font dot dot dot”, tekan Enter.
- Pilih bentuk huruf yang diinginkan dengan menekan panah atas/bawah.
- Tekan tab sekali komputer akan mengatakan “Font Style: Edit”, tekan panah bawah bila Anda menghendaki teks header atau footer dicetak dengan huruf tebal, huruf miring atau miring dan tebal.
- Tekan tab lagi untuk menuju ke Size, tentukan ukuran hurufnya dengan menekan panah atas/ bawah.
- Tekan tab lagi komputer akan mengatakan “Strikethrough check box not check.” Ubah menjadi check dengan menekan sepasi bila anda menginginkan teks header atau footer dicoret tengahnya dengan tanda dash.
- Tekan Tab komputer akan mengatakan “Superscript Check Box Not Check”. Tekan sepasi untuk mengubahnya menjadi check bila Anda menginginkan teks header atau footer ditulis dengan posisi agak naik ke atas.
- Tekan Tab lagi untuk menuju Subscript. Tekan sepasi untuk menjadikannya check bila Anda menginginkan teks header atau footer ditulis agak menurun.
- Tekan Tab lagi komputer akan mengatakan “Underline (Non).” Tekan panah bawah bila Anda menginginkan teks header atau footer dicetak dengan garis bawah.
- Setelah semua diatur, tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter sampai kembali kedokumen.

4. Memasukkan komponen Header atau Footer

Mungkin halaman lembar kerja yang akan dicetak sangat banyak. Untuk memudahkan mencari dan mengidentifikasi halaman lembar kerja kita dapat memasukkan komponen header atau footer dengan menggunakan tombol Header atau footer. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk kedalam header and footer.
- Pilih custom header atau footer, tekan Enter.
- Pilih posisi header yang Anda inginkan, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Total”, bila menekan Enter disini header yang akan dibuat berupa nomor urut halaman.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Current”, bila menekan Enter disini header yang akan dibuat berupa nomor halaman, sesuai dengan posisi kursor berada.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Date”, bila menekan Enter disini header yang akan dibuat berupa tanggal, sesuai dengan tanggal ketika Anda membuat header atau footer.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Time”, bila menekan Enter disini header yang dibuat akan berupa jam, sesuai dengan waktu ketika Anda membuat header atau footer.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “File Name”, bila menekan Enter disini header atau footer yang akan dibuat berupa nama file yang ada.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Tab”, bila menekan Enter disini header atau footer yang akan dibuat berupa lembar kerja, seperti Sheet1, Sheet2 dan sebagainya.
- Pilih komponen header atau footer yang diinginkan, tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

G. Menentukan Arah Pencetakan Pada Lembar Kerja

Mungkin pada lembar kerja banyak tabel data yang tersusun kesamping dan kebawah. Kita dapat mencetak lembar kerja ke bawah kemudian ke atas, (down then over), atau ke atas kemudian ke bawah (over then down). Pencetakan ke bawah kemudian ke atas artinya komputer akan mencetak lembar kerja dari atas ke bawah, jika tabel data tidak ditemukan lagi, Excel akan mencari ke atas samping kanan. Pencetakan ke atas kemudian ke bawah artinya Excel akan mencetak tabel data ke arah samping, jika sudah tidak ditemukan lagi baru akan mencari ke bawah. Secara default Excel akan mencetak kebawah kemudian ke atas. Kita dapat mengubah arah pencetakan dengan cara berikut:
- Buka kotak dialog Page Set Up.
- Tekan panah kanan/kiri sampai JFW mengatakan “Sheet Tab”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Down, Then Over Radio Button Check”.
- Tekan panah bawah untuk mengubah menjadi Over Then Down Radio Button Check.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter untuk kembali ke lembar kerja.

H. Memilih Daerah Yang Dicetak

Secara default Excel akan mencetak daerah lembar kerja yang berisi data. Jika tidak ingin mencetak seluruh lembar kerja, kita harus memilih daerah yang dicetak. Kita juga dapat membatakan daerah yang dicetak bila daerah yang telah kita pilih itu salah.

1. Menentukan Daerah Yang Akan Dicetak

Untuk memilih daerah lembar kerja yang akan dicetak caranya yaitu:
- Pilih daerah yang akan dicetak.
- Aktifkan menu file, pilih Print Area, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Set Print Area”, tekan Enter.

2. Membatalkan Daerah Print Area

Untuk Membatakan Daerah yang dicetak ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu File, pilih print Area, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Clear Print Area”, tekan Enter.

I. Memperbesar Atau Memperkecil Tabel Data

Setelah membuat tabel data pada lembar kerja, sering kali tabel data pada lembar kerja terlalu kecil atau terlalu besar dalam halaman, sehingga tabel data tidak pas dalam halaman. Jika tabel terlalu kecil, kita dapat memperbesarnya agar pas dalam satu halaman. Sebaliknya, jika tabel terlalu besar kitapun dapat memperkecilnya agar pas dalam satu halaman. Untuk menyesuaikan tabel data dalam satu halaman caranya adalah sebagai berikut:
- Aktifkan menu bar, pilih Page Set Up, tekan Enter.
- Didalam kotak dialog Page Set Up, tekan panah kanan/kiri untuk memilih Tab Page.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Adjust To”.
- Untuk memperbesarnya tekan panah atas sampai lebih dari ps100, sedang untuk memperkecil tekan panah atas kurang dari ps100.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter untuk kembali ke layar edit.

J. Mencetak Tabel Data

Setelah melakukan persiapan di atas, sekarang telah siap mencetak tabel data ke kertas, untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu File, pilih Print dot dot dot tekan Enter, maka kotak dialog Print akan dibuka.
- Ketika kotak dialog Print baru terbuka seleksi kursor berada pada “Number of copy”, disini tertulis 1.
- Tekan panah atas jika Anda ingin menggandakan hasil cetakan.
- Tekan Tab untuk ke OK dan tekan Enter maka dokumen akan segera dicetak.

X. MENGGUNAKAN FUNGSI

Sebelumnya kita telah menggunakan rumus fungsi untuk melakukan operasi perhitungan. Jika perhitungan tersebut melibatkan banyak data atau sel, kompleks atau untuk aplikasi tertentu, tentu hal ini sangat merepotkan kita. Untuk memecahkan hal ini Microsoft Excel menyediakan banyak fungsi. Fungsi adalah Rumus yang siap pakai untuk membantu rumus perhitungan. Pada Microsoft Excel tersedia bermacam-macam fungsi. Fungsi-fungsi ini dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi, seperti fungsi keuangan, matematika, statistika, pembacaan tabel, logika teks dan data Database dan sebagainya. Kita dapat menggunakan fungsi ini dengan mengetikkannya langsung secara manual, atau menggunakan paste function untuk memasukkan rumus secara otomatis kedalam sel.

A. Penulisan Fungsi dan Argumen

Setiap fungsi Excel harus didahului dengan tanda sama dengan, kemudian diikuti oleh nama fungsi dan argumen. Argumen pada fungsi dapat berupa angka, sel, teks atau Range rumus atau ekspresi logika. Argumen dituliskan dalam tanda kurung.
Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan dalam menuliskan argumen. Hal tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kita dapat menambahkan sepasi di antara argumen untuk memudahkan kita membaca rumus.
2. Jika argumen suatu fungsi salah maka rumus akan memberikan nilai salah, tanda crash, Value.

B. Fungsi Logika

Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk melakukan operasi logika. Dengan fungsi ini kita dapat melakukan apakah suatu pernyataan benar atau tidak. Jika pernyataan tersebut benar kita dapat melakukan operasi perhitungan tertentu. Jika pernyataan tersebut tidak benar, kita bisa melakukan perhitungan yang lain.

1. Operasi Logika, Pernyataan Logika dan Operator Pembanding

Di samping melakukan operasi perhitungan Excel dapat juga melakukan operasi logika. Dengan menggunakan operasi ini Excel dapat melakukan penilaian, apakah suatu pernyataan benar atau salah. Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1 dan 20 pada sel B2. Kemudian ketikkan pernyataan =B1<B2 pada sel B3, maka Excel akan memberi nilai benar atau true pada sel B3. Jika angka pada sel B1 kita ganti dengan nilai 30, maka Excel akan memberi nilai salah atau false pada sel B3.
Untuk operasi logika kita dapat menggunakan relasi atau pembanding. Untuk lebih jelasnya operator pembanding tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tanda sama dengan (=), artinya sama dengan.
2. Operator pembanding tanda lebih kecil (), artinya lebih besar dari.
4. Operator pembanding tanda lebih kecil sama dengan (=), artinya lebih besar dari atau sama dengan.
6. Operator pembanding tanda lebih kecil lebih besar (), artinya tidak sama dengan.

Operator pembanding dapat diterapkan pada data angka dan teks. Hal yang dibandingkan pada data angka dan teks adalah sebagai berikut:
a. Untuk data angka yang dibandingkan adalah besar kecilnya.
b. Untuk data teks yang dibandingkan adalah urutan abjadnya. Jadi “Carina” lebih kecil dari “Nony”. Karena huruf C lebih dahulu urutannya dari pada huruf N. Dengan demikian jika pada sel B1 berisi “Carina” dan pada sel B2 berisi “Nony”, kemudian pada sel B3 kita buat pernyataan logika =B1<B2, Excel akan memberi nilai benar atau true.

2. Fungsi And Dalam Kurung dan Or Dalam Kurung

Kita dapat menggabungkan dua pernyataan atau lebih dengan menggunakan And dalam kurung, atau Or dalam kurung. Bentuk kedua fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

Sama dengan And (pernyataan logika 1, pernyataan logika 2,…). Sama dengan Or pernyataan logika 1, pernyataan logika 2,…). Disini pernyataan logika 1, pernyataan logika 2 dan seterusnya adalah argumen berupa pernyataan logika. Fungsi And dalam kurung akan memberi nilai benar atau true jika semua pernyataan logika yang digabung adalah benar. Atau true. Fungsi Or dalam kurung akan memberikan nilai benar atau true jika setidaknya salah satu pernyataan logika yang digabung adalah benar atau true.
Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1, 20 pada sel B2 dan 30 pada sel B3. Jika kita memberikan pernyataan logika dengan =And(B1<B2,B2<B3) pada B4, maka pernyataan ini memberikan nilai benar pada sel B4, karena kedua pernyataan ini benar. Tetapi jika kita memberikan pernyataan logika dengan =Or(B1B3) pada sel B5, maka pernyataan ini memberikan nilai benar pada sel B5, karena salah satu dari pernyataan tersebut benar.

3. Fungsi Not Dalam Kurung

Fungsi not dalam kurung memberi nilai benar atau true jika nilai yang diberikan pernyataan logika adalah salah atau false, dan sebaliknya memberikan nilai salah atau false jika nilai yang diberikan pernyataan logika adalah benar atau true. Jadi fungsi not dalam kurung memberi nilai lawan dari nilai hasil pernyataan logika dari argumennya.

C. Rumus If Dalam Kurung

1. Bentuk Dasar Rumus If

Fungsi If dalam kurung memberi nilai jika pernyataan logika adalah benar atau true, dan memberi nilai bila pernyataan logika adalah salah. Bentuk fungsi If dalam kurung adalah sebagai berikut: =If(pernyataan logika, Nilai jika benar, Nilai jika salah). Sebagai contoh ketikkan 10 pada sel B1, 20 pada sel B2. Pada sel B3 ketikkan rumus =If(B1>B2,B1-B2,B2-B1). Hal ini berarti jika B1 lebih besar dari B2, hitung nilai B1 dikurangi B2. Jika B1 tidak lebih besar dari B2, hitung nilai B2 dikurangi B1. Karena nilai B2 lebih besar dari B1, maka nilai hasil perhitungan pada sel B3 adalah 10.
Nilai ini merupakan hasil perhitungan nilai B2 dikurangi B1 (20-10), karena pernyataan logika B1 lebih besar B2 memberi nilai salah. Bila nilai B1 kita hapus dan diganti dengan 50, maka pada sel B3 secara otomatis akan didapatkan nilai 30, yaitu B1 dikurang B2 (50-20).

2. Pengembangan Rumus If

Di atas adalah contoh sederhana dari penggunaan rumus If. Dalam pembahasan berikut ini akan di sajikan beberapa penggunaan rumus If.

a. Menggunakan Rumus If untuk Menghitung Persen dalam Tabel

Pada suatu saat mungkin kita harus menghitung data dengan kriteria tertentu untuk dikalikan dengan bilangan prosen. Kriteria yang ditetapkan Biasanya lebih dari satu kriteria. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dibawah ini.
PT Fajar Mas Murni sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan alat-alat berat bermaksud memberikan potongan harga (discount) kepada para langganan yang selama tahun 1999 membeli barang dari perusahaan tersebut mencapai nilai tertentu. Kepada pelanggan yang nilai pembelian tahun lalunya di atas rp100000000 maka akan mendapat potongan sebesar ps20 jika memesan barang di awal tahun 2000. Sedang pelanggan yang nilai pembelian tahun lalunya mencapai rp200000000 dan memesan barang kembali di awal tahun 2000, maka akan diberi potongan sebesar ps40. Maka didapatlah sejumlah pelanggan yang memenuhi kriteria seperti terdapat pada tabel di bawah ini.

DAFTAR NAMA PELANGGAN
YANG MENDAPAT POTONGAN HARGA
DARI PT FAJAR MAS MURNI

Tabel terdapat dari kolom A sampai D dan dari baris 1 sampai 11.

Nama Perusahaan Pembelian tahun lalu Pesanan barang tahun ini Besar potongan
MP 125000000 150000
Tr 110000000 120000000
Fr 135000000 175000000
Hp 200000000 225000000
Jk 250000000 275000000
Uk 185000000 100000000
Mr 190000000 100000000
Nt 280000000 250000000
Gr 256000000 200000000
Rs 175000000 105000000

Untuk mengisi kolom jumlah potongan Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:
- Tempatkan kursor pada sel D2, ketik rumus:
=If(B2=1000000000,”kulkas”,”A. C.”), tekan Enter.
- Kopi rumus tersebut kedalam sel-sel dibawahnya, maka tabelnya akan menjadi seperti dibawah ini.

Pelanggan Nilai pembelian Hadiah
CV Kartika 525000000 kulkas
Indah Jaya 750000000 Kulkas
Intan Jaya 1100000000 A. C.
Mustika 650000000 Kulkas
Dian Jaya 1200000000 A. C.

c. Menggabungkan Rumus If Dengan Rumus Absolut

Pada suatu saat mungkin kita harus menghitung data dengan hasil keluaran tertentu, namun harus diabsolutkan. Untuk lebih jelasnya coba perhatikan contoh tabel berikut.
Sebuah perusahaan garmen bermaksud memberikan hadiah berupa uang kesejahteraan sebesar ps10 dari upahnya kepada karyawan yang berhasil mencapai nilai upah 1500000 atau lebih, dan ps5 kepada karyawan yang mencapai nilai upah antara 1000000 sampai dibawah 1500000. Maka didapatlah sejumlah karyawan yang memenuhi kriteria di atas.

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 1 sampai 13.

Upah Per Potong 55000

Nama Karyawan Jumlah Barang yang Dihasilkan Uang Kesejahteraan
Rianto 25
Sargiwan 31
Sunarmi 30
Sugeng 20
Munah 32
Tarjuki 35
Narto 21
Siti 30
Marijan 24
Sumarti 23

Untuk mengisi kolom C sesuai kriteria kita harus menggabungkan rumus If dengan rumus Absolut. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan kursor pada sel C4 (kolom uang kesejahteraan).
- Ketik rumus: If(B4*$B$1>=1500000,B4*$B$1*10%,B4*$B$1*5%), tekan Enter.
- Kopi rumus tersebut kedalam sel-sel di bawahnya, maka tabelnya akan menjadi seperti di bawah ini.

Upah Per Potong 55000

Nama Karyawan Jumlah barang yang dihasilkan Uang kesejahteraan
Rianto 25 68750
Sargiwan 31 170500
Sunarmi 30 165000
Sugeng 20 55000
Munah 32 176000
Tarjuki 35 192500
Narto 21 57750
Siti 30 165000
Marijan 24 66000
Sumarti 23 63250

D. Fungsi Pembacaan Tabel

Untuk menyatakan posisi sel dalam suatu tabel digunakan nomor indeks kolom dan nomor indeks baris. Nomor indeks kolom merupakan angka yang menyatakan posisi suatu kolom dalam tabel. Sedangkan nomor indeks baris merupakan angka yang menyatakan posisi baris dalam tabel. Nomor indeks baris atau kolom dimulai dengan nilai 1 untuk baris dan kolom pertama dalam Range tabel tersebut. Sebagai contoh berikut terdapat tabel harga televisi.

TABEL HARGA TELEVISI

Tabel di bawah ini terdiri dari 3 kolom, dimulai dari kolom B hingga D, dan dari baris 3 hingga 9.

Kode Barang Merek Televisi Harga per unit
T-001 Philips 1500000
T-002 Politron 2000000
T-003 Sony 1800000
T-004 Digitek 1000000
T-005 Panasonic 2800000
T-006 National 2000000

Disini terlihat tabel meliputi Range B3:D9 sehingga nomor indeks kolom dari kolom B adalah 1, dari kolom C adalah 2 dan dari kolom D adalah 3. Nomor indeks baris dari baris 3 adalah 1, baris 4 adalah 2 dan dari baris 5 adalah 3 dan seterusnya.

E. Fungsi Vlookup Dalam kurung dan Hlookup Dalam kurung

Fungsi Vlookup dalam kurung dan Hlookup dalam kurung berguna untuk membaca suatu tabel. Jika tabel tersusun secara vertikal, kita menggunakan fungsi Vlookup dalam kurung. Tapi jika tabel tersusun secara horisontal, kita menggunakan fungsi Hlookup dalam kurung.
Bentuk fungsi Vlookup dalam kurung dan Hlookup dalam kurung adalah sebagai berikut:
- Vlookup dalam kurung: =Vlookup(nilai kunci, Range tabel, nomor indeks kolom).
- Hlookup dalam kurung: =Hlookup(nilai kunci, Range tabel, nomor indeks baris).

1. Fungsi Vlookup Dalam Kurung

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa fungsi Vlookup dalam kurung digunakan untuk tabel yang ditulis secara vertikal. Artinya di baris paling atas dari kiri ke kanan merupakan judul kolom, sedang di bawah dari masing-masing judul kolom merupakan datanya. Sebagai contoh di bawah ini terdapat tabel pembelian televisi.

TABEL PEMBELIAN TELEVISI

Tabel terdapat dari kolom B sampai D, dan dari baris 3 sampai 9

Kode Barang Merek Televisi Harga Per Unit
T-001 Philips 1500000
T-002 Politron 2000000
T-003 Sony 1800000
T-004 Digitek 1000000
T-005 Panasonic 2800000
T-006 National 2000000

Selanjutnya dari kolom B sampai F dan dari baris 13 sampai 18 terdapat tabel pembelian televisi.

Nama pembeli Jumlah Kode barang Merek Barang Nilai
Toko perkasa 10 T-001
Toko cahaya 15 T-004
Toko aneka 17 T-006
Toko sinar 12 T-005
Toko dida 18 T-003

Untuk mengisi kolom E dan F kita tak perlu mengetik ulangg, tapi kita cukup menggunakan rumus Vlookup. Agar lebih jelas ikuti langkah-langkah berikut:
- Pada Sel E14 ketik =Vlookup(D14,$B$4$D$9,2), tekan Enter. Dengan cara tersebut pada sel E14 akan terdapat merek televisi yang ber kode T-001 yaitu philips.
- Untuk mengisi kolom nilai (kolom F), tempatkan kursor pada sel F14, lalu ketik rumus =C14*Vlookup(D14,$B$4:$D$9,3), tekan Enter. Dengan cara tersebut pada kolom F14 akan terdapat angka hasil kali dari jumlah barang dengan harga merek televisi philips yaitu 15000000.
- Untuk mengisi sel-sel dibawahnya rumus tersebut dapat di kopi dengan cara yang telah dijelaskan sebelumnya.

2. Rumus Hlookup Dalam Kurung

Rumus Hlookup dalam kurung digunakan untuk tabel yang disusun secara horisontal. Agar lebih jelas coba perhatikan contoh berikut.

TABEL HARGA RADIO

Tabel terdapat pada kolom A sampai I, mulai baris 1 sampai 3.

Kode Barang R-001 R-002 R-003 R-004 R-005 R-006 R-007 R-008
Merek Panasonic Philips Aiwa Sony Samsung Politron Sharp Tosiba
Harga 500000 650000 750000 850000 650000 500000 600000 950000

Selanjutnya mulai baris 11 sampai 15 dan dari kolom A sampai F terdapat tabel pembelian radio seperti dibawah ini.

Nama pembeli Toko Jaya Toko Indah Toko bahagia Toko riana Toko dian
Jumlah 18 20 25 25 30
Kode barang R-003 R-004 R-001 R-007 R-006
Merek barang
Nilai

Untuk mengisi baris merek dan harga Anda cukup melakukan langkah-langkah berikut:
- Tempatkan kursor pada sel B14, ketik rumus =Hlookup(B13,$B$1:$I$3,2) tekan Enter, maka pada kolom B14 akan terdapat merek barang yang berkode R-003 yaitu Aiwa.
- Tempatkan kursor pada sel B15, ketik rumus =B13*Hlookup(B13,$b$1:$I$3,3) tekan Enter, maka pada sel tersebut terdapat angka hasil kali harga merek Aiwa dengan jumlah yaitu 13500000.
- Untuk melengkapi sel-sel lain kopi rumus tersebut dengan cara-cara yang telah dibicarakan pada pembahasan sebelumnya.

F. Fungsi Choose Dalam Kurung

Fungsi choose dalam kurung berguna untuk memilih suatu data dari daftar. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut: =Choose(nomor urut, nilai kedua, nilai ketiga…). Dimana nomor urut merupakan nomor urut data dari daftar. Sedang nilai pertama, nilai kedua dan seterusnya merupakan nilai-nilai yang kita tentukan pada daftar. Untuk lebih jelasnya coba tempatkan kursor pada sel mana saja yang Anda inginkan misalnya sel B1. Ketik =Choose(3,100,200,300,400,500) tekan Enter. Maka pada sel B1 akan terdapat angka 300 yaitu urutan ketiga dari daftar.

XI. ARGUMEN FUNGSI STATISTIK

Argumen fungsi statistik dapat berupa:
1. Daftar, contoh:
a. =Sum(10,20,34,40,12), artinya jumlahkan 10, 20, 34, 40 dan 12.
b. =Average(A1,A2,A3,A4) artinya rata-ratakan isi kolom A1, A2, A3, A4.
2. Alamat Range, contoh:
c. =Average(B2:D8), artinya rata-ratakan dari sel B2 sampai D8.
d. =Max(c2:c10), artinya tentukan nilai terbesar dari sel C2 sampai C10.
Keterangan:
Dalam perhitungan fungsi statistik, sel yang kosong atau berisi bukan data angka akan diabaikan.

A. Fungsi Statistik

Fungsi statistik adalah fungsi untuk aplikasi statistik. Beberapa fungsi statistik adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Max Dalam Kurung
Fungsi Max Dalam Kurung adalah perintah untuk menentukan nilai maximum dari suatu data yang kita masukkan. Contoh: ketikkan pada sel B1 =Max(5,6,7,8,9) tekan Enter. Dengan cara ini pada sel B1 akan terdapat angka 9.

2. Fungsi Min Dalam Kurung
Fungsi Min Dalam Kurung adalah perintah untuk menentukan nilai minimum dari data yang kita masukkan.

3. Fungsi Average Dalam Kurung
Fungsi Average Dalam Kurung adalah perintah untuk menghitung Rata-rata dari data yang kita masukkan.

4. Fungsi Count Dalam Kurung
Fungsi Count Dalam Kurung adalah perintah untuk menghitung banyak data yang kita masukkan. Contoh: ketikkan pada sel B2 =Count(1,2,3,4) tekan Enter, maka pada sel tersebut akan terdapat angka 4.

B. Fungsi-fungsi Lain

1. Fungsi Left Dalam kurung dan Fungsi Right Dalam Kurung
Kita dapat mengambil sebagaian data teks dari arah kiri dengan menggunakan fungsi left dalam kurung, dan mengambil sebagaian teks dari arah kanan dengan fungsi Right dalam kurung. Bentuk kedua fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
=Left(alamat sel, jumlah karakter)
=Right(alamat sel, Jumlah karakter)
Sebagai contoh: ketikkan Indonesia pada sel B4. Kemudian pada sel B5 ketikkan =Left(B4,4) Enter, maka pada sel B5 terdapat kata Indo yaitu 4 huruf dari depan. Ketikkan pada sel B6 =Right(B4,4) Enter, maka pada sel tersebut ada kata esia yaitu 4 huruf dari arah kanan.

2. Fungsi Mid Dalam Kurung
Selain dari arah kiri dan kanan data teks, kita dapat mengambil bagian teks dari tengah dengan fungsi Mid Dalam Kurung. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut: =Mid(alamat sel, posisi mengambil, jumlah) Enter. Dimana alamat sel berisi data teks, posisi mulai mengambil adalah nomor urut karakter dari arah kiri data teks, dan jumlah karakter adalah jumlah karakter yang akan diambil. Sebagai contoh ketikkan komputer pada sel C3, kemudian pada sel c4 ketikkan =Mid(C3,2,4) Enter, maka pada sel C4 terdapat kata ompu.

3. Fungsi Upper Dalam Kurung dan Fungsi Lower Dalam Kurung
Fungsi Upper dalam kurung digunakan untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf kapital. Sedangkan fungsi lower dalam kurung berguna untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf kecil. Bentuk kedua fungsi ini adalah sebagai berikut:
=Upper(alamat sel), Enter
=Lower(alamat sel), Enter.
Sebagai contoh ketikkan kata indonesia pada sel A1, lalu pada sel B1 ketik =Upper(A1) tekan Enter, maka pada sel B1 terdapat kata INDONESIA dengan huruf besar semua. Pada sel C1 ketik rumus =lower(B1) tekan Enter, maka pada sel C1 terdapat kata indonesia dengan huruf kecil semua.

4. Fungsi Proper Dalam Kurung
Fungsi proper dalam kurung berguna untuk mengubah data teks menjadi huruf kecil dimana karakter awal teks ditulis dengan huruf kapital. Bentuk fungsi ini adalah sebagai berikut:
=Proper(alamat sel) Enter.
Sebagai contoh ketikkan kata ROBERT NASUTION pada sel A1, lalu pada sel B1 ketik rumus =Proper(B1) Enter, maka pada sel B1 terdapat kata Robert Nasution dengan awal kata huruf kapital.

5. Fungsi Trim Dalam Kurung
Fungsi trim dalam kurung berguna untuk menghapus kelebihan sepasi pada data teks. Fungsi Trim Dalam Kurung adalah sebagai berikut:
=(Trim(alamat sel) tekan Enter.
Sebagai contoh ketikkan kata surat kabar pada sel A1 (antara surat dengan kabar diberi dua sepasi), kemudian pada sel B1 ketikkan =Trim(A1) Enter, maka pada sel B1 terdapat kata surat kabar yang dibuang kelebihan sepasinya.

6. Fungsi Len Dalam Kurung
Fungsi Len berguna untuk menghitung banyaknya karakter data teks. Bentuk fungsi Len Dalam Kurung adalah sebagai berikut:
=Len(alamat sel) Enter.
Sebagai contoh pada sel A1 ketikkan kata komputer, kemudian pada sel B1 ketik =Len(a1) Enter. Maka pada sel B1 terdapat angka 8 yang merupakan jumlah karakter dari kata komputer.

7. Fungsi Weekday Dalam kurung
Fungsi Weekday Dalam Kurung berguna untuk memberikan nomor urut hari dalam mingguan dari data tanggal. Nomor urut dalam mingguan adalah dimulai dari minggu sampai sabtu dan diberi nomor urut 1 sampai 7. Sebagai contoh ketikkan 3-July-99 pada sel B2. Kemudian ketikkan =Weekday(B2) pada sel B3 dan tekan Enter. Maka fungsi ini memberi nilai 7 pada sel tersebut yaitu hari Sabtu.

8. Fungsi Now Dalam kurung
Fungsi ini memberikan tanggal dan waktu sekarang. Sebagai contoh ketik =Now() tekan Enter, maka pada sel tersebut diberi tanggal dan waktu sekarang. Untuk memperbarui tanggal dan waktu tersebut tekan tombol F9.

9. Fungsi Today Dalam kurung
Fungsi ini sama dengan Fungsi Now Dalam Kurung, hanya bedanya Fungsi Today Dalam Kurung hanya memberikan data tanggal saja, sedangkan waktunya tidak.

C. Fungsi Database

Sebelumnya kita telah mengenal Fungsi Statistik, seperti Sum, Average, Count dan sebagainya. Selain Fungsi Statistik, Excel juga menyediakan Fungsi Database untuk melakukan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteria. Fungsi Database antara lain:
1. Dsum Dalam Kurung, yaitu fungsi untuk menjumlah data yang memenuhi kriteria tertentu.
2. Daverage, yaitu fungsi untuk menghitung rata-rata dengan kriteria tertentu.

Bentuk Fungsi Database adalah sebagai berikut:
=Dsum(Range database, nomor kolom, Range kriteria)
=Daverage(Range database, nomor kolom, Range kriteria)

Dimana range database adalah range sel database berada, nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya yang akan dijumlahkan, atau dirata-rata, dan range kriteria adalah range yang berisi kriteria. Untuk lebih jelasnya perhatikan tabel di bawah ini.

TABEL PENJUALAN BARANG

Tabel terdapat dari kolom B sampai D dan dari baris 2 sampai 13.

Pembeli Nilai Status
Toko Fajar 1600000 Lunas
Toko Sinar 3400000 Lunas
Toko Cahaya 5000000 Belum lunas
Toko Sinar 1200000 Lunas
Toko Fajar 5000000 Belum lunas
Toko Maju 6700000 Belum lunas
Toko Fajar 2000000 Lunas
Toko Sinar 4500000 Lunas
Toko Maju 1700000 Belum lunas
Toko Cahaya 4200000 Belum lunas
Toko Makmur 2500000 Belum lunas

Sekarang kita akan menghitung pembelian rata-rata dari masing-masing toko, menghitung jumlah total pembeliannya dan jumlah pembelian yang belum lunas. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Ketik pada sel F2: Pembeli dan pada sel F3 Toko Fajar.
- Tempatkan kursor pada sel F7, ketik total pembelian dan pada F8, ketik Toko Fajar.
- Tempatkan kursor pada sel G7, ketik rata-rata pembelian dan pada sel G8, ketik Toko Fajar.
- Pada sel F9 ketik rumus =Dsum(B2:D13,2,F2:F3) tekan Enter, maka pada sel tersebut terdapat angka 8600000 yaitu jumlah pembelian seluruhnya dari Toko Fajar.

Untuk menghitung pembelian rata-rata Toko Fajar, ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan kursor pada sel H9.
- Ketik rumus =Daverage(B2:D13,2,F2:F3) tekan Enter.

Untuk menghitung pembelian Toko Fajar yang belum lunas, ikuti langkah-langkah berikut:
- Pada sel G2 ketik status dan pada G3, ketik elum lunas.
- Tempatkan kursor pada sel H9, ketik rumus =Dsum(B2:D13,2,F2:G3) tekan Enter, maka pada sel tersebut terdapat angka 3600000, yaitu jumlah pembelian Toko Fajar yang belum lunas.

Untuk menghitung jumlah total pembelian dari Toko Sinar, pada sel F3 ganti dengan Toko Sinar. Sedang untuk menghitung pembelian Toko Fajar yang sudah lunas, pada Sel G3 ganti dengan kata lunas.

XII. FASILITAS ANALISA BAGAIMANA JIKA DAN PENCARI SOLUSI

Sebelumnya kita telah menggunakan rumus atau fungsi dengan nilai-nilai masukan yang telah diketahui didalam sel untuk mendapatkan nilai keluaran. Disini jika nilai masukan diubah maka nilai keluaran berubah. Tetapi jika kita mengubah nilai keluaran, nilai-nilai masukan pada fungsi tidak dapat berubah. Untuk mendapatkan nilai-nilai masukan dan nilai keluaran yang telah diketahui, kita dapat menggunakan fasilitas analisa bagaimana jika, atau what is analisis. Dengan menggunakan fasilitas ini, kita juga dapat menganalisa nilai-nilai masukan untuk mendapatkan keluaran tertentu tanpa melakukan perhitungan berulang-ulang.

A. Goal Seeker

Goal Seeker merupakan fasilitas analisa bagaimana jika untuk mendapatkan suatu nilai masukan rumus atau fungsi dari nilai keluaran tertentu. Masukan rumus dengan nilai-nilai masukan kedalam sel untuk mendapat nilai keluaran. Kemudian masukan nilai keluaran baru dan pilih sel masukan yang akan diubah, maka fasilitas ini akan mengganti nilai sel masukan, untuk mendapat nilai keluaran baru. Sebagai contoh pada sel E2 pada tabel dibawah ini terdapat nilai hasil rumus 2000000 dari hasil perkalian jumlah barang 20 pada sel C125 dan harga barang 100000 pada sel D2. Coba perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel terdapat pada kolom C sampai E dan pada baris 1 sampai 2.

Jumlah barang Harga Nilai
20 100000 2000000

Kita ingin mendapat jumlah barang pada sel C2 jika kita ingin memperoleh nilai penjualan 500000. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan cursor pada sel E2.
- Aktifkan menu Tools, pilih perintah Goal Seeker tekan Enter.
- Begitu anda menekan Enter, komputer mengatakan set sel, E2, artinya sel yang akan diubah adalah sel E2.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Field To Value. Pada Field ini ketik nilai yang akan dicapai yaitu 500000.
- Tekan Tab sekali lagi untuk menuju ke Field By Changing Cell, disini ketik alamat sel yang akan diubah. Dalam hal ini Anda harus menuliskan alamat sel B2, yaitu sel jumlah.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter. Setelah melalui proses ini komputer akan menginformasikan “Goal seeking with Cell E3 has Found solution By Achieve Value 500000, current Value 500000. Kemudian terdapat pilihan OK, Cancel. Tekan panah atas/bawah untuk memilih jawaban itu.
- Tempatkan cursor pada pilihan “OK” dan tekan Enter.
Setelah melalui proses ini pada sel E2 angkanya berubah menjadi 500000, dan pada sel B2 berubah menjadi 5, seperti tampak pada tabel berikut.

Jumlah barang Harga nilai
5 100000 500000

B. Data Tabel

Mungkin kita ingin menganalisa dan membandingkan beberapa nilai masukan pada rumus. Jika hal ini dilakukan dengan menggunakan Goal Seeker, maka kita harus melakukan perhitungan yang berulang-ulang. Untuk mempermudah melakukan hal ini kita dapat menggunakan fasilitas Data Tabel. Dengan fasilitas ini, masukkan beberapa nilai masukan. Kemudian lakukan perhitungan rumus dengan nilai-nilai masukan tersebut dalam satu operasi. Sehingga penganalisaan beberapa nilai masukan dapat dilakukan dengan mudah. Sebagai contoh di bawah ini terdapat tabel penjualan barang.

TABEL DATA UNTUK MEMBANDINGKAN
BEBERAPA NILAI MASUKAN

Tabel terdapat dari kolom C sampai D, dan baris 2 sampai 15.

Harga Barang 100000
Jumlah barang 5

Nilai penjualan

Jumlah barang
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Kita akan mengisi kolom kedua baris 5, dan dari baris 7 sampai 15. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.
- Tempatkan kursor pada sel D5, ketik rumus =D2*D5, maka pada sel tersebut terdapat angka 500000 sebagai hasil kali dari 100000 dikali 5.
- Tempat kan kursor pada sel D7, ketik rumus =D5, pada seltersebut terdapat angka 500000.
- Pilih dari sel C7 sampai D15.
- Aktifkan Menu Data, pilih Tabel, tekan Enter.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Column Input Cell.
- Tekan panah atas/bawah, kanan/kiri sampai JFW mengatakan $d$3, tekan Enter.

Setelah melalui proses tersebut tabelnya akan menjadi seperti di bawah ini.

Harga Barang 100000
Jumlah barang 5

Nilai penjualan 500000

Jumlah barang 500000
1. 100000
2. 200000
3. 300000
4. 400000
5. 500000
6. 600000
7. 700000
8. 800000

C. Menganalisa Dengan Dua Sell Input

Sebelumnya kita telah menganalisa nilai-nilai masukan dengan satu sel input. Selain dengan satu sel input kita juga dapat menganalisa nilai-nilai masukan dengan dua sel input. Sebagai contoh perhatikan tabel berikut.

TABEL NILAI PENJUALAN BARANG

Tabel terdapat pada kolom C sampai G dan pada baris 1 sampai 16.

Harga Barang 10000
Jumlah barang 5

Nilai penjualan 50000

Harga barang Harga Barang Harga barang
50000 10000 20000 30000 40000
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Kita akan menganalisa dan membandingkan beberapa nilai jumlah barang dan nilai harga barang terhadap nilai penjualan barang dengan menggunakan fasilitas data tabel. Nilai-nilai jumlah barang kita masukkan kedalam C8 sampai C16. Dan nilai-nilai barang kita masukkan kedalam D8 sampai G8. Hasil perhitungan rumus akan kita masukkan D9 sampai G16. Sebagai rumus yang harus dihitung dengan operasi pada sel C8 dimasukkan rumus yang ada pada sel D5. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:
- Untuk mengisi sel D5 ketik rumus =D2*d3 untuk mendapatkan angka 50000.
- Pada sel C8 ketik rumus =D5.
- Kemudian dari sel D8 sampai G8 ketik berturut-turut angka 10000, 20000, 30000, 40000.
- Dari sel C9 sampai sel c16 tulis angka 1., 2., dan seterusnya sampai 8.
- Pilih dari sel C8 sampai g16.
- Aktifkan menu Bar, pilih data, pilih Tabel, tekan Enter. Maka kotak dialog tabel akan dibuka. Begitu memasuki kotak dialog Tabel kita berada pada Row Input Cell.
- Tekan panah kanan untuk berpindah dari Row input cell $c$8 ke $d$8.
- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Row Input Cell $d$2.”
- Tekan Tab sekali untuk berpindah ke Field Column Input Cell.
- Tekan panah kanan untuk berpindah dari Column input Cell $c$8 ke $d$8.
- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Column input Cell $d$3”.
- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter untuk memasukan rumus kedalam sel, atau
- Tekan Tab sampai ke Cancel dan tekan Enter untuk menggagakan rumus.

Setelah melalui proses tersebut Tabelnya akan menjadi seperti di bawah ini:

Harga Barang 10000
Jumlah barang 5

Nilai penjualan 50000

Harga barang Harga Barang Harga barang
50000 10000 20000 30000 40000
1. 10000 20000 30000 40000
2. 20000 40000 60000 80000
3. 30000 60000 90000 120000
4. 40000 80000 120000 160000
5. 50000 100000 150000 200000
6. 60000 120000 180000 240000
7. 70000 140000 210000 280000
8. 80000 160000 240000 320000

D. Skenario (Scenario)

Ketika kita melakukan analisa tentang prospek suatu buseness yang akan direncanakan, ada banyak kemungkinan terjadi di depan kita. Kemungkinan harga bahan baku naik atau turun, harga bahan bakar naik atau turun, penjualan barang naik atau turun, dan ada banyak kemungkinan lainnya. Kemungkinan-kemungkinan ini akan mengubah nilai-nilai masukan pada perhitungan rumus yang akan kita lakukan. Untuk membantu nilai-nilai masukan ini, kita dapat mengandaikan harga bahan baku sekian, harga bahan bekas sekian, atau penjualan barang sekian dengan fasilitas skenario (Scenario).
Namun pengandaian itu belum tentu benar, jika nilai masukan yang diandaikan meleset, kita dapat mengubah nilai masukan ini dengan fasilitas scenarios maneger. Sehingga nilai-nilai masukan menjadi benar.

1. Membuat Skenario

Sebagai contoh penggunaan skenario, di bawah ini terdapat tabel perkiraan harga barang.

Tabel terdapat pada kolom B sampai C dan pada baris 1 sampai 4.

Harga Barang 100000
Jumlah Barang 25

Nilai Penjualan 2500000

Keterangan:
Angka 25 pada sel B2 bukan angka yang disesuaikan dengan keadaan pasar, Anda boleh saja menggantinya dengan angka lain. Sedangkan angka 2500000 pada sel B4, merupakan hasil kali antara harga barang dengan jumlah barang. Oleh karena itu untuk mengisi sel tersebut harus dibuat dengan rumus. Dalam langkah langkah berikut kita akan membuat perkiraan sebagai berikut:

Jika penjualan barang tinggi, diskenariokan barang akan terjual 1000 unit. Jika penjualan barang rendah disekaniriokan barang akan terjual sebanyak 500 unit. Untuk memudahkan kita memasukkan nilai masukan jumlah barang kita akan membuat sekanirio penjualan barang sebagai berikut:
- Tempatkan kursor pada sel D4 yaitu sel yang akan diubah isinya dengan sekenario.
- Aktifkan Menu Tools, pilih Scenarios, tekan Enter. Pada layar monitor tampil kotak dialog sekanirio.
- Tekan tombol Tab untuk membaca isi kotak dialog sekanario, tempatkan kursor pada pilihan Add dan tekan Enter untuk membuat Scenario baru. Pada layar tampil kotak dialog Add Scenarios.
- Pada kotak Scenarios Name ketik Scenario yang akan dibuat misalnya “Penjualan Tinggi”.
- Tekan Tab sekali untuk berpindah ke Changing Cell, Pilih sel yang akan diubah.
- Pada kotak Comment ketikkan komentar yang akan dibuat, misalnya “Created By Robert”.
- Pada bagian protection klik pada bagian Prepen Change untuk mencegah perubahan sekenario.
- Tempatkan kursor pada pilihan “OK” dan tekan Enter, maka di layar monitor akan tampil Scenarios Values. Ketikkan nilai 1000 sebagai perkiraan penjualan tertinggi.
- Tekan Tab untuk menempatkan kursor pada pilihan “OK”, tekan Enter maka kita kembali ke kotak dialog Scenario Manager.
- Tekan Tab beberapa kali kembali untuk memilih tombol Add dan tekan Enter untuk membuat Scenario yang baru misalnya “Penjualan Rendah”.
- Tekan Tab sampai ke “OK” dan tekan Enter. Disini tentukan nilai penjualan rendah yaitu 500.
- Lalu tempatkan kursor pada pilihan “OK” maka kotak dialog Scenarios Manager akan ditampilkan kembali.
- Setelah semua Scenario di buat, Tempatkan kursor pada pilihan Close untuk menutup kotak dialog ini dan kembali ke layar kerja.

2. Menggunakan Skenario

Kita telah membuat beberapa skenario untuk memudahkan kita dalam mengubah nilai-nilai sel sesuai dengan nilai-nilai yang kita tentukan dalam skenario. Untuk menggunakan scenario caranya sebagai berikut.
- Buka halaman kerja dimana kita membuat scenario-scenario. Kemudian tampilkan kotak dialog Scenario maneger pada layar dengan menggunakan menu Tools, lalu pilih scenarios.
- Dalam kotak dialog tersebut tempatkan kursor pada Scenario yang akan kita gunakan.
- Dengan menggunakan tombol Tab tempatkan kursor pada pilihan Show dan tekan Enter.
- Lalu tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “Close” dan tekan Enter, maka nilai sel tersebut akan di ubah dan sekaligus akan mengubah nilai perhitungan.

3. Mengedit Skenario

Nilai-nilai sel pada sel Scenario merupakan nilai perkiraan sehingga pasti dapat meleset. Sehingga dipertimbangkan akan mengubah nilai sel dengan mengedit scenario. Langkah-langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut:
- Bukalah halaman kerja yang akan diubah skenarionya, kemudian tampilkan kotak dialog Scenario dengan menggunakan Menu Tools, dan pilih Scenarios dan tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Scenario yang mau kita edit.
- Lalu tekan Tab untuk menempatkan Pointer pada pilihan edit dan tekan Enter, maka akan tampil kotak dialog Edit Scenarios.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Scenario yang mau diedit.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Tentukan nilai masukan yang Anda inginkan.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Lakukan cara yang sama untuk mengedit Scenario yang lain.

4. Menghapus Skenario

Jika tidak diperlukan lagi Scenario tersebut dapat kita hapus. Untuk itu ikuti langkah-langkah seperti berikut.
- Tampilkan kotak dialog Scenario kembali.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih scenario yang mau dihapus.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Delete”, tekan Enter.
- Lakukan perintah ini berulang-ulang hingga semua Scenario yang ada terhapus.
- Setelah semua Scenario dihapus, cari pilihan “Close” tekan Enter untuk kembali ke layar kerja.

5. Menggabungkan Skenario

Skenario-skenario yang telah kita buat dapat digabung menjadi satu untuk memudahkan kita menggunakan skenario-skenario tersebut. Untuk lebih jelasnya perhatikan Contoh berikut:

Tabel terdapat pada kolom B sampai C dan dari baris 1 sampai 4

Harga perbuah 100000
Jumlah 25

Nilai penjualan 2500000

Setelah tabel di atas diketik, coba buat Scenario dengan perkiraan sebagai berikut:

Jika penjualan tinggi akan mencapai 1500 unit, sedang jika rendah hanya 800 unit. Lalu pada Sheet 2 terdapat tabel seperti berikut.

Tabel terdapat pada Sheet 2, dari kolom B sampai C dan dari baris 1 sampai 4.

Keterangan:
Untuk berpindah ke Sheet 2, tekan Control-Page Down.

Harga per unit 200000
Jumlah Barang 1500

Nilai Penjualan 300000000

Angka 1500 pada Sheet 2 sel C2 sama dengan nilai penjualan tinggi pada sel C2 Sheet 1, sedang angka 300000000 pada sel C4 sheet 2 adalah hasil kali antara harga perunit (200000) pada sel C1 dengan jumlah barang (1500) pada Sel C2. Karena itu jika skenarionya sama, Anda tak perlu membuat skenario kembali,tapi cukup menggabungkan Skenario kedua sheet tersebut. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Setelah Anda mengetik tabel pada sheet 1 dan membuat skenarionya, tekanControl-Page Down untuk berpindah ke sheet 2.
- Ketik “Harga per unit” pada sel B1 dan angka 200000 pada sel C1.
- Pada Sel B2 ketik “Jumlah Barang”.
- Pada Sel B4 Ketik Nilai Penjualan.
- Pada sel C4 ketik rumus =C1*C2. (Untuk sementara pada sel ini berisi 0).
- Tempatkan kursor pada sel C2 kembali, aktifkan menu Tools, pilih Scenarios dan tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Merge dot dot dot”, tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah, untuk memilih sheet dimana Skenario yang telah dibuat itu berada.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Book …”.
- Tekan panah atas/bawah untuk mencari di mana Skenario itu berada.
- Setelah melalui proses ini Anda dapat langsung menggunakan Scenario ini dengan:
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Skenario yang akan digunakan. Dalam hal ini yang harus dipilih adalah penjualan tinggi.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Show” tekan Enter.
- Tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “Close” tekan Enter.

Setelah melalui proses di atas pada sel C2 terdapat angka 1500 (penjualan tinggi), sedang pada sel C4 terdapat angka 300000000 (hasil kali antara 200000 dengan 1500).

6. Menampilkan Ringkasan Skenario

Kita telah membuat beberapa skenario. Agar terlihat lebih detail, kita dapat menampilkan seluruh skenario. Coba perhatikan Tabel berikut.

Tabel terdapat dari kolom A sampai B dan dari baris 1 sampai 4.

Harga per unit 150000
Jumlah barang 20

Nilai Penjualan 3000000

Coba ketik tabel di atas menggunakan Microsoft Excel. Lalu buat Scenario dengan perkiraan bila penjualan tinggi akan mencapai 100 sedang jika penjualan rendah hanya 50. Setelah itu lalu tampilkan hasil perhitungan selengkapnya dengan cara berikut.
- Buka kotak dialok Scenarios.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Summery” tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
Setelah melalui proses tersebut tabelnya menjadi seperti berikut.

Tabel Terdapat dari kolom B sampai F

Summary Scenario
Current Values Penjualan tinggi Penjualan rendah

$B$2 20 100 50
Changging Cells
$B$4 30000000 150000000 7500000

Jika Anda hanya sekadar ingin melihat ringkasan hasil scenario, maka Anda tak perlu menyimpannya.

XIII. MENGELOLA DATABASE

Lembar kerja Microsoft Excel merupakan Range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom mengandung data yang sejenis, seperti: nama, alamat, kota dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Setiap baris mengandung data-data dari setiap subjek. Baris-baris ini disebut Record.
Kumpulan data-data merupakan Database. Jika data-data pada Database sedikit, kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. Tetapi jika data pada Database sangat banyak, tentu kita akan kesulitan. Untuk memudahkan dalam mengelola Database, kita dapat menggunakan Database Excel. Sebagai contoh jika kita mempunyai tabel yang terdiri dari 3 kolom (Nama, Alamat, jumlah simpanan), dan terdiri 200 baris, tentu kita akan sulit untuk menemukan salah satu nama yang ada.

A. Aturan Penulisan dan Penyusunan Database

Untuk membuat Database pada suatu lembar kerja Excel, kita harus memperhatikan aturan penulisan dan penyusunan Database sebagai berikut:
1. Nama field atau judul kolom Database harus berada di satu baris judul. Jika kita menuliskan judul kolom dalam dua baris, maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja.
2. Pada satu Database tidak boleh ada nama field atau judul kolom yang sama.
3. Kita tidak boleh menggunakan nama field yang sama dengan alamat sel seperti A25, C80, XL25 dan sebagainya.
4. Semua baris di bawah nama field merupakan data. Oleh karena itu antara nama field tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.

B. Mengelola Database Dengan Data Form

Mengelola Database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. Dengan menggunakan Excel kita mempunyai banyak cara untuk membuat Database baru, menambah data, menghapus data, dan mengedit data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk mengelola Database. Sebagai contoh dibawah ini terdapat tabel data simpanan Anggota Koperasi Sekar Melati.

DAFTAR SIMPANAN ANGGOTA KOPERASI SEKAR MELATI PADA AKHIR DESEMBER 2000

Tabel terdapat dari kolom A sampai C dan dari baris 3 sampai baris 18.

Nama Alamat Jumlah Simpanan
Dwi Tarmini Kali Bata 5000000
Robert Bekasi 7500000
Sugiyo Serdang 10000000
Yani Setiawan Ciputat 7600000
Muji Harjono Lebak Bulus 3500000
Siti Hasanah Ciputat 6000000
Lutfi Johar 5500000
Mareti Bekasi 7750000
Dewi Pamungkas Bekasi 5000000
Maryanah KAUDAU 6000000
Anih Depok 8000000
Sari Lebak Bulus 1500000
Santo Cakung 1500000
Dian Serdang 7000000
Suryani Serdang 7000000

Untuk mengetik tabel di atas secara Database ikuti langkah-langkah berikut:
- Buatlah judul lembar kerja pada Range A1:A3 “DAFTAR SIMPANAN ANGGOTA KOPERASI SEKAR MELATI PADA AKHIR DESEMBER 2000.”
- Ketiklah judul kolom atau nama field yang akan kita buat pada kolom A3, B3, C3 Seperti di atas; “Nama, Alamat, Jumlah Simpanan”.
- Supaya lebih menarik buatlah border dibawah judul-judul kolom sebanyak baris yang akan diisi dengan data. Dalam hal ini Anda harus memilih dari Range A4:C18.
- Pilihlah Range yang mencakup seluruh judul kolom. Dalam hal ini yang harus kita pilih adalah Range A3:C3.
- Aktifkan Menu Bar, pilih Data, pilih Form dan tekan Enter maka pada layar monitor akan muncul kotak pesan seperti berikut:

“Microsoft Excel can not determine which row in your list or selection contains column labels, which are required for this command. If you want the row of the for selection or list used labels and not as data, click OK. If you selected subset of cell in eror select a single cell, and try the command again. To create column labels click cancel and Enter, a text label at the top of each column of data. For information about creating label that are easy to detect click help.”

- Jika kita menggunakan baris pertama Range yang dipilih sebagai label form data, click OK. Begitu memasuki Form, posisi kursor secara otomatis berada pada posisi OK, karena itu Anda tak perlu menekan tombol apapun untuk memasuki form Database, langsung tekan Enter. Setelah memasuki form Database dengan menekan Enter pada pilihan OK, di layar muncul form isian seperti yang telah kita buat sewaktu belum memasuki Database Excel yaitu nama, alamat, simpanan. Begitu tombol Enter kita tekan, kursor berada di field atau judul kolom nama.
- Isi form isian itu dengan mengetikkan data pada field yang sesuai. Pada field nama ketik data nama yang harus kita masukkan. Tekan tab untuk berpindah ke field kedua yaitu alamat lalu ketik alamatnya. Tekan Tab lagi untuk berpindah ke field Jumlah Simpanan dan ketik jumlah simpanannya. Untuk menampilkan form baru tekan Tab sekali lagi untuk menempatkan cursor pada pilihan New dan tekan huruf W untuk membuat form baru.
- Lakukan langkah di atas berulang-ulang hingga semua data masuk kedalam komputer.
- Setelah semua data diketik, tekan Tab beberapa kali sampai JFW mengatakan “Close” dan tekan huruf L untuk kkembali ke buku kerja Microsoft Excel biasa.

Catatan:
Bagi kita para tunanetra memasukkan data Excel menggunakan Database Excel jauh lebih mudah dan menyenangkan, karena setiap kita berpindah field, komputer selalu menyebutkan field tersebut.

C. Menampilkan Data Dalam Data Form

Setelah memasukkan data kedalam Database, mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya kedalam formulir pengelolaan Database. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih Range data-data yang akan kita sunting. Range yang harus dipilih harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sesuai contoh di atas maka kita harus memilih dari Range A3:C18.
- Aktifkan menu data, pilih Form dan tekan Enter maka data Excel tersebut akan di tampilkan dalam database kembali. Di layar yang akan tampil hanya judul kolom dan isi baris pertama. Untuk menampilkan data satu baris kebawah tekan panah bawah dan untuk kembali ke baris di atasnya, tekan panah atas kembali.

D. Mengedit Database

Setelah menampilkan data dan memeriksanya, mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Untuk itu cari data yang memiliki kesalahan tersebut dengan menekan panah atas/ bawah. Setelah ketemu, tekan Tab atau Shift-Tab untuk berpindah dari satu field ke field lain. Lalu edit seperti biasa.

E. Membatalkan Pengeditan

Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit, kita dapat membatakan pengeditan dengan menekan Tab sampai JFW mengatakan “Restore”, dan tekan huruf R untuk menggagakan pengeditan.

F. Menghapus Baris Data

Jika baris data tertentu sudah tidak diperlukan lagi, kita dapat menghapusnya. Caranya yaitu tampilkan baris data yang mau dihapus, Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Delete”, tekan huruf D untuk menghapusnya. Setelah penekanan huruf D ini dilayar akan muncul pertanyaan seperti berikut: “Displayed record will be permanentely deleted.” Jika kita ingin menghapusnya langsung tekan Enter, dan bila ingin menggagalkan penghapusan tekan Tab untuk menuju ke Cancel dan tekan Enter.

G. Mencari Data dengan Kriteria

Mungkin kita kesulitan mencari data tertentu dengan Database ataupun dengan Excel biasa. Untuk mempermudah pencarian data kita dapat menggunakan fasilitas Criteria yang ada didalam Database Excel. Caranya yaitu:
- Masuk kedalam Database Excel kembali.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Criteria”.
- Tekan huruf C maka di layar akan muncul Form data yang masih kosong.
- Ketik nama yang akan kita cari lalu tekan Enter, maka data yang kita cari akan ditampilkan. Jika ada beberapa orang dengan nama yang sama, maka tekan Tab sampai komputer mengatakan “Next” dan tekan huruf N untuk menampilkan nama yang sama pada baris berikutnya, atau sampai ke pilihan “Find Prev” dan tekan huruf P untuk menampilkan nama yang sama pada baris sebelumnya.

H. Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data

Untuk mencari data berupa nilai kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan, lebih kecil, lebih besar, lebih kecil atau sama dengan, lebih besar atau sama dengan, dan tidak sama dengan pada kriteria. Sebagai contoh kita ingin mencari jumlah simpanan yang lebih besar atau sama dengan 2500000 maka caranya adalah:
- Tampilkan data menggunakan Form Database.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Criteria”, tekan huruf C.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan”Jumlah Simpanan” lalu ketik >=2500000 dan tekan Enter, maka data yang simpanannya lebih besar atau sama dengan 2500000 pertama akan ditampilkan.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Next” dan tekan huruf N untuk menampilkan data berikutnya, atau tekan Tab sampai komputer mengatakan ”Find Prev” dan tekan huruf P untuk menampilkan data sebelumnya.

I. Mengurutkan Data dalam Database

Pencarian data tertentu dalam Database yang terurut akan lebih mudah dibandingkan jika data tersusun secara acak. Untuk memudahkan pencarian data tertentu dalam Database Excel, kita akan mengurutkan data-data. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pilihlah Range data yang mau diurutkan. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sesuai data di atas maka kita harus memilih dari Range A3:C18.
- Aktifkan Menu Data, pilih Sort dan tekan Enter maka kotak dialog Sort akan dibuka. Begitu Enter kita tekan, kursor berada di judul kolom “Nama”.
- Tekan panah bawah untuk berpindah ke judul kolom yang lain.
- Tentukan judul kolom yang akan dijadikan acuan. Sekarang akan kita coba dengan Jumlah Simpanan sebagai acuan. Karena itu tempatkan kursor pada judul kolom Jumlah Simpanan.
- Tekan Tab Sekali untuk berpindah ke Ascending. Disini tentukan secara bagaimana kita akan mengurutkan data; menaik (ascending) atau menurun (descending). Untuk kali ini akan kita coba dengan memilih menaik (ascending).
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih ascending atau descending, dan tekan Enter maka data akan disusun menurut jumlah simpanan dari yang terkecil sampai yang terbesar seperti di bawah ini:

Nama Alamat Jumlah Simpanan
Sari Lebak Bulus 1500000
Santo Cakung 1550000
Muji Harjono Lebak Bulus 3500000
Dwi Tarmini Kali Bata 4500000
Dewi Pamungkas Bekasi 5000000
Lutfi Johar 5500000
Siti Hasanah Ciputat 6000000
Maryanah KAUDAU 6500000
Dian Serdang 7000000
Suryani Serdang 7500000
Robert Bekasi 7600000
Yani Setiawan Ciputat 7700000
Mareti Bekasi 7750000
Anih Depok 8000000
Sugiyo Serdang 10000000

Catatan:
Jika Anda memilih judul kolom nama atau alamat yang datanya berupa teks sebagai acuan, maka tabel akan disusun menurut abjad.

J. Menggunakan Fasilitas Validasi Data untuk Memasukkan Data

Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam Database kita dapat membatasi pemasukan data dengan menggunakan fasilitas Validasi Data. Sebagai contoh jika kita ingin membatasi pemasukan data pada Range C4:C16 dengan batasan tanggal dari 1 Januari 1999 sampai 31 Desember 1999 maka ikuti langkah-langkah berikut:
- Pilihlah Range yang akan kita batasi pemasukan datanya, misalnya dari D1:D12.
- Kemudian Aktifkan Menu Data, pilih Validation, tekan Enter.
- Tekan Tab untuk menuju ke Allow.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “Date”.
- Tekan Tab sampai komputer mengatakan “Data”.
- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan “Between”.
- Tekan Tab sekali untuk menuju ke Start Date, disini masukkan tanggal pertama dalam hal ini kita harus memasukkan tanggal 01-01-1999.
- Tekan Tab untuk menuju End Date, disini tuliskan tanggal akhir. Dalam contoh ini kita harus memasukkan 12-31-1999.
- Lalu tekan Tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

Keterangan:
Setelah melalui proses di atas, jika pada kolom-kolom yang dipilih dimasukkan tanggal di luar kriteria maka komputer akan memberikan pesan kesalahan seperti di bawah ini:

“The value you Entered is not valid a user has restricted Values that can be Entered into this cell”.

Kemudian terdapat pilihan Retry dan Cancel. Secara otomatis kursor berada pada pilihan retry, tekan Tab untuk berpindah ke Cancel. Jika Anda bermaksud mencoba lagi tekan Enter pada pilihan Retry, dan tekan Enter pada pilihan Cancel untuk kembali ke layar edit.

XIV. FASILITAS AUTO FILTER DAN SUBTOTAL

Mungkin kita ingin mencari data-data tertentu pada Database. Kita dapat menggunakan auto filter untuk mencari dan menampilkan data-data tertentupada Database dengan cepat. Selain itu kita dapat juga menyaring Database dengan kriteria khusus yang kita tentukan sendiridengan menggunakan custom Auto Filter. Ketika bekerja dengan lembar kerja berbentuk Database mungkin kita ingin menghitung subtotal data dan total untuk setiap kriteria data tertentu. Untuk itu kita dapat menggunakan fasilitas Sutbtotal untuk menghitung subtotal dan total data pada lembar kerja berbentuk Database secara otomatis. Dalam melengkapi pekerjaan kita juga mungkin ingin membuat Llaporan pelengkap analisa data. Tetapi dalam penganalisaan data kita tidak ingin mengganggu data dalam Database. Dengan menggunakan Pivottabel Excel kita dapat membuat laporan pelengkap yang akan mempermudah penganalisaan data tanpa mengganggu dan mempengaruhi data aslinya.

A. Menyiapkan Database untuk Penyaringan

Sebelum kita melakukan penyaringan Database kita harus menyiapkan Database yang akan kita saring. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Pilih seluruh field atau judul kolom.
- Aktifkan Menu Data, pilih Filter, pilih AutoFilter, tekan Enter, maka fasilitas Autofilter diaktifkan. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya tombol dorong ke bawah pada setiap judul kolom. Akan tetapi tanda ini tidak dapat dideteksi dengan Jaws 3.5.

B. Menyaring Database

Setelah melakukan persiapan untuk menyaring Database, selanjutnya kita dapat menyaring Database dengan mudah. Sebagai contoh coba ketik tabel di bawah ini.

DAFTAR PEMASUKAN SIMPANAN SUKARELA ANGGOTA KOPERASI MELATI PERMATA

Nama Alamat Tgl. Memasukkan Simpanan
Dwi Tarmini Kali Bata 1 Januari 2001 5000000
Mareti Semarang 6 Januari 2001 1500000
Robert Jati Negara 2 Februari 2001 5000000
Robert Pondok Kelapa 11 Maret 2001 10000000
Sugiyo Jati Waringin 4 April 2001 25000000
Sugiyo Bekasi 6 April 2001 22500000
Sugiyo Jati Waringin 15 Juni 2001 30000000
Nur Ichsan Pasar Minggu 1 Juli 2001 5000000
M. Ahyar Lebak Bulus 9 Juli 2001 5000000
Nur Ichsan Pasar Minggu 1 Agustus 2001 25000000
Robert Pondok Kelapa 14 Agustus 2001 30000000
Dwi Tarmini Jati Waringin 3 September 2001 15000000
Sugiyo Jati Waringin 9 September 2001 27500000
Dwi Tarmini Kali Bata 3 Oktober 2001 12500000
Mareti Jati Waringin 8 Oktober 2001 10000000
Sugiyo Kebon Jeruk 5Nopember 2001 250000
M. Ahyar Kebayoran Baru 3 Desember 2001 350000
Mareti Pondok Gede 10 Desember 2001 750000

Dari tabel tersebut misalnya kita ingin menampilkan anggota yang bernama sugiyo saja, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buat persiapan untuk penyaringan seperti diterangan pada huruf A Bab ini. Untuk langkah berikutnya sebenarnya tidak dapat dilakukan dengan short-cut ataupun menggunakan Menu Bar, melainkan harus menggunakan mouse. Untuk mengatasinya kita akan menggunakan Jaws kursor, karena itu langkahnya agak sedikit rumit.
- Tempatkan kursor pada judul kolom nama, lalu tekan Insert-Dash pada num-pad untuk menyatukan Jaws kursor dengan PC kursor.
- Tekan panah atas/bawah, kanan/kiri sampai posisi kursor berada di judul kolom “Nama”.
- Tempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah yang berada di ujung kanan dari range nama. Tapi perlu diingat bahwa Jaws kursor tidak dapat membaca bahwa dia telah berada pada tombol dorong ke bawah. Karena itu kita tekan saja panah kanan sampai JFW mengatakan huruf A, yaitu huruf pertama dari judul kolom kedua (alamat). Lalu tekan panah kiri sekali makakursor akan kembali ke kolom pertama di ujung paling kanan. Dengan begitu kursor telah berada pada tombol dorong ke bawah.
- Tekan klik kiri (tombol Dash pada Num Pad).
- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan nama yang ingin kita tampilkan. Dalam hal ini kita akan mencoba menampilkan nama “Sugiyo”, karena itu tempatkan kursor pada nama tersebut lalu tekan klik kiri.
- Pisahkan kembali PC kursor dengan Jaws kursor dengan menekan tombol Plus pada num-pad. Coba baca isi tabel yang sudah dibatasi tampilannya maka yang akan tampil hanya nama yang kita pilih saja.

C. Menyaring Database dengan Lebih dari Satu Kriteria

Kita telah melakukan penyaringan Database dengan satu kriteria. Untuk mendapatkan data-data yang lebih spesifik kita dapatmelakukan penyaringan dengan lebih darisatu kriteria.
Setelah melakukan penyaringan data dengan nama “Sugiyo”, kita akan menyaring lagi dengan kriteria yang lain, misalnya kita hanya akan menampilkan nama “Sugiyo”, yang beralamat di Jati Waringin saja, maka ikuti langkah-langkah berikut:
- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.
- Arahkan kursor pada judul kolom alamat.
- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf T, yaitu huruf pertama dari judul kolom ketiga, lalu tekan panah kiri sekali untuk mengembalikan kursor pada kolom kedua,lalu tekan klik kiri.
- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan alamat yang akan dijadikan batasan, yaitu Jati Waringin, lalu tekan klik kiri.
- Pisahkan PC kursor dengan Jaws kursor kembali.
- Coba baca dengan menggunakan panah atas/bawah maka yang akan muncul hanya nama Sugiyo yang beralamat di Jati Waringin saja.

D. Menyaring Data dengan Kriteria Judul Kolom Terakhir

Bagi kita para tunanetra, terkadang agak sulit untuk menempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah pada kolom terakhir. Karena ketika kursor berada di kolom terakhir, lalu kita tekan panah kanan kursor akan berpindah ke baris di bawahnya. Untuk mengatasinya kita gunakan kolom tambahan. Sebagai contoh jika kolom keempat merupakan kolom terakhir kita tambah satu judul kolom lagi pada kolomlima . Misakan saja kita tulis judul kolom lima dengan nama “umur”, tapi kita tak perlu menuliskan isi dari judul kolom tersebut. Tambahan judul kolom pada kolom lima ini dimaksudkan untuk mempermudah kita dalam menempatkan kursor pada tombol dorong ke bawah dari kolom terakhir. Sebagai contoh kita telah mempunyai tabel berjudul “DAFTAR SIMPANAN SUKARELA ANGGOTA KOPERASI MELATI PERMATA” yang terdiri dari 4 kolom. Jika kita ingin menampilkan data orang-orang yang mempunyai simpanan 5000000 saja, maka langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Tempatkan kursor pada kolom ke lima pada baris yang berisi judul kolom dan tuliskan judul kolom tambahan misalnya “umur”.
- Tekan insert-dash pada num-pad untuk menyatukan Jaws kursor dengan PC kursor.
- Arahkan kursor pada judul kolom keempat yaitu simpanan.
- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf U yaitu huruf pertama dari judul kolom kelima.
- Tekan panah kiri sekali untuk mengembalikan cursor ke kolom empat dan berada pada tombol dorong ke bawah, tekan klik kiri.
- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan nilai simpanan yang akan ditampilkan yaitu 5000000, lalutekan klik kiri sekali lagi.
- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari Jaws kursor.

Keterangan:
Setelah melalui proses ini maka judul kolom tambahan dapat dihapus kembali.

E. Menampilkan Kembali Seluruh Database Penyaringan Sebelumnya

Setelah penyaringan Database dengan suatu kriteria, maka hanya data-data tertentu saja yang di tampilkan pada lembar kerja. Untuk menampilkan data secara keseluruhan kembali ikuti langkah-langkah berikut:
- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.
- Tekan panah atas/bawah kanan/kiri untuk mengarahkan kursor ke judul kolom yang dijadikan dasar penyaringan terakhir.
- Klik tombol dorong ke bawah dengan cara yang telah dijelaskan di atas.
- Tekan panah atas/bawah untuk menempatkan kursor pada pilihan All, dan tekan klik kiri kembali.
- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari Jaws kursor.

F. Menampilkan Kembali Seluruh Database

Mungkin kita telah melakukan penyaringan Database dengan banyak kriteria dan ingin menampilkan kembali seluruh data Database. Jika kita lakukan menampilkan kembali seluruh Database penyaringan sebelumnya, maka banyak langkah yang harus dilakukan. Untuk itu aktifkan menu bar, pilih data tekan Enter, pilih filter tekan Enter, tekan Tab untuk menuju ke show all tekan Enter.

G. Menyaring Database dengan Custom Auto Filter

Dalam penyaringan Database sebelumnya kita hanya dapat melakukan penyaringan dengan kriteria sama dengan. Selain dengan kriteria sama dengan kita dapat menyaring Database dengan kriteria khusus. Yang ditentukan sendiri dengan menggunakan Custom Auto Filter. Sebagai contoh kita ingin menampilkan jumlah simpanan yang lebih kecil dari 10000000. Untuk itu coba perhatikan langkah-langkah berikut.
- Tekan Insert-Dash pada Num Pad kembali.
- Tekan panah atas/bawah kanan/kiri untuk mengarahkan kursor pada judul kolom simpanan.
- Buat judul kolom bantuan kembali jika tadi telah dihapus.
- Tekan panah kanan sampai JFW menyebutkan huruf pertama dari judul kolom bantuan yang telah kita buat, kembalikan lagi ke kiri sekali, tekan klik kiri.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “(Custom dot dot dot)”.
- Tekan panah kiri sampai terdengar JFW menyebutkan huruf C (huruf pertama dari kata “Custom”), tekan klik kiri.
- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari Jaws kursor. Sampai disini kursor berada pada posisi simpanan: Edit. Untuk meyakinkannya Anda dapat menekan Insert-8 pada Num Pad.
- Pada posisi ini tuliskan angka 10000000.
- Tekan Shift-Tab sekali komputer akan mengatakan “Use? To represent any single character combo box”.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Is less than”.Tekan Shift-Tab atau Tab sampai ke “OK”, tekan Enter, maka data dengan jumlah simpanan kurang dari 10000000 akan ditampilkan.

H. Menggunakan Operator Logika And atau Or

Sebelumnya kita telah melakukan penyaringan dengan dua kriteria dari dua kolom kunci penyaringan. Mungkin kita ingin mencari Database dengan dua kunci dengan hanya dari satu kolom kunci penyaringan. Disini kita harus menggunakan operator logika And atau Or untuk menghubungan dua kriteria penyaringan dari satu kolom kunci. Gunakan operator logika And jika ingin kedua kriteria penyaringan harus dipenuhi. Gunakan operator logika Or, jika ingin salah satu atau kedua kriteria harus dipenuhi. Sebagai contoh dari data yang telah kita buat di atas kita ingin menampilkan data yang jumlah simpanannya di atas 1000000 dan dibawah 12500000, maka caranya adalah sebagai berikut:
- Tekan Insert-Dash pada Num Pad untuk menyatukan Jaws kursor dengan PC kursor.
- Arahkan kursor pada judul kolom simpanan.
- Tekan panah kanan sampai komputer menyebutkan huruf pertama dari kolom bantuan, lalu kembalikan ke kiri sekali, tekan klik kiri.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “Custom dot dot dot”.
- Tekan panah kiri sampai komputer menyebutkan huruf C, huruf pertama dari kata “Custom”, tekan klik kiri kembali.
- Tekan tanda plus pada num-pad untuk memisahkan PC kursor dari Jaws kursor. Disini posisi kursor berada pada posisi Simpanan: Edit.
- Pada posisi ini Ketikkan angka 1000000, atau pilih dengan menekan panah bawah.
- Tekan Shift-tab sekali, lalu tekan panah bawah sampai komputer mengatakan ”Is greater than”.
- Tekan Tab sampai komputer menyebutkan “And Radio Button”, disini Anda bisa memilih And atau Or. Gunakan panah atas atau bawah untuk memilihnya. Dalam hal ini kita harus memilih “And Radio Button”.
- Tekan Tab sekali, lalu tekan panah bawah sampai komputer menyebutkan “Is less than”.
- Tekan Tab sekali, disini tuliskan angka 12500000, atau pilih dengan menekan panah bawah.
- Tekan Tab untuk menuju ke OK dan tekan Enter, maka data dengan jumlah simpanan di atas 1000000 dan di bawah 12500000 akan ditampilkan.

I. Menggunakan Wild Card pada Penyaringan Data

Kita dapat menggunakan karakter wild card tanda bintang untuk menggantikan karakter yang tidak kita ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan diberikan. Selain itu kita juga menggunakan karakter wild card tanda tanya untuk menggantikan satu atau beberapa karakter yang tidak kita ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan diberikan. Disini kita akan menampilkan data-data nama yang berawalan huruf D. Selain itu kita juga ingin menampilkan data nama yang jumlah hurufnya 6 dan berakhiran huruf O. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini:
- Tampilkan semua data Database kembali untuk penyaringan semua data.
- Klik judul kolom nama dengan cara seperti yang telah dijelaskan di atas.
- Klik Custom Filter.
- Pada kotak dialogue operator pembanding pilih Equals.
- Pada kotak dialog nilai pembanding ketikkan D tanda bintang (A*).
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter maka data dengan nama berawalan huruf D akan ditampilkan.
- Tampilkan semua data kembali untuk penyaringan semua data. Untuk mencari data dengan nama jumlah huruf 6 dan berakhiran huruf O, klik kembali judul kolom Nama.
- Klik Custom Filter.
- Pada kotak dialog operator pembanding pilih Equals, dan pada kotak dialog nilai pembanding ketik tanda tanya lima kali dilanjutkan dengan huruf O.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter maka nama dengan jumlah huruf 6 dan berakhirn huruf O akan ditampilkan.

J. Menampilkan Data dengan Menggunakan Fasilitas Top 10 Auto Filter

Jika ingin mencari data dengan urutan tertinggi atau terendah, kita dapat menggunakan fasilitas top 10 Auto Filter. Disini kita ingin mencari 4 data jumlah data simpanan tertinggi dan 5 data simpanan terendah. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Tampilkan semua data Database kembali untuk penyaringan pada semua data.
- Klik judul kolom simpanan dan klik top 10.
- Tekan panah atas/bawah untuk menentukan nilai tertinggi atau terendah.
- Tekan shift-Tab untuk menuju ke kotak dialog kriteria. Tekan panah atas/bawah untuk memilih “Top”. Jika yang ingin ditampilkan yang terendah, kita harus memilih “Bottom”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.

K. Mematikan Fasilitas Penyaringan Database

Kita telah selesai menggunakan fasilitas penyaringan Database dan sekarang ingin mematikan fasilitas ini. Untuk itu aktifkan menu Data, pilih perintah Filter, dan pilih Auto Filter Kembali maka fasilitas Auto Filter dimatikan.

L. Menghitung Subtotal Database

Dalam bekerja dengan Database mungkin kita ingin menghitung subtotal dan total data untuk setiap kriteria data tertentu. Dengan Excel kita dapat menghitung subtotal dan total data pada lembar kerja Database secara otomatis dengan menggunakan fasilitas subtotal. Dari tabel di atas kita akan mencoba menghitung subtotal berdasarkan nama dan berdasarkan alamat. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Untuk menghitung sub total berdasarkanjudul kolom nama, urutkan judul kolom nama menggunakan Sort.
- Pilih sel-sel yang mencakup judul kolom beserta seluruh baris-baris di bawahnya.
- Aktifkan menu data, pilih subtotal, tekan Enter. Ketika kita baru menekan Enter posisi kursor berada di Field Add Subtotal To, Simpanan.
- Tekan Shift-Tab untuk berpindah ke “Use Function:”.
- Tekan panah bawah untuk memilih fungsi yang akan digunakan. Dalam hal ini kita harus memilih fungsi “Sum. Secara Default Microsoft Excel akan menggunakan Fungsi “Sum”, karena itu untuk menggunakan fungsi “Sum” ini kita tak pperlu menekan panah bawah atau atas.
- Tekan Shift-tab sekali lagi untuk berpindah ke Field “At Each Changes:”.
- Tekan panah bawah/atas untuk menentukan judul tabel yang akan dihitung subtotalnya. Untuk pertama ini kita akan mencoba memilih “nama”.
- Tekan shift Tab sampai komputer mengatakan “OK”, tekan Enter.

Keterangan:
Dengan cara tersebut, sebelum pergantian nama akan terdapat baris yang berisi subtotal. Bila namanya lebih dari 1, subtotal akan ditempatkan di bawah dereten nama sama terakhir.
- Untuk menampilkan subtotal berdasarkan alamat, urutkan kembali data tersebut dengan menggunakan judul kolom alamat sebagai acuan.
- Aktifkan menu Bar, pilih Data, tekan Enter.
- Tekan shift-tab sampai ke Field “At Each Changes:”.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih jenis subtotal yang akan dijadikan acuan. Dalam hal ini kita pilih alamat.
- Tekan shift-tab sampai ke “OK”, tekan Enter.

Keterangan:
Dengan cara tersebut setiap pergantian alamat akan diberi baris subtotal.

M. Mematikan Fasilitas Subtotal

Setelah kita merasa tidak perlu lagi menggunakan fasilitas Subtotal kita dapat mengembalikannya ke buku kerja normal dengan cara:

- Aktifkan Menu Bar, pilih Data, pilih Subtotal, tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Remove all”, tekan Enter.

LAMPIRAN: DAFTAR KUMPULAN SHORT CUT MICROSOFT EXCEL

1. End, kemudian tekan tombol Home: memindahkan cursor ke sel kosong pertama di sebelah kanan baris paling bawah.
2. End, kemudian enter: memindahkan cursor ke sel paling kanan di baris yang sama yang telah diisi. (Bila setelah penekanan tombol End ini anda lanjutkan dengan menekanshift-enter, maka anda memilih sel-sel tersebut).
3. End, kemudian panah bawah: memindahkan cursor ke baris terakhir di kolom yang sama.
4. End, kemudian panah atas: memindahkan cursor ke baris paling atas pada kolom yang sama.
5. F5: Menampilkan kotak dialog Go To.
6. Shift F5: Menampilkan kotak dialog Find.
7. Shift F4: mengulang perintah Find untuk karakter yang sama pada sel berikutnya.
8. Ctrl-P atau Ctrl-shift-F12: menampilkan kotak dialog print.
9. Shift-F11 atau alt-shift-F1: menyisipkan worksheet baru.
10. Alt-enter: memulai baris baru pada sel yang sama.
11. Ctrl-enter: mengisi sel-sel yang telah dipilih (diblok) dengan masukan sekarang.
12. Esc: menggagakan pemasukan data atau rumus (sebelum penekanan enter atau panah atau tab).
13. Ctrl-D: mengisi ke bawah.
14. Ctrl-; (titik koma): memasukkan tanggal kedalam sel aktif.
15. Ctrl-shift-: (titik dua): memasukkan waktu kedalam sel.
16. Ctrl-shift” (tanda kutip): mengkopi angka dari sel di atasnya.
17. Ctrl-‘ (apostrophe): mengkopi rumus dari sel di atasnya kedalam sel aktif.
18. Alt-‘ (apostrophe): menampilkan kotak dialog style.
19. Ctrl-1: menampilkan kotak dialog format sel.
20. Ctrl-shift-$ (Tanda dolar): mengubah format data angka didalam sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih kedalam format mata uang dengan dua angka di belakang koma.
21. Ctrl-shift-% (tanda pprosen): menambahkan tanda prosen pada data angka didalam sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih.
22. Ctrl-shift-^ (caret): mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih menjadi angka scientific dengan dua desimal.
23. Ctrl-#: mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang dipilih menjadi data tanggal.
24. Ctrl-@ (at): mengubah data angka pada sel aktif atau pada sel-sel yang telah dipilih menjadi data waktu.
25. Ctrl-shift-! (tanda seru): mengubah data angka pada sel aktif atau sel-sel yang telah dipilih menjadi format dua desimal dibelakang koma, dengan pemisahan angka ribuan.
26. Ctrl-B: bold.
27. Ctrl-I: Italic.
28. Ctrl-U: Underline.
29. Ctrl-#: Strikethrough.

BELAJAR MICRO SOFTWORD

30 Maret 2010

I. PENDAHULUAN

Bagi para pemakai komputer pasti pernah mendengar nama program Microsoft Word, yang mana program ini dikhususkan untuk mengolah kata. Karena kegunaannya untuk mengolah kata itu, perangkat lunak serupa ini sering disebut “Wordprocessing”.
Pengolah kata ini memang fungsinya hampir sama dengan pengolah kata lainnya seperti Word Star (WS), Wordperfect (WP) yang kesemuanya itu kegunaannya untuk keperluan mengetik naskah.
Dalam dunia komputer, program pengolah kata Microsoft Word memang sangat terkenal, baik di Indonesia maupun di luar negeri. Ini karena selain fasilitasnya yang demikian banyak dan dikenal sangat cerdas, perangkat lunak ini dirancang untuk berjalan di atas operating system Windows, sehingga semua perintah-perintah yang tersedia bisa dilihat, karena itulah bagi para pemakai pengolah kata Microsoft Word tidak perlu lagi menghafal perintah-perintah yang diperlukan. Berlainan sekali dengan program aplikasi yang berjalan di atas operating system DOS, para pengguna harus menghafal semua perintah yang diperlukan. Pertanyaan yang sering muncul adalah: “Dapatkah para tunanetra mengoperasikan program Microsoft Word di mana bisanya oleh orang awas dioperasikan dengan menggunakan Mouse?
Bagi kita para tunanetra tak perlu khawatir akan tertinggal oleh kemajuan komputer yang kian pesat. Karena para ilmuwan menciptakan sesuatu adalah untuk membantu manusia dalam melakukan pekerjaan. Bila masih ada manusia yang tertinggal akibat diciptakannya teknologi, tentu akan menjadi bahan penelitian. Atas dasar pemikiran itu kita para tunanetra juga menjadi bahan penelitian mereka bagaimana agar bisa memanfaatkan kemudahan yang disediakan oleh komputer.
Sudah barang tentu Microsoft Word yang sedang kita pelajari ini yang sudah beberapa kali mengalami penyempurnaan dari generasi sebelumnya yaitu Microsoft Word 06 for windows 3.11 dan Microsoft Word 95 for Windows 95 sudah tersedia fasilitas yang aksesibel bagi para tunanetra. Para ahli yang merancang Microsoft Word dalam menyediakan fasilitas untuk para tunanetra yaitu dengan menyediakan perintah melalui keyboard.
Dibandingkan dengan program WP51, untuk kita para tunanetra menggunakan program Microsoft Word jauh lebih menyenangkan, karena selain fasilitasnya yang sangat banyak, pemilihan perintah yang tersedia dibacakan perbaris oleh speech Synthesizer sehingga lebih memungkinkan untuk bisa mendengarkan secara jelas, sedang untuk memilihnya anda cukup dengan menekan panah atau tabulasi. Setelah menemukan perintah yang diinginkan, Anda bisa menekan Enter untuk mengaktifkan perintah tersebut. Selain itu pula, Anda juga bisa mempergunakan short-cut untuk mengakses Microsoft Word. Dibagian akhir buku ini, Anda bisa baca dua buah lampiran yang berisi kumpulan perintah secara short-cut baik untuk menjalankan Microsoft Word maupun JAWS.
Bagi orang yang ingin menikmati dalam tulisan braille, dokumen Microsoft Word ini juga bisa di cetak kedalam huruf Braille dengan bantuan program Duxbury for Windows. Bahkan saat ini Yayasan Mitra netra sedang mengembangkan program yang bisa mengkonfersi dokumen Microsoft Word kedalam format Braille Versi Indoneesia.
Bagi para tunanetra yang ingin belajar dengan buku ini diharapkan sudah pernah mengenal komputer sebelumnya, karena didalam buku ini tidak dijelaskan secara rinci mengenai posisi tombol-tombol yang ada. Buat Anda yang sudah pernah belajar WP, akan dengan mudah mempelajari Microsoft Word Dengan menggunakan buku ini.

II. MULAI BEKERJA DENGAN MICROSOFT WORD

A. Memanggil Program Microsoft Word
Untuk mengaktifkan Program Microsoft Word ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan start menu dengan tombol start bila ada pada keyboard Anda, atau tekan tombol Control-escape bila tombol tersebut tidak ada.
- Tekan tombol panah bawah sampai JFW mengatakan “program”, dan tekan Enter.
- Tekan tombol panah bawah-atas sampai JFW menyebutkan “Microsoft Word”, atau tekan huruf M untuk langsung menuju file yang berawal huruf M.
- Tekan Enter setelah ketemu.
Setelah melalui proses ini, komputer sudah siap dengan program Microsoft Word dan sudah bisa diberi ketikan. Coba ketik sebuah karangan yang Anda inginkan.

B. Gambaran Jendela Kerja Microsoft Word
Sebagaimana Program Aplikasi yang berjalan di atas operating system Windows lainnya, yang muncul di layar tidak hanya lembar kerja, melainkan ada jendela-jendela lainnya. Akan tetapi PC Cursor tidak dapat menjangkau seluruh jendela yang ada. Yang dapat dijangkau oleh PC cursor hanyalah jendela lembar kerja yang berupa kertas kosong. Kita akan membicarakan lembar kerja Microsoft Word dalam pembahasan nanti.
Untuk dapat menelusuri jendela-jendela yang ada kita harus menggunakan Jaws Cursor. Pada pembahasan ini kita akan mencoba menelusuri seluruh jendela yang tampil. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut.
- Tekan tombol dash yang ada pada Numb-Pad untuk mengaktifkan Jaws Cursor.
- Tekan panah atas sampai JFW mengatakan “Aplication Control menu Microsoft Word Document 1 Minimize Symbol Restore Symbol Close symbol.”
- Di bagian paling kiri atas adalah Aplication Control Menu. Tekan Insert-4 pada Num Pad beberapa kali untuk menuju ke lokasi tersebut. Aplication Control menu program adalah jendela Microsoft Word. Ini tidak berupa tulisan melainkan berupa huruf X karena itu tidak dapat dieja menggunakan panah. Menu ini berguna untuk mengatur jendela program seperti maximize, minimize dan sebagainya.
- Di sebelah kanannya adalah tulisan Microsoft Word Document-1. Ini adalah Title Bar. Document 1 menunjukkan bahwa kita berada pada jendela program Microsoft Word Document-1. Bila yang sedang aktif adalah dokumen yang sudah tersimpan dan diberi nama, maka Document-1 akan diganti dengan nama dari dokumen tersebut.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “Document Control menu File Edit View Insert Format Tools data Help Window Minimize Symbol Restore Symbol Close Symbol”. Di paling kiri adalah document Control menu gunanya untuk mengatur jendela dokumen. Anda dapat menempatkan Jaws Cursor ke lokasi tersebut dengan menekan Insert-4 atau 6 sampai JFW mengatakan “Document Control Menu”. Document ini juga berupa symbol yang berbentuk huruf X. Sedang di sebelah kanannya yaitu “File Edit View” dan seterusnya. Ini adalah Menu Bar yang berguna untuk memilih perintah yang kita perlukan didalam mengoperasikan Program Microsoft Word.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar JFW mengatakan “New Document, Open Document” dan seterusnya. Ini adalah Toolbar File.
- Tekan panah bawah sekali maka akan terdengar “Ariel Button” dan seterusnya ini adalah Toolbar Formating.
- Di bawahnya sebelah kiri adalah Scroll Up Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar ke atas.
- Dibawahnya terdapat lembar kerja kosong, ini adalah lembar kerja Microsoft Word.
- Di bawah lembar kerja Microsoft Word sebelah kiri, terdapat Scroll Down Symbol. Ini adalah tombol penggulung layar ke bawah.
- Di sebelah kanannya terdapat Scrolll Left Symbol dan Scroll Right Symbol. Ini adalah penggulung layar ke kiri dan ke kanan.
- Di deretan paling bawah terdapat baris status yang berupa nomor halaman dimana sekarang berada beserta nomor baris dan kolomnya.

C. Mengakses Jendela Microsoft Word
Kita dapat mengakses jendela Microsoft Word dengan dua cara yaitu menggunakan Mouse dan Keyboard. Untuk kita para tunanetra tidak dapat mengakses perintah menggunakan Mouse, karena itu disini hanya akan dibahas menggunakan Keyboard saja.

1. Title Bar
Title Bar adalah tulisan”Microsoft Word Document-1”. Bila dokumen yang ada di layar adalah lembar kerja yang sudah diberi nama document 1 akan diganti dengan nama dari Document tersebut. Kita dapat membacanya tanpa menggunakan Jaws Cursor dengan menekan Insert-T.

2. Aplication Control Menu
Aplication Control Menu adalah jendela program aplikasi. Tempatnya di sebelah kiri Jendela Title Bar. Kita dapat mengakses jendela ini dengan menekan Alt-Sepasi. Setelah Perintah ini kita lakukan di layar akan muncul beberapa pilihan. Untuk membaca pilihan-pilihan tersebut bisa dilakukan dengan menekan panah atas/bawah. Coba tekan Alt-Sepasi lalu tekan panah atas/bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut.
a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula.
b. Move digunakan untuk memindahkan jendela program.
c. Size digunakan untuk mengubah ukuran jendela program.
d. Minimize digunakan untuk memperkecil jendela program.
e. Maximize digunakan untuk memperbesar jendela program.
f. Close digunakan untuk menutup jendela program.
Keterangan: Alt-F4 pada perintah close dalam jendela aplikasi adalah menunjukkan Short-cut dari perintah tersebut.

3. Document Control Menu
Document Control menu adalah jendela yang digunakan untuk mengatur jendela dokumen. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt-Dash. Coba tekan Tombol tersebut lalu tekan panah bawah maka akan muncul pilihan seperti berikut:
a. Restore digunakan untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula.
b. Move digunakan untuk memindahkan jendela dokumen.
c. Size digunakan untuk mengatur kembali ukuran jendela.
d. Minimize digunakan untuk memperkecil ukuran jendela.
e. Maximize digunakan untuk memperbeser ukuran jendela.
f. Close digunakan untuk menutup jendela.
4. Menu Bar
Menu Bar adalah suatu jendela yang berisi kumpulan perintah-perintah yang akan digunakan didalam mengoperasikan Program Microsoft Word . Perintah-perintah itu dikelompokkan menurut jenisnya. Untuk mengakses jendela ini digunakan tombol Alt atau F10. Jika jendela ini diaktifkan maka akan muncul pilihan berturut-turut dari kiri kekanan: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help. Anda dapat menekan panah kanan/kiri untuk membacanya.
Untuk menjalankan perintah yang ada di dalam Menu Bar, dapat dilakukan dengan menempatkan pada salah satu Menu di mana terdapat perintah tersebut, lalu tekan Enter untuk memasuki menu itu, kemudian tekan panah bawah hingga komputer menyebutkan perintah yang ingin kita gunakan, dan akhiri dengan menekan Enter. Misalnya bila kita ingin menjalankan perintah Save, kita harus menempatkan Cursor pada menu File, lalu tekan Enter, kemudian panah bawah maka akan muncul pilihan New, Open, close, Save dan seterusnya. Untuk menjalankan perintah tersebut kita harus menempatkan cursor pada perintah save, lalu tekan Enter. Jika kita ingin kembali ke layar kerja tanpa menjalankan perintah apapun digunakan tombol Escape.
Memasuki menu yang ada dalam menu bar juga dapat dilakukan dengan menekan Alt dilanjutkan dengan menekan huruf yang digaris bawahi. Berikut adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengakses langsung ke dalam menu Bar.

Perintah Fungsi
Alt-F Mengakses langsung menu File
Alt-E Mengakses menu Edit
Alt-V Mengakses menu View
Alt-I Mengakses menu Insert
Alt-O Mengakses menu Format
Alt-T Mengakses menu Tools
Alt-D Mengakses menu Data
Alt-W Mengakses menu Window
Alt-H Mengakses menu Help

Jendela-jendela yang lain kecuali lembar kerja, hanya bisa diakses menggunakan mouse, karena itu tidak dibahas secara mendalam.

5. Menyimpan Dokumen
Setelah Anda mengetik sebuah dokumen, sekarang Anda bisa menyimpannya menjadi sebuah file. Di dalam program Microsoft Word ini, Anda bisa menyimpan dengan program pengolahan kata yang berbeda, meskipun kita mengetiknya dengan Program Microsoft Word. Misalnya WP, Unico text, dan sebagainya. Berikut ini akan kita bicarakan beberapa cara penyimpanan dokumen baik secara Microsoft Word, maupun dengan program lain.
a. Menyimpan Dokumen Menggunakan Program Microsoft Word
Untuk menyimpan ke dalam program Microsoft Word,lakukan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu Bar, pilih file, tekan Enter.
- Gerakkan pointer ke arah bawah sampai JFW mengatakan, “Save Ctrl plus S”, tekan Enter untuk memberikan perintah pada Microsoft Word untuk menyimpan, (short-cut Control-s).
- Tulis nama file. Untuk menuliskan nama file ini Anda diperbolehkan menuliskan sampai dua ratus huruf tanpa tanda baca.
- Kemudian tekan tab sampai JFW mengatakan “Save in: combo box”, (short-cut Alt-I).
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih folder/direktori yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan.
- Letakkan pointer pada salah satu folder yang ingin Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen, dan tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan, “Save button”, dan tekan Enter.

b. Mengkonvert Dokumen Microsoft Word ke dalam Program Lain
Bagaimana bila Anda ingin memberikan suatu file kepada rekan kerja Anda, tapi komputer yang dipakainya tidak mempunyai program yang sama dengan komputer yang Anda pakai dalam hal ini yaitu Microsoft Word?
Dalam hal ini Program Microsoft Word mencoba memberikan solusi. Rekan kerja Anda akan dengan mudah membukanya, meskipun komputer yang digunakannya tidak menggunakan Program Microsoft Word. Caranya yaitu dengan mengconvertnya menjadi file yang sesuai. Berikut adalah langkah untuk menconvert dokumen Word ke dalam program lain.
- Aktifkan menu Bar, file, pilih Save ctrl + s, dan tekan Enter. JFW akan mengatakan “save as dialogue, file name: edit”.
- Tulis nama yang ingin Anda gunakan.
- Tekan tab satu kali maka komputer akan mengatakan “Save as type: combo box, Word document” dan akan muncul pilihan nama-nama program yang bisa digunakan untuk menyimpan.
- Gunakan panah atas/bawah untuk memilihnya, dan tekan Enter pada tipe dokumen yang Anda inginkan. Misalnya WP51 for MS-DOS.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan, “Save: combo box”.
- Pilih folder yang ingin digunakan untuk menyimpan.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Save button” tekan Enter.

Catatan: Bila Anda menyimpannya menggunakan program yang berjalan di atas operating system DOS, misalnya WP51 For DOS, tidak diperbolehkan memberikan nama file lebih dari delapan karakter.

c. Menyimpan dengan Save As
Setelah Anda menyimpan satu dokumen ke dalam disk, mungkin Anda juga ingin menyimpannya kembali ke dalam Disk lain, atau juga subdirektori lain. Dokumen yang baru disimpan masih ada dilayar dan bisa disimpan kembali. Untuk menyimpannya kembali ke dalam disk lain lakukan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu bar, pilih file, pilih Save as dot dot dot dilanjutkan dengan menekan Enter, (short-cutF12).
- Tulis nama dokumen yang Anda inginkan.
- Tekan tab sekali untuk menuju ke “Save as type: combo box, bila ingin mengconvertnya ke dalam program lain.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “save in: combo box”, dan tentukan folder yang ingin dijadikan untuk tempat menyimpan.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “save Button”, tekan Enter.

D. Menutup Dokumen dan Membuka Dokumen Dua
Setelah mengetik suatu dokumen dan menyimpannya, Anda bisa membuka dokumen dua, namun sebelum membuka dokumen dua sebaiknya dokumen yang baru diketik ditutup terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat memori.

1. Menutup Dokumen
Untuk menutup dokumen ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu bar, file, pilih close (short-cut ctrl-w).
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih jawaban yang tersedia, “yes button, cancel button, dan no button”.
- Tempatkan kursor pada jawaban yang diinginkan dan tekan Enter untuk mengeksekusinya.

2. Membuka Dokumen Dua
Untuk membuka dokumen dua lakukan langkah-langkah berikut: aktifkan menu bar, file, pilih New dan tekan Enter dua kali, (short-cut ctrl-n).

E. Keluar dari Program Microsoft Word
Bila telah selesai menggunakan program Microsoft Word, Anda bisa keluar dari program tersebut, namun sebelumnya sebaiknya dokumen Anda ditutup terlebih dahulu. Untuk keluar dari Program Microsoft Word, lakukan langkah-langkah berikut: Aktifkan menu bar, file, pilih exit dan tekan Enter, (short-cut Alt-f4). Bila dokumen yang diketik sudah ditutup, kita akan langsung keluar dari program. Sedang bila dokumen yang Anda ketik belum ditutup dan ada yang belum disimpan, komputer akan menanyakan dengan, “Do you want to save the changes?” Tekan panah atas/bawah untuk memilih “No button”, “Yes button” dan “Cancel button”.

III. MEMBUKA DOKUMEN

A. Memanggil Dokumen Lama

1. Memanggil Dokumen Microsoft Word
Sering kali kita ingin membuka kembali dokumen dengan maksud untuk melanjutkan pengetikan, mengedit atau juga mungkin untuk mencetaknya. Untuk membuka dokumen langkah yang harus dilakukan adalah:
- Aktifkan menu bar, file, pilih open tekan Enter. Komputer akan mengatakan “open dialogue, file name”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan, “Look in open: combo box”, (short-cut Alt-I).
- Pilih folder di mana dokumen yang mau dibuka itu tersimpan, dan tekan Enter.
- Tekan tab satu kali untuk menuju ke List view.
- Pilih file yang ingin Anda buka dengan menekan panah atas/ bawah, tekan Enter.

2. Memanggil Dokumen Bukan Microsoft Word
Salah satu kelebihan dari Program Microsoft Word adalah bisa menyimpan dokumen dengan program lain, juga bisa membuka dokumen yang disimpan dengan program lain. Hal ini sangat berguna bila harus mengetik dokumen dengan program berganti-ganti. Untuk membuka dokumen dari program lain kedalam Microsoft Word, lakukan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu bar, file, pilih open, tekan Enter, (short-cut ctrl-o).
- Tekan tombol tab sekali JFW akan mengatakan “file type: combo box Word document”.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih all file atau Word document, (pilih all file) dan tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Look In open: combo box”, (short-cut Alt-I).
- Pilih folder/direktori dimana tempat file yang mau Anda buka itu tersimpan, dan tekan Enter.
- Tekan tab satu kali untuk menuju ke List View.
- Pilih file yang mau dibuka dengan menekan panah atas/bawah, tekan Enter.

B. Mengaktifkan Folder/Direktori
Bila pada waktu menyimpan suatu dokumen, Anda tidak menyertakan alamat, maka dokumen yang Anda simpan akan ditempatkan dalam folder/direktori my document. Suatu ketika mungkin Anda ingin menyimpan dokumen ke dalam folder/direktori tertentu tanpa harus menyertakan alamat terlebih dahulu. Untuk itu sebelum mengetik satu dokumen, Anda harus mengaktifkan folder/direktori yang ingin digunakan sebagai tempat penyimpanan. Untuk mengaktifkan folder/direktori tertentu caranya adalah:
- Aktifkan menu file.
- Aktifkan menu bar, file, pilih open, tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Look in open: combo box”, (short-cut Alt-I).
- Pilih folder/direktori yang ingin Anda aktifkan dengan menekan panah atas/bawah, tekan Enter.
- Tekan escape untuk kembali ke dokumen.
Dengan melalui proses ini semua dokumen yang Anda simpan akan ditempatkan didalam folder/direktori yang diaktifkan.
IV. MEMBACA DOKUMEN

Telah dijelaskan di atas, bahwa bagi kita para tunanetra untuk bisa berkomunikasi dengan komputer harus menggunakan program speech synthesizer, termasuk juga dalam hal membaca dokumen yang kita ketik. Dalam dunia komputer ada banyak sekali macam program Synthesizer yang digunakan. Dari masing-masing program synthesizer perintahnya berbeda-beda. Misalnya perintah membaca dokumen, memanggil program dan sebagainya. Dalam hal ini yang akan kita gunakan adalah program Jaws For Windows.

A. Membaca dengan Panah
1. Membaca dan bergerak satu baris ke bawah, panah bawah.
2. Membaca dan bergerak satu baris ke atas, panah atas.
3. Membaca dan bergerak satu karakter ke kanan, panah kanan.
4. Membaca dan bergerak satu karakter ke sebelah kiri, panah kiri.
5. Membaca dan bergerak satu kata ke kanan, Control-panah kanan.
6. Membaca dan bergerak satu kata ke kiri, Control-panah kiri.

B. Membaca dengan Jaws for Windows
1. Membaca satu baris pada posisi cursor Insert-8.
2. Membaca satu kata pada posisi cursor Insert-5.
3. Membaca satu kata pada posisi sebelah kiri cursor, Insert-4.
4. Membaca satu kata pada posisi sebelah kanan cursor, Insert-6.
5. Membaca dari posisi cursor sampai ke akhir dokumen, Insert-2.
6. Membaca satu karakter pada posisi cursor, angka 5.
7. Membaca satu kalimat pada posisi cursor, Alt-5.
8. Membaca satu kalimat berikutnya Alt- 2.
9. Membaca satu kalimat berikutnya sebelumnya Alt- 8.
10. Membaca satu paragrap pada posisi cursor, ctrl-5.
11. Membaca satu paragrap berikutnya, ctrl-2.
12. Membaca satu paragrap sebelumnya: ctrl-8.
13. Membaca baris status, Insert-3.
14. Membaca baris dan kolom, Insert-del pada num-pad.
15. Membaca format huruf, Insert-f.
16. Membaca title equals, Insert-t.
Catatan: Insert dimaksud pada perintah Jaws adalah angka nol pada num-pad, sedang angka adalah angka pada num-pad. Adapun yang dimaksud satu paragrap adalah kelompok kata yang dibatasi dengan Enter.

C. Menggerakkan Cursor Secara Langsung
1. Menggerakkan cursor langsung ke awal dokumen, Control-Home.
2. Menggerakkan cursor langsung ke akhir dokumen, Control-end.
3. Menggerakkan cursor ke akhir baris, end.
4. Menggerakkan cursor ke awal baris, Home.
5. Berpindah ke awal halaman Berikutnya: Control-Page Down.
6. Berpindah ke awal halaman pada halaman sebelumnya: Control-Page Up.

D. Berpindah Antarhalaman
1. Berpindah ke halaman berikutnya di saat mengetik
Kasus ini mungkin akan ditemui ketika Anda mengetik sebuah surat dan telah selesai, sedang surat itu tidak penuh satu halaman, tapi Anda harus berpindah ke halaman berikutnya, karena mau mengetik sebuah daftar harga. Untuk berpindah halaman ke halaman berikutnya sebelum halaman yang sedang kita edit belum habis adalah Control-Enter.

2. Berpindah ke Halaman Tertentu
Ketika mengedit suatu naskah yang jumlahnya banyak, mungkin tidak bisa diselesaikan dalam satu waktu. Misalnya di saat mengedit suatu dokumen yang tebalnya seratus halaman, dalam satu waktu baru menyelesaikan sepuluh halaman, sedang halaman berikutnya akan dilanjutkan di lain waktu.
Ketika kita membuka suatu file posisi cursor berada di awal dokumen. Tentu kita harus menuju ke halaman sebelas untuk melanjutkan pengeditan. Bila kita harus menelusuri dari halaman satu sampai sebelas, tentu ini pekerjaan yang melelahkan. Cara yang tepat untuk menuju ke halaman tertentu dengan cepat ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk kedalam menu edit.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “go to” dan tekan Enter. (short-cut Control-g).
- Masukkan halaman berapa yang ingin dituju.
- Tekan tab sekali dan JFW mengatakan”go to” tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “close” dan tekan Enter, kita akan langsung berada di awal halaman yang kita inginkan.

V. EDITING

Setelah Anda membaca dokumen yang sudah diketik, mungkin menemukan beberapa kesalahan baik itu kurang huruf, kelebihan huruf, ada kata yang terulang, dan sebagainya. Karena itu Anda harus membetulkannya (mengeditnya).

A. Menghapus Teks (Delete)

1. Menghapus Per Huruf dan Per Kata
Perintah ini efektif digunakan bila yang ingin dihapus hanya satu huruf, atau paling banyak antara satu sampai dua kata.
a. Menghapus satu huruf pada posisi sebelah kiri cursor, tekan Backspace.
b. Menghapus satu huruf pada posisi cursor, tekan Delete.
c. Menghapus satu kata pada posisi sebelah kiri cursor, Control-Backspace.
d. Menghapus satu kata pada posisi cursor, Control-Delete.

2. Memilih (Mengeblok Teks)
Untuk menghapus banyak kata kita bisa melakukannya dengan cara mengeblok dahulu kata-kata yang mau dihapus. Adapun perintah untuk mengeblok adalah Shift ditambah menggerakan kursor. Semua kata atau kelompok kata yang telah di blok bila diakhiri dengan menekan Delete, maka kata-kata yang telah diblok tersebut akan dihapus semua. Untuk lebih jelasnya ikuti contoh-contoh berikut:
a. Menghapus satu karakter ke sebelah kiri cursor, Shift-panah kiri untuk mengeblok karakter tersebut dan diakhiri dengan Delete.
b. Menghapus satu karakter ke sebelah kanan, Shift-panah kanan dan diakhiri dengan Delete.
c. Menghapus satu kata pada posisi cursor atau di sebelah kanan cursor, tekan Shift-Control-panah kanan untuk mengeblok kata tersebut dan diakhiri dengan Delete.
d. Menghapus satu kata pada posisi sebelah kiri cursor, Shift-Control-panah kiri dan diakhiri dengan Delete.
e. Menghapus satu baris dengan posisi cursor di awal baris, Shift- panah bawah dan diakhiri dengan Delete.
f. Menghapus satu paragrap dengan cursor berada di awal paragrap, Shift-Control-panah bawah dan diakhiri dengan Delete.
g. Menghapus satu paragrap dengan posisi cursor di akhir paragrap, Shift-Control-panah atas dan diakhiri dengan Delete.
h. Menghapus dari posisi cursor sampai akhir dokumen, Shift-Control-end dan diakhiri dengan Delete.
i. Menghapus seluruh dokumen, Control-a dan diakhiri dengan Delete.
Catatan: bila Anda sudah terlanjur menghapus teks, padahal teks tersebut tidak akan dihapus maka yang harus dilakukan adalah:
- Masuk kedalam menu edit.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “undo” dan tekan Enter, (short-cut ctrl-z).

B. Copy And Cut

1. Cut
Teks yang telah diblok, tidak hanya bisa dihapus saja, tapi juga bisa dikopi dan dipindahkan ke tempat lain, ke dokumen lain, bahkan bisa juga dikopi atau dipindahkan ke program yang berbeda. Untuk lebih jelasnya ikuti contoh berikut:
Coba tulis paragraf berikut:

Dengan kemajuan dalam bidang synthesizer, para tunanetra bisa mengoperasikan komputer. Semua jenis operating sistym baik itu DOS maupun WINDOWS bisa dioperasikannya.

Mungkin para pembaca bertanya-tanya tentang bagaimana tunanetra bisa mengoperasikan komputer. Akan tetapi ini memang sudah menjadi kenyataan. Di negara maju seperti Amerika, Kanada, Inggris seorang tunanetra bekerja di kantor dengan menggunakan komputer, sudah menjadi pemandangan lumrah.

Paragraf di atas terlihat sangat janggal. Untuk menjadikannya dua buah paragraf yang baik mungkin bisa dilakukan dengan menempatkan paragrap kedua sebagai paragrap pertama. Untuk melakukan perpindahan itu lakukan langkah-langkah berikut:
- Letakkan cursor pada awal paragrap pertama, (Dengan kemajuan dalam bidang dan seterusnya).
- Tekan Shift-Control-panah bawah untuk mengeblok satu paragrap.
- Aktifkan menu edit.
- Tekan panah bawah sampai JFW menyebutkan “cut Ctrl+x” dan tekan Enter.
- Tempatkan cursor di bawah paragrap kedua.
- Aktifkan menu edit lagi dan cari “paste ctrl+v” dan tekan Enter.
Catatan: paragraf yang telah diblok dan dimasukkan kedalam clipboard, akan masih ada didalam clipboard dan bisa dikopi lagi ketempat lain sebelum Anda memasukkan paragrap lain kedalamnya.

2. Copy
Selain bisa memotong dokumen yang ada dilayar edit untuk dipindahkan, kita juga bisa mengopi teks baik dari satu tempat ke tempat lain, maupun dari satu dokumen ke dokumen lain. Berikut adalah contoh untuk mengopi dari satu dokumen ke dokumen lain. Kita akan mengopi dokumen di atas kedokumen lain.
- Blok paragrap-paragrap diatas dengan menekan Control-a, untuk mengeblok seluruh dokumen.
- Masuk ke dalam menu edit dan pilih “copy”,(short-cut ctrl-c).
- Masuk ke dokumen dua dengan cara mengaktifkan menu file, pilih new dan tekan Enter dua kali, (short-cut Control-n).
- aktifkan menu edit, pilih paste dan tekan Enter (short-cut Control-v).

C. Find And Replace
Sering kali kita melakukan kesalahan dalam mengetik suatu kata. Misalnya dalam penulisan “Microsoft”, tapi salah menjadi “Micro Soft”. Kesalahan ini kita lakukan karena kita tidak tahu bagaimana tulisan yang benar. Ternyata dalam dokumen kita yang tebalnya seratus halaman terdapat kata “Microsoft” yang salah ketik menjadi “Micro Soft”jumlahnya sangat banyak. Secara manual Anda harus menelusuri seluruh dokumen untuk mencari kata yang salah tersebut untuk dibetulkan. Cara ini sangat lama dan memungkinkan terlewat. Untuk membetulkan kata yang salah tersebut maka kita bisa melakukan langkah-langkah berikut:
- Letakkan cursor di awal dokumen dengan menekan Control-Home.
- Aktifkan menu edit.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Replace dot dot dot Ctrl plus H” dan tekan Enter, (short-cut Control-h).
- Tulis kata yang mau diganti.
- Tekan tab satu kali JFW akan mengatakan ”replace with”.
- Tulis kata pengganti.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Replace all” dan tekan Enter.
- Tekan Alt-F4 untuk kembali kedokumen.
Setelah proses ini semua kata yang salah akan diganti dengan kata yang benar.

D. Change Case
Di saat mengetik sebuah dokumen, terkadang kita lupa dalam hal penggunaan huruf besar. Sebagai contoh, seharusnya Anda menggunakan huruf kapital pada setiap awal kalimat, tapi Anda lupa mempergunakan huruf kapital di setiap awal kalimat. Untuk mengatasi kasus serupa ini mungkin Anda akan menelusuri seluruh teks dan setiap menemukan awal kalimat akan dihapus untuk diganti dengan huruf kapital. Cara ini bisa saja dilakukn, tapi tidak efisien. Anda bisa mengubah huruf pada setiap awal kalimat menjadi huruf kapital melalui fasilitas Change Case. Untuk lebih jelasnya coba tulis paragrap berikut ini tanpa mempergunakan satu huruf kapital satupun, sekalipun pada awal kalimat.

sore itu minggu pukul lima. seperti biasa, disore secerah itu aku duduk di bawah pohon flamboyan sambil melihat-lihat muda-mudi yang sedang lalu-lalang di jalan dekat rumah. terlihat olehku bunga-bunga yang sedang mekar di taman depan rumah. kumbang dan kupu juga tampak beterbangan hinggap di bunga-bunga yang sedang mekar. untuk mengisi kesunyian, kucoba menyenandungkan sebuah lagu dan memetik gitar.

Paragraf yang kita tulis tanpa huruf kapital di atas, bisa kita ubah menjadi paragrap yang memakai huruf besar tanpa menghapus satu hurufpun. Berikut adalah caranya.
- Tempatkan cursor di awal paragrap dan blok paragrap tersebut.
- Aktifkan menu format dengan menekan Alt, panah kanan sampai JFW mengatakan “Format”.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Change Case”, tekan Enter.
- Tempatkan cursor pada salah satu pilihan yang ada didalam Change Case tersebut dan diakhiri dengan menekan Enter. Pilihan-pilihan yang ada didalam Change Case antara lain:
a. Upper Case: untuk mengubah semua huruf yang telah diblok diganti dengan huruf kapital.
b. Lower Case: untuk mengubah semua huruf yang telah diblok diganti dengan huruf kecil.
c. Sentence: untuk mengubah huruf pada setiap awal kalimat diganti dengan huruf besar.
d. Title: untuk mengubah huruf pada setiap awal kata menjadi huruf besar.
e. Togle Case: untuk membuat kebalikan dari format semula.

VI. PAGE

A. Menentukan Ukuran Kertas

1. Memilih Ukuran Kertas
Sebelum mencetak dokumen, tentu kita ingin menyesuaikannya dengan jenis kertas yang ingin kita gunakan. Microsoft Word mengenal dua macam ukuran kertas yaitu: 8.5\11, dan 8.5\14. Kita juga bisa memilih dalam posisi kertas bagaimana dokumen itu akan dicetak, apakah posisi tertidur, atau berdiri. Untuk memilih ukuran kertas caranya adalah:
- Aktifkan page setup dot dot dot dengan mengaktifkan menu file kemudian cari dengan panah bawah untuk menuju perintah menu page setup, atau dengan menekan Alt, f, u untuk langsung mengaktifkan perintah tersebut.
- Tekan Control-tab untuk membaca isi kotak dialog (dialogue box). Yang ada dalam kotak dialogue page setup adalah: margin, paper size, Paper source, lay out.
- Pilih Paper size.
- Pilih ukuran kertas yang kitainginkan dengan panah atas/bawah, dan tekan Enter setelah ketemu.
2. Mengedit Ukuran Kertas
Bila ukuran kertas yang kita inginkan ternyata tidak ada, Anda bisa mengedit ukuran kertas yang ada. Caranya dengan memperbesar atau memperkecil panjang dan lebarnya. Untuk mengedit ukuran kertas lakukan langkah-langah berikut:
- Aktifkan perintah menu page setup.
- Pilih paper size.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “weight”.
- Tekan panah atas untuk memperbesar, dan tekan panah bawah untuk memperkecil lebar kertas.
- Tekan tab lagi untuk menempatkan kursor pada posisi “hight”.
- Tekan panah atas untuk memperbesar panjang/tinggi kertas, dan panah bawah untuk memperkecilnya.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “ok” tekan Enter.

3. Menentukan Posisi Kertas
Selain menentukan ukuran kertas, yang harus diperhatikan adalah menentukan posisi kertas. Apakah posisi kertas tertidur ataukah berdiri. Untuk menentukan pilihan ini caranya adalah :
- Aktifkan menu page setup. Enter.
- Tekan Control-Tab sampai JFW mengatakan, “paper size”.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan, “Potrait”.
- Tekan panah kanan untuk mengubah menjadi landscape (tertidur), dan tekan panah kiri untuk mengembalikan menjadi posisi potrait (berdiri).
- Setelah memilih posisi kertas yang diinginkan, Anda bisa menekan Enter untuk kembali ke dokumen.

B. Mengatur Margin
Selain fasilitas untuk menentukan ukuran kertas menurut yang kita inginkan, Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk mengatur margin. Berapa inchi jarak tulisan dari batas atas, batas bawah, kiri dan kanan. Untuk mengatur itu semua lakukan langkah-langkah berikut:
- Masuk ke dalam menu page setup, dan tekan Enter.
- Tekan Control-tab sampai JFW menyebutkan “Margin”.
- Tekan tab untuk menentukan bagian mana yang mau di edit. Microsoft Word membuat margin yang tersimpan secara default dengan: atas (top) 1 inchi, bawah (buttom) 1 inchi, kiri (left) 1.25 inchi, kanan (right) 1.25 inchi. Anda bisa menambah (memperbesar) pada masing-masing margin dengan menekan panah atas; dan memperkecil dengan menekan panah bawah. Untuk berpindah dari top, buttom dan sebagainya bisa dilakukan dengan menekan tab.
- Setelah semua margin diatur sesuai dengan yang kita inginkan, tekan tab sampai JFW mengatakan “OK” dan tekan Enter untuk kembali ke dokumen.

C. Mencetak Dokumen (Print)
Setelah menentukan ukuran kertas dan posisi kertas, kita bisa mencetaknya. Untuk mencetak dokumen caranya :
- Aktifkan menu file.
- Gerakkan pointer sampai JFW mengatakan “Print ctrl+p” dilanjutkan dengan menekan Enter.
- Gerakkan panah atas bila ingin mencetak lebih dari 1 copy. Disaat Anda menekan Enter pada perintah menu print, JFW akan mengatakan “number of copy edit 1”, itu artinya Microsoft Word hanya akan mencetak 1 copy. Untuk menggandakan hasil cetakan tekan panah atas sekali, (untuk menjadi dua copy), untuk menjadi 3 kopi atau lebih tekan panah atas sampai JFW menyebutkan jumlah yang diinginkan.
- Tekan tab sampai JFW menyebutkan “Ok” dan tekan Enter komputer akan mencetak dokumen Anda.

D. Mengatur Penomoran Halaman
Dokumen yang Anda cetak defaultnya nomor halaman tidak tercetak. Untuk mengatur penomoran halaman ini Word menyediakan banyak pilihan bentuk angka seperti bentuk baku 1, 2, 3; atau a,b,c; atau romawi. Untuk memberi nomor halaman pada dokumen Anda bisa melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menempatkan Nomor Halaman
Untuk menempatkan nomor halaman ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu Insert.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “page number dot dot dot”, tekan Enter. Begitu anda menekan Enter posisi seleksi cursor berada pada page number posisi on.
- Tekan panah bawah/atas untuk memilih posisi di atas (top) atau di bawah (buttom)nomor halaman itu akan ditempatkan.
- Tekan tab untuk menuju ke alignment.
- Pilih posisi di kanan (right ),di kiri (left), di tengah (cEnter), di dalam teks (inside), atau di luar teks (outside) halaman itu akan ditempatkan, dengan menekan panah atas/bawah.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK” dan tekan Enter.

2. Memilih Jenis Angka untuk Penomoran Halaman
Untuk memilih jenis angka yang akan ditempatkan pada kertas sebagai nomor halaman caranya adalah:
- Aktifkan perintah page number.
- Tentukan posisinya bila perlu.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “format” tekan Enter.
- Pilih jenis nomor yang Anda inginkan dengan menekan panah bawah.
- Tekan Tab untuk menuju start button, dan tentukan nomor awal halaman yang diinginkan.
- Setelah selesai tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
Catatan: jenis nomor yang disediakan dalam Microsoft Word berturut-turut dari atas adalah: “1, 2, 3 (angka arab)”; “a, b, c (dengan huruf kecil)”; “A, B, C (dengan huruf besar)”; “i, ii, iii (dengan huruf kecil)”; “I, II, III (dengan huruf besar)”.

E. Header And Footer
Apabila Anda tidak menghendaki adanya nomor halaman, sedangkan perintah penomoran halaman sudah terlanjur dilakukan, maka untuk menghapusnya dengan menggunakan fasilitas header/footer. Penjelasan mengenai hal ini akan ada pada pembahasan materi tersebut berikut ini.

1. Header
Header adalah sekumpulan teks yang akan tercetak di bagian atas teks normal dan tampil pada setiap halaman.
Untuk membuat header caranya:
- Aktifkan menu View.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Header and footer” tekan Enter.
- Tuliskan teks yang akan dijadikan header.
- Tekan Alt-c untuk menutupnya dan kembali ke dokumen yang sedang kita ketik.

2. Footer
Footer adalah sekumpulan teks yang akan tercetak di bagian bawah teks normal dan tampil pada setiap halaman.
Untuk membuat footer caranya:
- Masuk kedalam header and footer dan tekan Enter (sama seperti membuat header).
- Tekan F-10.
- Tekan Control-tab dua kali atau sampai JFW menyebutkan “menu active Insert auto text.”
- Tekan Tab sampai JFW menyebutkan “show header/footer”, tekan Enter.
- Tulis teks yang akan dijadikan footer.
- Tekan Alt-c untuk menutupnya dan kembali ke dokumen.

Penjelasan tentang perintah dalam menu aktif Header/footer
1) Insert auto text: memasukkan auto text.
2) Insert page number: memberi nomor halaman.
3) Insert number of pages: memasukkan jumlah halaman.
4) Format page number: mengubah format nomor halaman.
5) Insert date: memasukkan tanggal sesuai sistem.
6) Insert time: memasukkan jam sesuai sistem.

3. Menghapus Nomor Halaman
Untuk menghapus nomor halaman ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk header/footer hapus nomor halaman yang berada pada kotak header/footer dengan perintah menghapus huruf seperti biasa (tombol pada keyboard).
- Tekan Alt-c untuk menutupnya.

F. Membuat Footnote
Footnote (catatan kaki) adalah kalimat yang terdapat di akhir halaman yang isinya menerangkan tentang kata, kalimat, ataupun paragrap yang diberi tanda footnote. Antara teks utama dengan isi footnote dibatasi oleh garis.
Mengenai tata cara penulisan footnote secara lengkap, tidak akan dibahas dalam buku ini. Karena, program Microsoft Word sudah mengaturnya secara otomatis sesuai dengan aturan yang berlaku. Bagi para pembaca yang ingin mengetahui secara lengkap tentang penulisan footnote, bisa membaca buku yang berjudul:
1) Menulis Sebagai Suatu Keterampilan Berbahasa. Karangan PROF. DR. Henry Guntur Tarigan.
2) Komposisi Sebuah Kemahiran Berbahasa. Karangan PROF. DR. Gorys Keraf.
Kedua judul buku di atas dapat dipinjam di perpustakaan kaset Yayasan Mitra Netra.

1. Mengetik Footnote
Untuk mengetik footnote ikuti langkah-langkah berikut
- Tempatkan cursor diakhir kata, kalimat, atau paragrap yang mau diberi tanda footnote.
- Masuk kedalam menu Insert.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Footnote dot dot dot”, tekan Enter, komputer akan mengatakan “Footnote and endnote dialogue”.
- Tekan panah atas/bawah untuk menempatkan cursor pada pilihan footnote, dan tekan Enter.
- Tulis isi footnote.
- Tekan F6 untuk kembali ke teks utama dan melanjutkan pengetikan.

2. Mengatur Penomoran Footnote
Catatan kaki yang Anda sisipkan ke dalam dokumen, akan diberi nomor secara otomatis oleh Microsoft Word secara berurutan. Angka yang digunakan, bisa diubah menurut keinginan kita. Misalnya: 1, 2, 3, … (angka arab); A, B, C, … (huruf dengan huruf besar); a, b, c, … (huruf dengan huruf kecil); I, II, III, IV, … (romawi dengan huruf besar); I, ii, iii, iv, … (romawi dengan huruf kecil). Untuk menentukan angka yang akan digunakan dalam penomoran footnote ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke dalam menu Insert.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “footnote”, tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Option dot dot dot button”, tekan Enter.
- Tekan panah atas bawah untuk menentukan posisi footnote antara bottom of page, atau beneath text.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan, “Number format: combo box”.
- Pilih jenis angka yang ingin anda gunakan dengan menekan panah atas/bawah.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Ok Button”, tekan Enter dua kali.
- Tulis isi footnote.
- Tekan F6 untuk kembali ke dokumen utama dan melanjutkan.
Setelah melalui proses ini catatan kaki yang Anda sisipkan akan diberi nomor urut dengan angka yang Anda pilih. Misalnya bila Anda memilih huruf A sebagai nomor dalam catatan kaki, maka selanjutnya akan diberi nomor B dan seterusnya.

3. Mengulang Penomoran Footnote
Microsoft Word akan secara otomatis memberi nomor secara berurutan dari 1, 2, 3 dan seterusnya. Pada umumnya dalam penulisan sebuah buku penomoran footnote kembali ke nomor satu lagi ketika berganti bab. Karena itu kita harus merestartnya. Caranya adalah:
- Aktifkan menu Bar, Insert, footnote, Enter sekali.
- Cari Option dot dot dot, tekan Enter.
- Tekan tab sampai ke continuous radio button.
- Tekan panah atas/bawah untuk mencari restart each section, tekan Enter dua kali.
- Ketik isi footnote.
- Tekan F6 untuk kembali dokumen utama.

4. Berganti ke Bab Berikutnya
Ketika mau berganti bab agar penomoran footnote kembali ke nomor satu lagi, kita harus melalui langkah-langkah berikut.
- Masuk ke dalam menu Insert, pilih break dot dot, Enter.
- Tekan panah bawah sampai ke Next page, tekan Enter.

VII. FORMATTING TEXT
A. Font (Efek Cetak)
Di saat Anda mengetik suatu karangan misalnya skripsi, akan sangat indah bila kata-kata tertentu (kata yang ditonjolkan) diberi efect cetakan seperti bold (cetak tebal), underline (garis bawah), italic (cetak miring) dan sebagainya. Berikut akan dibahas bagaimana membuat efect cetakan dalam Microsoft Word.

1. Memilih Bentuk Huruf
Microsoft Word mempunyai banyak sekali bentuk huruf seperti: Times New Roman,Arial, dan sebagainya. Untuk memilih bentuk huruf ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu bar, format, pilih font tekan Enter.
- Pilih bentuk huruf yang diinginkan dengan panah atas/bawah.
- Tekan Enter setelah ketemu.

2. Bold And Italic (Cetak Tebal dan Cetak miring)
Untuk mengetik sebuah dokumen menggunakan Bold (cetak tebal) ataupun Italic (cetak miring) caranya adalah:
- Aktifkan menu format.
- Pilih font tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Font style: edit”, di layar akan muncul pilihan: Reguler, Italic, Bold, Bold-Italic.
- Pilih salah satu dari pilihan-pilihan tersebut dengan menekan panah atas/bawah, kemudian tempatkan pada pilihan yang diinginkan dan tekan Enter.
- Tulis kata atau kalimat yang mau ditulis dengan efek cetak tersebut.
- Normalkan kembali dengan memasuki kotak dialog font, arahkan pointer pada font style dan pilih reguler, Enter.
Catatan: selain dengan cara-cara di atas Anda juga bisa menekan Control-B untuk cetak tebal, ctrl-I untuk cetak miring, ctrl-b dilanjutkan ctrl-I untuk tebal dan miring di depan dan diakhir kata/kalimat yang ingin diberi efek.

3. Memilih Ukuran Huruf
Selain dapat dipilih bentuknya, karakter yang kita tulis juga dapat diubah ukurannya dengan cara:
- Buka kotak dialog font.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Font Size”.
- Pilih ukuran huruf yang diinginkan dengan menekan panah atas/bawah.
- Tekan Enter setelah ketemu.

4. Underline (Garis Bawah)
Untuk memberi perintah underline pada dokumen yang sedang kita edit caranya adalah:
- Aktifkan menu format, pilih font, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan, “Underline: Combo Box”. Kemudian di layar akan muncul pilihan single (seluruh kalimat akan digaris bawah tanpa putus walaupun pada spasi antar kata), Word only (hanya pada kata-kata saja yang diberi garis bawah), doted (pada setiap huruf akan diberi titik), thick (garis bawah tapi garisnya lebih tebal), dash (tiap huruf akan diberi garis dengan tanda strip), dot dash (tiap huruf akan diberi titik dan strip), dot dot dash (tiap huruf akan diberi dua titik dan strip), wave (tiap huruf akan diberi garis bawah dengan garis bergelombang).
- Pilih jenis garis bawah yang ingin digunakan dengan menekan panah bawah, tempatkan cursor pada jenis garis bawah yang Anda inginkan, tekan Enter dua kali.
- Tulis kata atau kalimat yang ingin ditulis dengan garis bawah.
- Normalkan kembali dengan menekan Enter pada pilihan non yang ada pada field underline.
Keterangan: bagi Anda pengguna office 2000, jenis-jenis underline yang ada tidak dapat dibaca dengan Jaws 3.5.

5. Superscript
Yang dimaksud dengan superscript adalah karakter yang ditulis dengan menaikan sebesar satu gigi dibandingkan dengan posisi normal. Tulisan serupa ini biasanya digunakan untuk menuliskan angka dalam tanda pangkat. Untuk menuliskan huruf yang ditulis dengan naik ke atas sebanyak satu digit caranya adalah:
- Aktifkan menu format, pilih font, tekan Enter
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Superscript check box not check”.
- Tekan spasi untuk merubah “Superscript check box not check, menjadi Superscript check box check”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Tulis karakter yang mau ditulis dengan superscript.
- Normalkan kembali dengan memasuki kotak dialog superscript kembali, dan tekan spasi untuk menonaktifkan superscript, dan tekan Enter pada pilihan OK.

6. Subscript
Yang dimaksud subscript adalah karakter yang ditulis menurun sebesar satu gigi dibandingkan posisi normal. Karakter serupa ini biasa digunakan ketika kita menulis angka dalam lambang kimia. Untuk memberikan perintah subscript caranya adalah:
- Aktifkan menu format, pilih font, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Subscript check box not check”.
- Tekan spasi untuk merubah “Subscript check box not check Menjadi Subscript check box check”.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter,
- Tuliskan karakter yang mau ditulis dengan Subscript.
- Normalkan kembali dengan menekan spasi pada kotak dialog subscript.
Catatan: untuk memberikan perintah efect cetak yang ditandai dengan ucapan “… Box … check”, lakukan seperti pada keterangan nomor 5 atau 6.
Berikut adalah daftar efek cetak-efek cetak yang diucapkan JFW dengan “… box check … check”.
a. Strikethrough, (semua huruf akan dicoret ditengahnya dengan tanda dash).
b. Double strikethrough, (semua huruf akan dicoret ditengahnya dengan dua tanda dash).
c. Super Script (untuk menaikan huruf sejauh satu gigi).
d. Subscript, (untuk menurunkan huruf sejauh satu gigi).
e. Shadow (huruf berbayang).
f. Outline, (huruf yang ditengahnya diberi efect cetakan).
g. Embose (semua huruf akan dicetak dengan seolah-olah timbul).
h. Engrave, (hampir menyerupai embose).
i. Small Cap, (semua huruf akan ditulis dengan ukuran yang lebih kecil dari ukuran normal, tapi akan dicetak dengan huruf kapital walaupun kita mengetiknya tidak mempergunakan huruf kapital).
j. All Cap, (Semua huruf akan ditulis dengan huruf kapital).
k. Hidden, (untuk menyembunyikan teks). Efect cetak ini bisa digunakan ketika Anda mencetak dokumen. Misalnya didalam dokumen yang sedang dicetak, ada kata-kata tertentu yang tidak ingin diikutsertakan. Maka Anda bisa mempergunakan efect cetak hidden ini.

B. Paragraph
Paragraph adalah kotak dialog yang digunakan untuk mengatur posisi teks di atas kertas.

1. Alignment
Alignment adalah fasilitas untuk mengatur penempatan hasil ketikan di atas kertas. Apakah ketikan itu di kiri (left), kanan (right), tengah (cEnter), atau rata kanan kiri (justify). Untuk pengetikan suatu alinia yang berupa pemaparan biasanya digunakan rata kanan/kiri (justify) karena lebih rapi. Untuk memilih alignment caranya adalah:
- Aktifkan menu bar, pilih format, pilih paragraph, tekan Enter.
- Dengan menekan panah atas/bawah pilih: left align (rata kiri), right align (rata kanan), cEnter (tengah), justify (rata kanan kiri).
- Tekan Enter pada pilihan yang diinginkan.

Keterangan: selain dengan cara di atas Anda juga dapat menggunakan short-cut seperti berikut: ctrl-l untuk left align, ctrl-r untuk right align, ctrl-e untuk cEnter, ctrl-j untuk justify.

2. Special
Fasilitas ini digunakan untuk mengatur penulisan format alinea. Format yang tersedia adalah: non (semua baris dimulai dari batas margin), first line (baris pertama dimulai agak menjorok sejauh sekian inci dari margin kiri sedang baris-baris dibawahnya normal), hanging (baris pertama dimulai dari batas margin tapi baris-baris di bawahnya menjorok sejauh sekian inci ke arah kanan). Untuk mengatur format penulisan alinea ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke dalam menu format, pilih paragraph, tekan Enter.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan “Paragraph”.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih bentuk alinea yang ada.
- Tekan Enter pada format yang diinginkan.
- Jika Anda memilih format first line atau hanging, tekan tab sekali untuk menuju ke By: edit dan tentukan berapa inci jarak yang diinginkan.
- Tekan Enter.

3. Line Spacing
Line spacing adalah fasilitas yang digunakan untuk mengatur jarak ketikan antar baris. Cara mengaturnya adalah:
- Masuk ke dalam menu format, pilih paragraph, Enter.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan line spacing combo box.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih jarak ketikan yang diinginkan.
- Tekan Enter pada pilihan yang diinginkan.
Berikut adalah daftar pilihan jarak ketikkan yang ada didalam line spacing:
• Single adalah jarak ketikan 1 spasi (ukurannya sebesar ukuran huruf yang digunakan lebih sedikit).
• 1.5 adalah jarak ketikan sebesar satu setengah spasi.
• Double adalah: jarak ketikan dua spasi.
• At least adalah untuk memperkecil jarak ketikan ke ukuran yang paling kecil bila ukuran hurufnya diperbesar.
• Exactly adalah untuk mengatur menjadikan jarak ketikan ke dalam ukuran sama yang ditentukan. Untuk menentukannya kita harus menekan tab sekali terlebih dari posisi tersebut untuk menuju ke Add. Di posisi Add ini tentukan jarak ketikan yang diinginkan dengan menekan panah atas/bawah.
• Multiple adalah untuk mengatur jarak ketikan menurut selera. Dari posisi multiple ini tekan tab sekali untuk menuju ke Add, lalu tentukan jarak ketikan yang diinginkan dengan mengetikkannya secara langsung.

C. Bullets And Numbering (Pemberian Nomor pada Teks)
Untuk mengetikkan paragrap yang didahului dengan nomor seperti:
1. 1, 2, 3 dan seterusnya (angka Arab).
2. A, B, C dan seterusnya (huruf dengan huruf kapital).
3. a, b, c dan seterusnya (huruf dengan huruf kecil).
4. I, II, III, IV dan seterusnya (angka Romawi dengan huruf kapital).
5. i, ii, iii, iv dan seterusnya (angka Romawi dengan huruf kecil). Ataupun simbol lain seperti dash dan tanda bintang.
Anda tak perlu menulis simbol berikutnya, karena setelah menulis simbol yang pertama, Microsoft Word secara otomatis akan menyiapkan simbol tersebut secara berurutan begitu Anda menekan Enter. Sebagai contoh bila kita menulis daftar murid anak-anak kelas 6 yang jumlahnya ada 35 orang, dan masing-masing anak diberi nomor urut 1-35, maka setelah anda menuliskan nomor urut satu beserta nama anaknya, kemudian menekan Enter, tak perlu lagi menuliskan nomor 2 dan seterusnya. Karena, Microsoft Word akan memberikan nomor selanjutnya secara otomatis begitu Anda menekan Enter. Bila semua anak telah ditulis sampai nomor 35 kemudian tekan Enter secara otomatis juga Microsoft Word memberikan nomor 36. Untuk menghapus nomor yang dibuat secara otomatis tersebut, kita bisa menekan Backspace atau menekan Enter sekali lagi. Sedang bila teks yang bernomor itu cukup panjang melebihi satu baris, Anda juga tak perlu khawatir. Karena Microsoft Word akan secara otomatis mengindentasikan tulisan Anda.

VIII. MEMBUAT TABEL BERGARIS

A. Membuat Tabel Bergaris
Untuk membuat tabel bergaris ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan menu table.
- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan Insert submenu, tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah sampai komputer mengatakan “Table dot dot dot”, tekan Enter.
- Tekan panah atas untuk menambah jumlah kolom dan panah bawah untuk mengurangi. Atau juga Anda bisa langsung memasukkan angka berapa kolom yang diinginkan.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan, “Number of rows: edit 2”.
- Tekan panah atas untuk menambah jumlah baris dan bawah untuk mengurangi. Atau juga Anda bisa langsung menekan angka berapa baris yang diinginkan.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
Setelah melalui proses ini di layar muncul tabel bergaris yang masih kosong dengan jumlah kolom dan baris seperti yang kita inginkan. Posisi cursor akan berada di baris pertama kolom pertama. Untuk berpindah dari kolom pertama ke kolom berikutnya, Anda bisa menekan tombol Tab. Setelah posisi cursor berada di kolom terakhir, untuk berpindah ke kolom pertama di baris berikutnya, juga menggunakan tombol Tab. Harap diperhatikan pula, bila Anda mempergunakan Jaws 3.4 kebawah, komputer tidak akan membacakan posisi cursor di kolom berapa, baris berapa, ketika Anda menekan tombol Tab. Hal serupa ini akan dibacakan oleh komputer bila Anda mempergunakan JAWS 3.5 ke atas.
Mengenai jumlah baris, Anda tak perlu memikirkan berapa baris yang diperlukan, karena setelah cursor berada di kolom terakhir baris terakhir, Microsoft Word akan memberikan baris tambahan dengan jumlah kolom sama bila Anda menekan Tab.

B. Mengedit Kolom Tabel
Ketika Anda selesai membuat tabel bergaris dengan cara seperti di atas dan kembali ke layar edit, kolom yang tersedia ukurannya sama. Sedang jumlah karakter dari masing-masing kolom yang akan diisikan tidak sama. Misalnya, bila kita ingin membuat tabel berjumlah 3 kolom, dengan isi masing-masing kolom adalah: kolom pertama nomor, kolom kedua nama dan kolom ketiga alamat. Tentu saja bila kolom pertama disediakan tempat dengan ukuran sama dengan kolom kedua dan ketiga, akan banyak tempat yang kosong pada kolom pertama. Apa lagi bila nomornya hanya berkisar puluhan atau ratusan saja. Karena itu kita harus memperkecil kolom pertama dan kelebihan tempat dari penyempitan kolom pertama bisa dipergunakan untuk memperbesar kolom kedua atau kolom ketiga. Dalam kasus ini, yang harus disediakan tempat lebih besar adalah kolom ketiga karena berisi alamat. Terlebih lagi bila alamatnya ditulis secara lengkap. Akan tetapi bila kolom yang tersedia tidak muat, Anda tak perlu khawatir, karena tinggi kolom akan melebar kebawah secara otomatis. Berikut adalah cara untuk mengedit tabel bergaris.
- siapkan Tabel dan ketikkan isinya.
- Tempatkan kursor pada kolom yang isinya paling panjang.
- Masuk ke dalam menu table, pilih autofit submenu, tekan Enter.
- Pilih autofit to content, tekan Enter.
- Masuk ke dalam autofit submenu lagi dan pilih autofit to window, tekan Enter.

C. Melakukan Perhitungan dalam Tabel
Jika Anda bekerja dengan bilangan dalam tabel, Anda dapat menjumlahkan bilangan-bilangan tersebut. Berikut adalah contoh penggunaannya.

DAFTAR JUMLAH SIMPANAN POKOK
ANGGOTA KOPERASI TUNAS MELATI

No. Nama Anggota Jumlah Simpanan Pokok yang telah Masuk
1. Robert Nasution 45.000
2. Siti Aisyah 50.000
3. Sirfana 35.000
4. Tuti Handayani 40.000
5. Unggul Setia budi 45.000
Jumlah 215.000

Untuk melakukan pekerjaan di atas caranya adalah:
- Ketik judul tabel.
- Siapkan tabel bergaris yang terdiri dari 3 kolom dan 7 baris.
- Ketik isi tabel.
- Setelah seluruh isi tabel dimasukkan ke dalam sel, tempatkan cursor di kolom ketiga baris terakhir.
- Aktifkan menu tabel kembali dengan menekan Alt-A.
- Tekan panah bawah sampai JFW mengatakan “Formula”, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
Setelah melalui proses ini pada kolom ketiga baris terakhir akan terdapat angka dari jumlah simpanan anggota, (jumlah dari angka-angka di atasnya.

D. Mengurutkan (Sort) Data
Bila Anda membuat daftar nama-nama, misalnya daftar nama anggota, akan sangat indah bila daftar yang Anda tulis disusun menurut abjad. Untuk mengatasi persoalan ini, Microsoft Word memberi fasilitas “Sort” guna mempermudah pekerjaan Anda. Perhatikan contoh berikut.
Ketik naskah berikut:

DAFTAR PESERTA KURSUS KOMPUTER BULAN NOVEMBER 2000
1. Eko Budianto.
2. Cari Setiawati.
3. Budi Darmulyana.
4. Dadang Hawari.
5. Ahmad Albar.
6. Fujiyama.
7. Gunardi.
8. Hesti Ariani.
9. Indrayati.
10. Kusnanto

Daftar di atas terlihat kurang rapi, karena tidak diurut secara abjad. Untuk merapikannya ikuti langkah-langkah berikut:
- Tempatkan cursor di nama peserta kursus nomor 1, (huruf E dari Eko Budianto).
- Tekan Shift-Control-panah bawah berulang-ulang sampai JFW menyebutkan nama yang terakhir (Kusnanto) untuk mengeblok Teks-teks yang mau dirapikan.
- Aktifkan menu table.
- Tekan panah bawah/atas sampai JFW mengatakan “Sort dot dot dot”, tekan Enter.
- Tekan tab sampai JFW mengatakan “Ascending”. Pada posisi ini Anda bisa memilih antara Ascending (menaik), atau Descending (menurun). Anda bisa menekan panah atas/bawah untuk memilih salah satu di antara keduanya.
- Tekan Tab lagi sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
Bila Anda memilih Ascending setelah melalui proses di atas daftarnya akan menjadi seperti berikut:
1. Ahmad Albar.
2. Budi Darmulyana.
3. Cici Setiawati.
4. Dadang Hawari.
5. Eko Budianto.
6. Fujiyama.
7. Gunardi.
8. Hesti Ariani.
9. Indrayati.
10. Kusnanto.
Sedang bila Anda memilih descending daftar di atas akan menjadi seperti berikut:
1. Kusnanto.
2. Indrayati.
3. Hesti Ariani.
4. Gunardi.
5. Fujiyama.
6. Eko Budianto.
7. Dadang Hawari.
8. Cici Setiawati.
9. Budi Darmulyana.
10. Ahmad Albar.

E. Mengurutkan Data di Dalam Tabel
Untuk mengurutkan data yang ada di dalam table ikuti langkah-langkah berikut:
- Blok isi table dengan mengaktifkan menu table, pilih select submenu, pilih table, tekan Enter.
- Masuk ke dalam menu table lagi pilih sort dot dot dot, tekan Enter.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan ascending atau descending, disini tentukan jenis pengurutan yang diinginkan.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan “No header Row”, di sini tekan panah atas untuk memindahkan ke header row, tekan Enter.

IX. MAIL MERGE

Mail Merge adalah salah satu fasilitas Microsoft Word yang sangat berguna buat Anda yang sering membuat surat-surat masal seperti undangan, surat pemberitahuan, edaran dan sebagainya. Suatu saat Anda mau membuat surat undangan rapat yang akan diberikan kepada 20 orang. Dengan cara manual berarti Anda harus menulis surat tersebut, mengosongkan nama dan alamatnya yang akan dikirim, dikopi sebanyak dua puluh kali, baru Anda tulis satu persatu nama dan alamat tersebut. Cara itu sungguh melelahkan bukan?
Untuk mengatasi persoalan yang rumit tersebut, maka didalam program Microsoft Word dilengkapi dengan Mail merge.
Mail merge di dalam Microsoft Word, terdiri dari dua dokumen. Yaitu dokumen utama yang berisi surat, atau sebagian informasi yang akan diperbanyak, dan sumber data yang berisi nama dan alamat yang akan digabungkan, atau informasi khusus lain yang dapat membedakan antara surat yang satu dengan yang lainnya. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat secara masal dari membuat dokumen utama, membuat sumber data dan menggabungkannya.

A. Membuat Mail Merge Sederhana
Untuk membuat mail merge sederhana ikuti langkah-langkah berikut:

1. Membuat Sumber Data
Buatlah table bergaris yang mencakup seluruh data yang diperlukan, lalu ketikkan isinya seperti contoh berikut.

Nama Alamat Kota
Sandiwara Jl. Hasanudin Ujung Pandang, 13451
Bulana Jl. AmirHamzah No. 12 Ruteng, 13112
Seratos Jl. Merbabu No. 58 Manado, 17224
Subedor Jl. Merbabu No. 3 Pemalang, 113442
Andiny Jl. Sindoro No. 105 Kebumen, 13224

Tutup dan simpan dokumen yang berisi table tersebut dengan nama tertentu misalnya data.doc.

Keterangan: Untuk keperluan sumber data ini, Anda tak perlu membuat judul table.

2. Membuat Dokumen Utama
Ketik surat yang akan dijadikan sebagai dokumen utama misalnya seperti berikut:

Jakarta, 7 Desember 2000

Perihal: pemberitahuan

Kepada Yth.

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan kedatangan hari raya Idul Fitri 1421 Hijriah dan Hari Natal 2000 serta tahun baru 2001 Masehi yang waktunya hampir bersamaan itu, maka diminta kehadirannya kepada semua kepala cabang dalam pertemuan yang akan diadakan di kantor Pusat PT CCR pada hari/tanggal: Senin 11 Desember 2000 pukul 09,00 WIB, untuk membicarakan waktu libur dalam menyambut hari-hari besar tersebut dan pembagian THR.

Demikian pemberitahuan ini Kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Mareti Dewi Pamungkasih
Dirut

Setelah selesai mengetik isi surat, simpanlah surat tersebut dengan nama tertentu, misalnya “surat.doc” (tidak usah ditutup).

3. Membuka Sumber Data
Selanjutnya kita harus membuka kembali sumber data untuk penggabungan dengan cara:
- Aktifkan menu bar, pilih tools, pilih Mail merge, tekan Enter.
- Tekan panah atas/bawah dan pilih form letter, tekan Enter dua kali.
- Tekan panah atas/bawah, pilih open data source, tekan Enter.
- Ketik nama file yang berisi sumber data, sesuai contoh di atas ketik data.doc, tekan Enter.
- Tunggu sampai komputer mengatakan “Edit main Document”, tekan Enter lagi.
Kterangan: jka Anda lupa nama file yang berisi sumber data, dapat juga dilakukan dengan memilihnya yang ada pada list view.

4. Menempatkan Kode Penggabungan
Yang dimaksud dengan menempatkan kode penggabungan yaitu menempatkan nama field atau judul kolom pada tempat-tempat dimana kita mau menempatkan field-field yang telah kita simpan di dalam sumber data. Dalam contoh bentuk surat seperti di atas, kita harus menempatkan seluruh field-field itu di antara kalimat “Kepada Yth.”, dan “Dengan hormat”. Berikut adalah langkah-langkahnya.
- Tempatkan Cursor di sebelah bawah dari kalimat “Kepada Yth.”
- Tekan Shift-Alt-F, untuk membuka field-field yang telah kita buat.
- Tekan panah atas/bawah untuk memilih Field yang mau dimasukkan ditempat tersebut dan tekan Enter.
- Tekan Enter sekali lagi Bila Field berikutnya mau ditempatkan di sebelah bawah dari field yang baru kita masukkan.
- Lakukan langkah ini berulang-ulang hingga Seluruh field yang ada masuk kedalam dokumen utama.

5. Menggabungkan Dokumen
Setelah kode-kode penggabungan ditempatkan di tempat yang kita inginkan, langkah selanjutnya yaitu menggabungkan antara dokumen utama dengan sumber data. Untuk menggabungkan dokumen ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke dalam Menu Tools, dengan menekan tombol Alt-T. Pilih Mail merge dan tekan Enter. Di layar akan muncul pilihan: Merge Button, Query Option, Cancel Button, Create Button Menu, Edit Button menu, Get Data Button Menu, dan terakhir adalah Edit Data Source Button Menu. Anda bisa menekan tombol Tab untuk memilih salah satu diantara semua itu.
- Pilih Merge Button dan tekan Enter. Di layar akan muncul pilihan: Merge to new document, dan Merge to printer. Anda bisa menekan tombol panah atas/bawah untuk memilih salah satu di antara keduanya.
- Pilih Merge to new document dan tekan Enter.
Setelah melalui proses ini di layar akan muncul beberapa lembar surat, yang mana jumlah lembar surat itu sesuai dengan jumlah record yang telah Anda buat di dalam sumber data, dengan nama dan alamat yang berbeda. Dokumen gabungan itu bisa disimpan menjadi sebuah file, ataupun dicetak ke dalam printer. Dokumen gabungan ini juga bisa dibaca baik menggunakan panah maupun menggunakan JAWS.

B. Mail Merge Tingkat Lanjut
Proses pembuatan Mail merge di atas hanyalah untuk kasus-kasus sederhana, yang intinya adalah mengatasi pembuatan surat yang bersifat masal yaitu surat dengan isi sama, untuk ditujukan kepada orang banyak, yang sudah barang tentu mempunyai nama berbeda, dan alamat berbeda. Ada kalanya isi surat tidak selalu sama persis, ada bagian-bagian tertentu yang berbeda, bahkan terkadang bertolak belakang. Karena itu, penanganannya agak sedikit berbeda. Berikut adalah contoh kasus beserta carapenyelesaiannya.

1. Membuat Surat Lamaran Pekerjaan Menggunakan Mail Merge
Bagi Anda pencari kerja, sering kali mencari lowongan pekerjaan melalui Media Masa, baik elektronik maupun cetak. Setelah mencari dalam waktu satu minggu, maka terkumpul beberapa informasi seperti terlihat dalam tabel berikut:

Perusahaan Alamat Media/sumber Pekerjaan
PT. Pandu Jl. Melati Jakarta Kompas 4 Desember 2000 Customer Service
PT. Berdikari Jl. Sambas Jakarta Republika 5 Desember 2000 Kasir
PT. Karya Indah Jl. Mawar Jakarta Pos Kota 6 Desember 2000 Receptionist
PT. Karana Lain Jl. Mt H. Jakarta Suara Merdeka 2 Desember 2000 Sekretaris
PT. Bumi Rksa Jl. Kenanga Bekasi Warta kota 5 Desember 2000 Keuangan

Untuk menangani pekerjaan itu akan sangat menghemat waktu bila ditulis menggunakan Mail merge. Penghematan waktu ini akan sangat terasa bila lowongan kerja yang Anda peroleh sangat banyak. Untuk menyelesaikan pekerjaan di atas dengan cepat ikuti langkah-langkah berikut:
a. Buat sumber datanya ke dalam table bergaris seperti tertera di atas, kemudian tutup dan simpan dengan nama tertentu misalnya “Data.doc”.
b. Ketik surat lamarannya misalnya seperti berikut di bawah ini, kemudian simpan dengan nama tertentu misalnya “Lamaran.doc”.

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga .

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati

c. Membuka Sumber Data
Untuk membuka sumber data, ikuti langkah-langkahnya seperti membuka sumber data pada membuat Mail merge sederhana.
d. Menempatkan Kode Penggabungan
Pada prinsipnya penempatan kode penggabungan pada pembuatan surat lamaran kerja sama seperti membuat Mail merge sederhana. Tapi ada beberapa perbedaan pada tempatnya. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut.
- Tempatkan kursor di bawah kata-kata “Kepala Bagian Personalia”, tempatkan field-field: perusahaan dan alamat.
- Pada kata “yang” dari kalimat “Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian yang isinya …”, tempatkan field sumber/media.
- Pada tanda titik dari kalimat mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga . tempatkan field pekerjaan.
Selanjutnya kita bisa menggabungkan kedua file tersebut dengan cara yang sama seperti pada membuat mail merge sederhana. Setelah digabungkan dokumennya akan menjadi seperti berikut:

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Pandu
Jl. Melati Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian Kompas 4 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Customer Service.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati
Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Berdikari
Jl. Sambas Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian Republika 5 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Kasir.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Karya Indah
Jl. Mawar Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian Pos Kota 6 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Receptionest.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Karana Lain
Jl. Mt H. Jakarta

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian Suara Merdeka 2 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Sekretaris.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati

Jakarta, 11 Desember 2000

Kepada Yth.
Bagian Personalia
PT. Bumi reksa
Jl. Kenanga Bekasi

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya sampaikan, bahwa telah saya baca pengumuman dalam Harian Warta kota 5 Desember 2000 yang isinya mengatakan bahwa perusahaan yang Bapak Pimpin membutuhkan seorang tenaga Keuangan.

Sehubungan dengan itu saya bermaksud mengajukan lamaran ini untuk dapat diterima sebagai karyawan Bapak. Terlampir saya sampaikan persyaratan seperti telah ditetapkan dalam pengumuman itu.

Demikian surat ini saya sampaikan, semoga Bapak berkenan menerima saya sebagai karyawan.

Hormat saya,

Widia Nurhayati

2. Menyaring Data
Suatu ketika Yayasan Mitra Netra mau menerima karyawan baru sejumlah 3 orang. Setelah menyampaikan pengumuman melalui Harian Kompas, terkumpullah sebanyak 10 pelamar. Data-data pelamar yang masuk adalah sebagai berikut:

Nama Alamat IP
Dadan H. Bekasi 3.15
Maryani Grogol 3.25
Sugeng Tanjung Priok 2.8
Sutikno Pasar Minggu 3.4
Astuti Peluit 2.2
Sutanto Ciputat 2.0
Yani Grogol 3.5
Mirana Bogor 3.75
Sudarmono Tangerang 1.98
Diana Kebayoran Lama 1.96

Setelah diadakan rapat di antara pengurus,Yayasan memutuskan hanya pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga saja yang akan diikut sertakan dalam tes penerimaan karyawan. Akan tetapi, jika para pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga ada yang tidak datang, Yayasan akan memanggil yang lainnya, sesuai dengan urutan indeks prestasi. Karena itu, semua pelamar harus dimasukkan ke dalam sumber data. Akan tetapi, kita harus menyaring data-data tersebut agar hanya pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga saja yang masuk kedalam dokumen gabungan atau printer. Untuk menyaring data-data tersebut ikuti langkah-langkah berikut:
- Buat sumber datanya menggunakan table bergaris dan tutup serta simpan dengan nama tertentu.
- Ketik isi suratnya seperti berikut, kemudian simpan dengan nama tertentu.

Perihal: pemberitahuan

Kepada Yth.

Di

Dengan Hormat,

Dengan surat ini saya mewakili Yayasan mengucapkan terimakasih atas kesediaan saudara/ saudari yang telah melamar diYayasan Mitra Netra. Sesuai dengan Indeks Prestasi yang Anda miliki, Saudara/saudari cukup memenuhi sarat untuk diseleksi menjadi karyawan Kami.

Sehubungan dengan itu, diharap kehadiran Saudara/Saudari untuk mengikuti tes yang akan diselenggarakan oleh PT Muladaya Adi Pratama, alamat Gedung Kalimanis lantai 4 Jl. MT. Haryono No. 145 Jakarta Timur, pada Haritanggal: Raabu 20 Desember 2000, mulai pukul 09,00 WIB sampai dengan selesai.

Demikian pemberitahuan ini Kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terimakasih.

Jakarta, 14 Desember 2000
Yayasan Mitra Netra

Subarmat
Kabag Personalia

- Tempatkan cursor di sebelah bawah kalimat “Kepada Yth.”, disini masukkan Field “nama”,
- Tempatkan cursor di sebelah bawah kata “di”, disini tempatkan field “alamat”. (Untuk field IP. tidak usah dimasukkan, tidak akan menjadi masalah).
- Masuk kedalam Mail merge, pilih query Option dan tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Combo box”, tekan panah bawah/atas sampai JFW mengatakan “IP” dan tekan Enter.
- Tekan Shift-Tab, JFW akan mengatakan “Equals to”. Pada posisi ini terdapat beberapa pilihan seperti: equals to (sama dengan), not equals to(tidak sama dengan), less than (lebih kecil dari), greater than (lebih besar dari), less or equals (lebih kecil atau sama dengan), greter or equals (lebih besar atau sama dengan). Dalam kasus ini kita harus memilih greater or equals.
- Tempatkan cursor pada posisi greater or equals dan tekan Enter.
- Tekan Tab sekali JFW akan mengatakan “Edit”, pada posisi ini masukkan nilai yang akan dijadikan standar. Dalam hal ini yang harus kita masukkan yaitu 3. Karena Yayasan akan menyeleksi diantara pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas 3.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “OK”, tekan Enter.
- Tekan Tab sampai JFW mengatakan “Merge”, dan tekan Enter.
- Pilih Merge to new dokumen atau printer dan tekan Enter.
Dengan cara ini yang akan di cetak atau digabungkan hanyalah pelamar yang mempunyai indeks prestasi di atas tiga saja.

LAMPIRAN I: KUMPULAN SHORT CUT

A. Short Cut Untuk Bekerja Di Dokumen
1. Membuat dokumen baru: Control-N.
2. Membuka dokumen lama: Control-O.
3. Menutup dokumen: Control-W.
4. Split (membelah) dokumen: Alt-Control-S.
5. Menyimpan dokumen: Control-S.
6. Menyimpan dokumen dengan Save-As: F12.
7. Keluar dari Microsoft Word: Alt-F4.
8. Find (mencari) teks: Control-F.
9. Find and Replace: Control-H.
10. Go to page (menuju ke halaman tertentu): Control-G.
11. Kembali ke halaman semula: Alt-Control-Z.
12. Cancel an action (keluar dari menu tanpa memasukkan perintah apapun): Escape.
13. Mengubah tampilan layar menjadi page layout: Alt-Control-P.
14. Mengubah tampilan layar menjadi tampilan outline: Alt-Control-O.
15. Mengembalikan tampilan layar menjadi normal: Alt-Control-N.

B. Perintah-Perintah Untuk Memformat Karakter Dan Paragraf
1. Masuk kedalam bentuk huruf: Shift-Control-F.
2. Masuk kedalam ukuran huruf: Shift-Control-P.
3. Memperbesar ukuran huruf: Shift-Control-greater than (greater-than = Shift-tanda titik).
4. Memperkecil ukuran huruf: Shift-Control-less-than, (tanda less-than = Shift-tanda koma).
5. Menjadikan huruf besar pada setiap awal kalimat: Shift-F3.
6. Menjadikan semua karakter ditulis dengan huruf besar: Control-Shift-A.
7. Cetak tebal: Control-B.
8. Garis bawah: Control-U.
9. Garis bawah hanya pada kata saja: Control-Shift-W.
10. Dobel garis bawah: Control-Shift-D.
11. Hidden teks (menyembunyikan teks): Control-Shift-H.
12. Cetak miring: Control-I.
13. Small Caps: Control-Shift-K.
14. Subscript: Control-Equals.
15. Super script: Shift-Control-Plus.

C. Format Paragraf
1. Mengubah jarak ketikan menjadi 1 spasi: Control-1.
2. Mengubah jarak ketikan menjadi 2 spasi: Control-2.
3. Mengubah jarak ketikan menjadi 1,5 spasi: Control-5.
4. CEntering (tengah): Control-E.
5. Justify (rata kanan kiri): Control-J.
6. Left align (rata kiri): Control-L.
7. Right align (rata kanan): Control-R.
8. Indent a paragraph from the left (mengindentasi sebuah paragraf dari sebelah kiri): Control-M.
9. Remove a paragraph indent from the left (mengembalikan paragraf indent ke sebelah kiri): Control-Shift-M.
10. Create a hanging (membuat indentasi gantung): Control-T.
11. Reduce a hanging indent (mengembaalikan paragraf indentasi gantung): Control-Shift-T.
12. Remove paragraph format (mengembalikan format paragraf): Control-Q.

D. Perintah-Perintah Untuk Style
1. Apply a style (menempatkan kedalam style): Control-Shift-S.
2. Start auto format (memulai auto format): Alt-Control-K.
3. Apply the normal Style (menempatkan keposisi normal): Control-Shift-N.
4. Apply the heading 1 (menempatkan pada heading 1): Alt-Control-1.
5. Apply the heading 2 (tmenempatkan pada heading 2): Alt-Control-2.
6. Apply the heading 3 (menempatkan pada heading 3): Alt-Control-3.

E. Perintah-Perintah Untuk Editing
1. Delete one character to the left (menghapus 1 karakter ke sebelah kiri): backspace.
2. Delete one Word to the left (menghapus satu kata kesebelah kiri): Control-Backspace.
3. Delete one character to the right (menghapus satu huruf kesebelah kanan): Delete.
4. Delete one Word to the right (menghapus satu kata kesebelah kanan): Control-Delete.
5. Cut selected text to the clipboard (memotong teks yang telah diblok kedalam clipboard): Control-X.
6. Undo the last action (menggagalkan perintah terakhir yang telah berjalan): Control-Z.
7. Copy the text to clipboard (mengopi teks ke clipboard): Control-Z.
8. Paste the text from clipboard (menempatkan teks dari clipboard): Control-V.

F. Perintah-Perintah Untuk Insert
1. A field: Control-F9
2. A line break: Shift-Enter.
3. A page break: Control-Enter.

G. Perintah-Perintah Untuk Mengeblok
1. Mengeblok satu huruf kesebelah kanan: Shift-panah kanan.
2. Mengeblok satu karakter kekiri: Shift-panah kiri.
3. Mengeblok satu kata ke arah kanan: Shift-Control-panah kanan.
4. Mengeblok satu kata ke kiri: Shift-Control-panah kiri.
5. Mengeblok dari posisi cursor sampai ke akhir baris: Shift-End.
6. Mengeblok dari posisi cursor sampai ke awal baris: Shift-Home.
7. Mengeblok satu baris kebawah: Shift-panah bawah.
8. Mengeblok satu baris ke atas: Shift-panah atas.
9. Mengeblok dari posisi cursor sampai akhir paragrap: Shift-Control-panah bawah.
10. Mengeblok dari posisi cursor sampai awal paragrap: Shift-Control-panah atas.
11. Mengeblok dari posisi cursor sampai ke akhir layar: Shift-Page Down.
12. Mengeblok dari posisi cursor sampai awal layar: Shift-Page Up.
13. Mengeblok dari posisi cursor sampai akhir window: Alt-Control-Page Down.
14. Mengeblok dari posisi cursor sampai awal dokumen: Shift-Control-Home.
15. Mengeblok dari posisi cursor sampai akhir dokumen: Shift-Control-End.
16. Mengeblok seluruh dokumen: Control-A.
17. Mengeblok secara vertikal: Control-Shift-F8 kemudian panah, dan untuk menggagalkan pengeblokan tekan Escape.

H. Menggerakkan Cursor
1. Menggerakkan cursor satu karakter kekiri: panah kiri.
2. Satu karakter kekanan: panah kanan.
3. Menggerakkan satu kata kekiri: Control-panah kiri.
4. Satu kata kekanan: Control-panah kanan.
5. Menggerakkan cursor satu paragrap kebawah: Control-panah bawah.
6. Satu paragrap ke atas: Control-panah atas.
7. Menggerakkan ke sel disebelah kiri (pada tabel bergaris): Shift-Tab.
8. Ke sel berikutnya: Tab.
9. Menggerakkan cursor satu baris ke atas: panah atas.
10. Satu baris ke bawah: panah bawah.
11. Menggerakkan cursor ke akhir baris: End.
12. Ke awal baris: Home.
13. Menggerakkan cursor ke awal window: Alt-Control-Page Up.
14. Ke akhir window: Alt-Control-Page Down.
15. Menggerakkan satu layar ke atas: Page Up.
16. Satu layar ke bawah: Page Down.
17. Menggerakkan cursor ke awal halaman pada halaman berikutnya: Control-Page Down.
18. Ke awal halaman pada halaman sebelumnya: Control Page Up.
19. Menggerakkan cursor ke akhir dokumen: Control-End.
20. Ke awal dokumen: Control-Home.

LAMPIRAN II: KUMPULAN PERINTAH JAWS FOR WINDOWS 3.5

A. Perintah-Perintah Desktop
1. Membaca satu karakter pada posisi cursor: angka 5 pada Num-Pad.
2. Membaca satu karakter kekiri: panah kiri.
3. Membaca satu karakter kekanan: panah kanan.
4. Membaca satu kata pada posisi cursor: Insert-5 pada num-Pad.
5. Mengeja satu kata pada posisi cursor: tekan Insert-5 dua kali dalam waktu yang hampir bersamaan.
6. Membaca satu kata pada sebelah kiri cursor: Insert-4 pada num-Pad.
7. Membaca satu kata pada sebelah kanan cursor: Insert-6 pada num Pad.
8. Membaca satu baris pada posisi cursor: Insert-8 pada num-Pad.
9. Membaca satu baris di sebelah atas cursor: panah atas.
10. Membaca satu baris di sebelah bawah cursor: panah bawah.
11. Membaca satu kalimat: Alt-angka 5 pada num-Pad.
12. Membaca satu kalimat sebelumnya: Alt-panah atas.
13. Membaca kalimat berikutnya: Alt-panah bawah.
14. Membaca satu paragrap pada posisi cursor: Control-angka 5 pada Num-Pad.
15. Membaca satu paragrap sebelumnya: Control-panah atas.
16. Membaca satu paragrap berikutnya: Control-panah bawah.
17. Membaca dari awal baris sampai ke posisi cursor: Insert-Home.
18. Membaaca dari posisi cursor sampai ke akhir baris: Insert-Page Up.
19. Membaca dari posisi cursor sampai ke akhir dokumen: Insert-Panah Bawah.
20. Memberhentikan pembacaan: Control.
21. Membaca title window: Insert-T.
22. Jaws window: Insert-J.
23. Membaca baris atas window: Insert-End.
24. Membaca baris bawah windo: Insert-Page Down.
25. Membaca kembali teks yang telah diblok: Insert-Shift + panah bawah.
26. Membaca window prompt: Insert-Tab.
27. Membaca default button yang ada didalam dialog box: Insert-E.
28. Say current Control hot key: Control-Shift-H.
29. Read box in tab order: Insert-B.
30. Read Word in contex: Insert-C.
31. Screen sensitive help: Insert-F1.
32. Keyboard help: Insert-1.
33. Jaws help for aplication: Insert-F1 (ditekan dengan dobel klik).
34. Window help (membaca bantuan window): Insert-W.
35. Hot key Help: Insert-H.
36. PC Cursor: Plus pada num-Pad.
37. JAWS Cursor: minus pada num-Pad.
38. Menyatukan PC cursor dengan JAWS cursor: Insert-Num Pad plus
39. Menyatukan JAWS cursor dengan PC cursor Insert-Insert-num pad minus.
40. Left Mouse Button: slash pada num-Pad.
41. Right Mouse Button: star pada num-Pad.
42. Left mouse button lock: Insert-slash pada num-Pad.
43. Say color (Membaca warna): Insert-5.
44. Run JAWS manager: Insert-F2.
45. Shut down Jaws: Insert-F4.
46. Minimize all aplication: Insert-F4.
47. Say sistem time (membaca sistim waktu): Insert-F12.
48. Screen Refresh: Insert-Escape.

B. Perintah-Perintah Untuk Laptop
1. Membaca satu huruf: Alt-Koma.
2. Membaca satu huruf di sebelah kiri cursor: Alt-M.
3. Membaca satu huruf di sebelah kanan cursor: Alt-titik.
4. Membaca satu kata pada posisi cursor: Alt-K.
5. Mengeja satu kata pada posisi cursor: Alt-K dengan dobel klik.
6. Membaca satu kata di sebelah kiri cursor: Alt-J.
7. Membaca satu kata di sebelah kanan cursor: Alt-L.
8. Membaca satu bari pada posisi cursor: Alt-H.
9. Membaca satu baris di atas cursor: Alt-Y.
10. Membaca satu baris di bawah cursor: Alt-N.
11. Membaca satu kalimat di posisi cursor: Alt-I.
12. Membaca satu kalimat di atas cursor: Alt-U.
13. Membaca satu kalimat di bawah cursor: Alt-O.
14. Membaca satu paragrap pada posisi cursor: Control-Alt-I.
15. Membaca satu paragrap di atas cursor: Control-Alt-U.
16. Membaca satu paragrap di bawah cursor: Control-Alt-O.
17. Membaca dari awal baris sampai posisi cursor: Alt-Shift-J.
18. Membaca dari posisi cursor sampai akhir baris: Alt-Shift-L.
19. Membaca dari posisi cursor sampai ke akhir dokumen: Alt-A.
20. Menghentikan pembacaan: Control.
21. Membaca window: Insert-T.
22. Jaws window: Insert-J.
23. Membaca baris paling atas window: Alt-Shift-Y.
24. Membaca baris paling bawah window: Alt-Shift-N.
25. Membaca teks yang telah diblok: Alt-Shift-A.
26. Membaca window prompt: Insert-Tab.
27. Membaca default button yang ada didalam dialog box: InsertE.
28. Say curent Control hot key: Control-Shift-H.
29. Read box in tab order: Insert-B.
30. Read Word in contex: Insert-C.
31. Screen sensitive help: Insert-F1.
32. Keyboard help: Insert-1.
33. Jaws help for aplication: Insert-F1, (ditekan dengan dobel klik).
34. Say window help (membaca bantuan window): Control-Insert-panah bawah.
35. Say previous window help: Control-Page Up.
36. Say next window help: Control-Page Down.
37. Window key help: Insert-W.
38. Refresh screen: Insert-Escape.
39. PC cursor: Alt-Semi colon.
40. Jaws cursor: Alt-P.
41. Menyatukan PC cursor ke Jaws cursor: Alt-Apostrophe.
42. Menyatukan Jaws cursor ke PC cursor: Alt-Left bracket.
43. Restrict Jaws cursor: Insert-R.
44. Left mouse button: Alt-8.
45. Say coloor: Insert5.
46. Membaca font: Insert-F.
47. Say aplication verson (membaca versi program aplikasi): Control-Insert-V.
48. Minimize all aplication: Insert-F6.
49. Say sistem time (membaca waktu pada sistem): Insert-F12.

C. Perintah-Perintah Untuk Windows
1. Get help (masuk kedalam menu help): F1.
2. Open start menu: tombol logo window atau Control-Escape.
3. Switch between open aplication (berpindah di antara program aplikasi yang sedang aktif): Alt-Tab.
4. Quit the active aplication (menutup program aplikasi yang sedang aktif): Alt-F4.
5. Open the aplication Control menu: Alt-Space Bar.
6. Move the menu aplication (masuk ke menu aplikasi): Alt.
7. Chose the menu item (memilih menu item): Enter.
8. Move between menu (berpindah dari menu ke menu): Alt-panah.
9. Cancel or close menu (menggagalkan atau menutup menu): Escape.
10. Cancel or close a cascading menu: Alt.
11. Open a character window menu Control: Alt-dash.
12. Close a character window: Control-N.

PENGENALAN COMPUTER

30 Maret 2010

I. PENGENALAN KOMPUTER

A. Pengertian Arti Komputer
Komputer berasal dari bahasa Latin yaitu “computare”, yang berarti menghitung atau dalam bahasa Inggris sering dikenal dengan kata “compute” yang artinya sama dengan “calculate”. Kemudian berubah menjadi “computer” yang artinya alat untuk menghitung. Dinamakan alat untuk menghitung karena pada mulanya manusia menciptakan perangkat ini dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah hitung-menghitung. Tapi di kemudian hari, komputer mengalami perkembangan yang sangat pesat sehingga komputer mampu membantu menyelesaikan pekerjaan manusia dalam hampir semua bidang pekerjaan, seperti: perkantoran, kedokteran, kedirgantaraan dan masih banyak lagi. Sehingga arti komputer mengalami perubahan. Dari fungsinya yang demikian luas arti komputer dapat disimpulkan: “seperangkat elektronik dengan sebuah pengontrol program yang dapat menyelesaikan pekerjaan manusia dalam segala hal”. Dari sebab itu muncul istilah “kalkulator” (“calculator” dalam bahasa Inggris) untuk membedakan antara mesin hitung yang hanya dapat digunakan untuk menghitung dengan komputer yang multiguna.
Kendati kegunaan komputer bukan hanya untuk keperluan hitung-menghitung, nama “komputer” (“computer” dalam bahasa Inggris) tetap dipertahankan. Ini karena meskipun yang kita lakukan bukan perhitugan, seperti: perkalian, pengurangan dan sebagainya, di dalam komputer terjadi proses perhitungan matematika untuk dapat dihasilkan data yang diinginkan oleh pengguna. Sebagai contoh, jika kita mengetikan huruf “r” pada keyboard, di layar akan muncul huruf seperti yang kita inginkan yaitu “r”. Untuk menghasilkan huruf “r” komputer melakukan beberapa kali perhitungan sehingga dapat dihasilkan huruf “r” di layar.
B. Memahami Cara Kerja Komputer
Dari contoh di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa cara kerja komputer hampir menyerupai cara kerja otak manusia. Ada masukan, lalu di proses kemudian dihasilkan data. Untuk lebih mudah memahami cara kerja komputer dapat digambarkan sebagai berikut.
Ketika sedang berjalan, kita mendengar orang memanggil nama kita, dengan begitu kita akan menyahut atau menoleh. Mengapa kita berbuat demikian? Itu karena kita tahu bahwa nama itu adalah nama kita. Di dalam komputer terjadi proses yang hampir sama dengan kejadian itu. Di dalam program komputer terdapat pernyataan logika yang mengisyaratkan jika dihentakkan tombol berkode …., maka tulis di layar huruf “r”. Berikut akan dijelaskan syarat-syarat agar komputer dapat bekerja beserta penjelasannya.
Ada tiga syarat yang harus dipenuhi agar komputer dapat bekerja yaitu:
1. Adanya Hardware (perangkat keras).
2. Adanya Software (perangkat lunak).
3. Adanya Brainware (piranti akal atau otak).

1. Hardware
Hardware atau perangkat keras adalah peralatan yang mempunyai bentuk fisik, bisa dilihat atau diraba, misalnya: keyboard, CPU (Central Processing Unit), screen atau layar dan sebagainya. Hardware dikelompokkan menjadi tiga bagian utama yaitu:
a. Input Device, yaitu seperangkat alat yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam komputer, misalnya: keyboard, scanner, mouse dan lain-lain.
b. Processing, yaitu seperangkat alat yang bertugas memproses data yang dimasukkan kedalam komputer, misalnya CPU.
c. Output Device, yaitu seperangkat alat yang bertugas menampilkan data yang telah diproses, misalnya: layar atau screen, display Braille, speech syntheziser dan sebagainya.

2. Software
Software atau perangkat lunak adalah sekumpulan perintah yang dibentuk sedemikian rupa yang berupa program-program sebagai sistem pemrosesan data yang dimasukkan ke dalam komputer. Software dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
a. Operating System Software, yaitu sekumpulan kode-kode instruksi-instruksi yang dibuat oleh pabrik perangkat lunak, mempunyai tujuan untuk memberikan berbagai macam fasilitas guna memudahkan para pemakai komputer. Software serupa ini harus dimasukkan atau dijalankan oleh komputer sebelum komputer menjalankan program aplikasi.
b. Aplication Software atau program aplikasi, adalah sekumpulan kode-kode instruksi-instruksi yang dibuat oleh pabrik software atau programmer komputer, mempunyai tujuan untuk menyelesaikan masalah pekerjaan seperti business, science, perkantoran dan sebagainya.

II. MENGENAL OPERATING SYSTEM WINDOWS

A. Pengertian Operating System
Yang dimaksud dengan operating system adalah sebuah program utama yang bertugas mengatur seluruh kerja komputer secara mendasar, seperti input, output, processing, serta mengatur semua pengkodean yang ada pada setiap software, mengatur kecepatan dan daya tampung memory, baik internal memory maupun external memory.
Operating system ada bermacam-macam tergantung dari kebutuhan pemakai dan jenis komputer apa yang digunakan. Dari masing-masing operating system mempunyai kemampuan yang berbeda-beda. Jenis-jenis operating system antara lain:
a. DOS (Disk Operating System).
b. TOS (Tape Operating System).
c. Unix.
d. Xenix.
e. CP/M.
f. IBM PS/2.
g. Linux.
h. Macintosh.
i. Windows (yang sedang kita gunakan dan akan kita pelajari)

B. Pengertian Windows
Windows adalah operating system yang tampilan antar mukanya menggunakan grafik untuk menampilkan perintah-perintahnya.

C. Graphical User Interface (GUI)
Sebelum Operating System Windows, akses teknologi untuk orang tunanetra cukup sederhana. Di dalam teks MS-DOS operating system, layar tersusun atas baris dan kolom, semua informasi muncul pada standar teks dan simbol-simbol yang disebut dengan ASCII (American Standard for International Interchange). Sebuah program screen reader (pembaca layar) dengan mudah menginterpretasikan informasi yang dikirimkan ke layar, dan menampilkannya ke dalam bentuk yang lebih sederhana seperti Braille atau speech synthesizer.
Secara keseluruhan Operating System Windows menggunakan cara yang berbeda untuk menampilkan data kepada para pengguna, yaitu yang disebut Graphical User Interface (GUI). Sistem tampilan data ini pada layar berbentuk grafik atau gambar. GUI ini lebih memberi keuntungan dibandingkan sistem ASCII yaitu: dapat menampilkan sejumlah besar informasi secara serentak, membuat pengertian secara intuitif bagi sebagaian besar pengguna, dan memfasilitasi multitasking (menampilkan lebih dari satu program aplikasi pada waktu yang bersamaan).
GUI ini mendatangkan beberapa kendala bagi screen reader untuk menginterpretasikan informasi itu. Sebagai pengganti dari sistem karakter ASCII dengan kode nilai-nilai, GUI menampilkan ribuan titik-titik kecil yang disebut pixel-pixel. Ketika sebuah program mengirim data ke layar, pixel-pixel itu menggabungkan diri dalam bentuk sebuah imajinasi jika datanya sebuah kata sederhana. Semua informasi di dalam sebuah GUI diterjemahkan atau dipetakan dalam tampilan grafik atau gambar. Screen reader tidak dapat dengan mudah menangkap data yang dikirim ke layar, tapi screen reader harus pergi ke belakang layar untuk mengakses informasi.
Agar supaya informasi GUI dapat muncul, dalam tampilan yang tidak terlihat, screen reader menggunakan alat (tool) yang disebut off-screen model (OSM). OSM adalah sebuah database yang memuat informasi-informasi yang ditampilkan pada layar.

D. Object Linking Embeded (OLE)
Jika diperlukan kita dapat menyalin ataupun memindahkan isi file ke tempat lain baik di dalam file itu sendiri maupun ke file lain. Untuk dapat melakukan itu Windows menggunakan Object Linking Embeded (OLE).

E. Sistem Menu Windows (Menu Bar)
Sistem menu Windows adalah sebaris menu yang melintang dibagian atas layar, tepatnya di urutan kedua di bawahnya Title Bar. Menu ini merupakan tempat perintah-perintah yang digunakan program aplikasi. Menu ini tidak akan muncul sebelum program aplikasi diaktifkan. Cara mengaktifkan menu bar pada semua aplikasi sama, yaitu dengan menekan tombol alt atau F10.

F. Clipboard
Clipboard adalah suatu fasilitas di dalam Windows yang digunakan untuk menempatkan teks sementara. Misalnya ketika kita ingin memindahkan teks alinea pertama ke alinea terakhir, maka untuk sementara kita dapat menempatkan teks tersebut ke dalam Clipboard terlebih dahulu, lalu tempatkan kursor pada alinea terakhir, baru kemudian dari clipboard disalin ke layar kerja. Data yang dimasukkan ke dalam clipboard akan terus berada sampai kita memasukkan data yang baru di dalamnya.

G. Recycle Bin
Recycle Bin adalah gambar bak sampah yang ada pada desktop. Sesuai gambarnya, fasilitas ini digunakan sebagai tempat pembuangan file. Jika suatu saat diperlukan, file tersebut dapat diambil kembali.

H. Menghidupkan Komputer
Untuk menghidupkan komputer caranya yaitu: tekan tombol Power yang ada pada CPU, lalu tunggu hingga di layar tampil desktop. Untuk kita para tunanetra tunggu komputer mengeluarkan suara sejenis musik sebagai tanda bahwa komputer telah selesai memproses program Windows dan di layar telah tampil desktop.

I. Memanggil Program Screen Reader (JAWS for Windows)
Bagi kita para tunanetra setelah komputer menampilkan layar desktop diharuskan memanggil program screen reader jika program tersebut tidak secara otomatis aktif (bunyi). Dalam hal ini screen reader yang kita gunakan adalah JAWS For Windows. Untuk mengaktifkan program JAWS for Windows caranya adalah: tekan tombol Windows atau control-escape dilanjutkan dengan huruf p j j.

J. Mematikan Komputer
Untuk mematikan komputer caranya adalah:
1. Tekan tombol Windows atau control-escape untuk mengaktifkan start menu.
2. Dengan menggunakan panah atas/bawah, cari shut down, tekan enter.
3. Tekan panah atas/bawah untuk membaca isi kotak dialog shut down. Isi kotak dialog shut down itu adalah:
• Shut down (enter), untuk mematikan komputer.
• Restart (enter) untuk memulai kembali Program Windows.
• Restart in MS-Prompt untuk mengeluarkan program Windows dan beralih ke MS-DOS.

III. BEKERJA PADA DESKTOP DENGAN MENGGUNAKAN JAWS FOR WINDOWS

A. Pengertian dan Konsep Desktop
Ketika komputer baru dinyalakan yang muncul di layar adalah tempat kosong seperti meja kerja (desktop dalam bahasa inggris). Seperti layaknya meja kerja, desktop ini akan menjadi tempat peralatan kerja yang kita gunakan seperti: buku, mesin ketik, kalkulator dan sebagainya. Ketika komputer baru dinyalakan, peralatan itu belum kita ambil sehingga layar desktop masih kosong. Di layar desktop hanya terdapat beberapa gambar dan tulisan.

1. Gambaran Layar Kerja Desktop
Di desktop terdapat icon My Computer (yang berupa gambar komputer dan tulisan My Computer), My Document (gambar stofmap dan tulisan My Document), Recycle Bin (berupa gambar bak sampah dan tulisan Recycle Bin), dan icon-icon lain yang biasanya berupa program atau file yang gunanya untuk mengaktifkan program atau memanggil file secara langsung dari desktop. Icon-icon lain selain My Computer, My Document, dan Recycle Bin dapat ditambah dan dikurangi tanpa mengurangi keberadaan program itu yang sebenarnya.
Di ujung bawah, terdapat sebaris Taskbar yang terdiri dari: di sebelah kiri terdapat gambar tombol yang disebut dengan start button, di sebelah kanannya terdapat toolbar, taskbar, dan jauh di sebelah kanan terdapat jam (clock) yang gunanya untuk melihat waktu. Jam atau clock ini dapat dilihat atau dibaca dengan JAWS sewaktu-waktu meskipun kita sedang berada di dalam program aplikasi.

2. Navigasi pada Desktop
Kita dapat berpindah dari elemen-elemen desktop dengan menggunakan tombol Tab. Jika ditekan tombol Tab namun komputer tidak menyebutkan apa-apa, kita dapat menekan insert pada key-pad ditambah F6 untuk meminimize semua tampilan, baru kemudian tombol Tab.

B. Navigasi pada Desktop
Untuk berpindah antar icon pada desktop caranya yaitu: tempatkan pointer pada desktop dengan menekan Tab sampai komputer menyebutkan “Desktop” Untuk berpindah antar icon yang ada pada desktop tekan tombol panah. Atau kita dapat menekan huruf yang mengawali icon tersebut. Sedang untuk mengeksekusi icon pada desktop kita cukup menekan tombol enter.

C. Navigasi pada Taskbar
Taskbar adalah bagian desktop yang berisi tombol-tombol yang mewakili program yang sedang aktif. Untuk berpindah dari tombol satu ke tombol lainnya digunakan tombol panah.

D. Membaca Date and Time pada Taskbar
Untuk membaca tampilan jam dan menit saja yang ada pada Taskbar, digunakan tombol 0 pada keypad + F12. Sedang untuk membaca jam (time) dari jam, menit sampai tahun digunakan tombol 0 pada keypad + F12 dengan dobel click.
Jika waktu yang ditampilkannya tidak sesuai, kita dapat menyesuaikannya dengan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan start menu dengan menekan tombol Windows atau control escape.
- Tekan panah bawah sampai komputer menyebutkan “setting”, tekan enter 2 kali.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “Date/Time”, tekan enter.
- Setelah melalui proses di atas, di layar tampil beberapa field. Field-field itu adalah: Month, Year, Calendar, Hour, Minute, Second, Times List Box dan Times Zone.
- Sesuaikan masing-masing Field dengan kondisi sekarang. Untuk berpindah dari Field satu ke Field lainnya, digunakan tombol Tab untuk ke field berikutnya, atau shift-Tab untuk ke kotak sebelumnya. Untuk memilih item yang benar di dalam suatu Field, digunakan tombol panah atas/bawah, kecuali pada Field tanggal. Di dalam Field ini digunakan tombol panah kanan/kiri untuk berpindah per hari, dan panah atas/bawah untuk berpindah per minggu.
- Setelah semua disesuaikan, tekan Tab sampai ke “OK” dan tekan enter untuk memastikan bahwa settingan kita akan digunakan oleh komputer. Atau Tab sampai ke Cancel untuk menggagalkan semua setingan.
- Tekan alt-F4 untuk keluar dari control pinl.

IV. BEKERJA DENGAN BEBERAPA PERINTAH YANG ADA PADA START MENU

A. Mengaktifkan dan Navigasi Start Menu
Untuk mengaktifkan start menu digunakan tombol windows atau ctrl-escape pada keyboard. Setelah penekanan tombol ini start menu akan aktif dan di layar akan muncul icon-icon yang ada di dalam start menu. Untuk berpindah antar icon di dalam start menu digunakan tombol panah atas/bawah.

B. Mengeksekusi Perintah pada Start Menu
Untuk mengeksekusi perintah pada start menu cukup dilakukan dengan menempatkan pointer pada icon yang akan dieksekusi lalu tekan enter. Icon-icon yang ditandai dengan tanda panah ke samping atau yang diucapkan oleh JAWS dengan… submenu, jika dienter di dalamnya masih terdapat pilihan lagi.

C. Keluar dari Start menu
Untuk keluar dari start menu dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: dengan menekan tombol spasi atau enter (untuk keluar dari start menu sambil mengaktifkan icon yang dipilih), atau dengan menekan tombol escape atau alt untuk keluar dari start menu tanpa mengeksekusi icon apapun.

D. Mengaktifkan Program Aplikasi Melalui Programs Submenu pada Start Menu
Untuk mengaktifkan Program Aplikasi melalui Programs Submenu caranya adalah:
1. Aktifkan start menu.
2. Dengan menggunakan panah pilih Programs Submenu, tekan enter.
3. Dengan tombol panah atas/bawah cari program aplikasi yang ingin diaktifkan misalnya Microsoft Word, tekan enter.

E. Keluar dari Program Aplikasi
Untuk keluar dari program aplikasi, anda dapat memilih salah satu langkah berikut:
1. Tekan alt untuk mengaktifkan menu bar, tekan panah atas sampai komputer mengatakan “Exit), tekan enter.
2. Tekan alt-F4.

F. Berpindah Antarprogram Aplikasi yang sedang Aktif
Telah diterangkan di muka bahwa di dalam Operating System Windows kita dapat mengaktifkan beberapa program aplikasi sekaligus. Untuk berpindah antarprogram aplikasi yang sedang aktif digunakan tombol alt-tab.

G. Mengaktifkan Program Microsoft Office Melalui New Office Document
Untuk mengaktifkan program Microsoft Office melalui New Office Document yang ada pada start menu caranya adalah:
1. Aktifkan start menu, pilih New Office Document, tekan enter.
2. Dengan tombol panah cari program yang ingin diaktifkan, tekan enter.
Keterangan: Di sini nama-nama program Aplikasi Microsoft Office tidak sama dengan yang ada pada programs submenu. Berikut adalah daftar Nama-nama tersebut beserta keterangannya:
• Datan Base = Microsoft Access.
• Document = Microsoft Word.
• Work Sheet = Microsoft Excel.
• Presentation = Microsoft PowerPoint

H. Menjalankan Program Microsoft Office Sekaligus Membuka File Melalui Open Office Document
Untuk membuka Program Microsoft Office sekaligus membuka file melalui Open Office Document caranya adalah:
1. Aktifkan start menu, pilih Open Office Document, tekan enter.
2. Tulis nama file beserta lokasinya, tekan enter.
3. Jika nama file yang ingin dibuka terlalu sulit, kita dapat menekan alt-I dari posisi open office document untuk menuju ke Look In.
4. Disitu cari folder dimana file kita berada, tekan enter.
5. Setelah memilih folder, tekan Tab sampai ke list view, lalu dengan tombol panah atas/bawah cari file yang ingin dibuka, dan tekan enter setelah ketemu.

I. Mengaktifkan Program Aplikasi Sekaligus Membuka File Melalui Dokumen Submenu
Untuk mengaktifkan program aplikasi melalui dokumen submenu caranya adalah:
1. Aktifkan start menu.
2. Pilih document submenu, tekan enter. Disini akan ditampilkan beberapa file yang pernah dibuka terakhir.
3. Pilih salah satu file yang akan dibuka, tekan enter, maka program aplikasi yang digunakan untuk file tersebut akan diaktifkan dan file akan dibuka.

J. Mengaktifkan Program Aplikasi Melalui Run
Untuk mengaktifkan program aplikasi melalui Run caranya adalah:
1. Aktifkan start menu.
2. Pilih Run dot dot dot, tekan enter.
3. Ketik nama program beserta lokasinya dengan diberi tanda kutip. Misalnya jika kita ingin mengaktifkan program Microsoft Word maka ketikkan: “C:\program files\Microsoft Office\Office\Winword”, tekan enter.
4. Jika Anda tidak tahu cara penulisan program aplikasi yang ingin diaktifkan, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:
5. Setelah Run dienter, tekan Tab sampai ke Browse dot dot dot, tekan enter.
6. Tekan alt-I untuk menuju ke Look In Combo Box, disini pilih drivenya dengan panah atas/bawah jika belum sesuai, tekan enter setelah ketemu.
7. Tekan Tab sekali untuk menuju ke List View.
8. Cari folder yang ingin dituju yaitu Program files, tekan enter.
9. Cari subfolder yang akan dituju yaitu Microsoft Office, tekan enter.
10. Cari subfolder yang akan dituju yaitu Office, tekan enter.
11. Cari program aplikasi yang ingin diaktifkan yaitu Winword (Microsoft Word), tekan enter.

K. Bekerja Menggunakan Find
Find adalah suatu fasilitas di dalam start menu yang digunakan untuk mencari file atau folder. Untuk mendapatkan file yang dicari, anda tak perlu mengetikkan seluruh nama file tapi bisa sebagaian saja. Sebagai contoh kita ingin mencari file yang berawalan Microsoft, maka caranya adalah:
1. Aktifkan start menu.
2. Pilih Find dot dot dot, tekan enter.
3. Pilih file or folder, tekan enter.
4. Tekan tab sampai ke Look In: Edit.
5. Dengan tombol panah atas/bawah pilih drive yang diinginkan.
6. Tekan Tab sampai ke Find Now Button, tekan enter. Tunggu sampai komputer selesai melakukan pencarian.
7. Setelah komputer selesai melakukan pencarian, pilih daftar nama-nama file yang ditampilkan dengan menekan panah atas/bawah. Untuk membuka salah satu file yang ada, tekan enter pada file yang diinginkan.

V. BEKERJA MENGGUNAKAN MY COMPUTER

A. Pengertian My Computer
My Computer adalah program sederhana yang menampilkan file-file dan folder-folder yang ada di dalam hardisk, disket, CD, dan Zip Disk dan memungkinkan bagi para pengguna untuk bekerja dengan itu semua dalam hal-hal tertentu.

B. Mengaktifkan Jendela My Computer
Untuk mengaktifkan jendela My Computer, tekan enter pada icon My Computer yang ada pada Desktop.

C. Navigasi Di Dalam Jendela My Computer
Icon-icon di dalam My Computer meliputi drive A, C, D, printer dan lain-lain. Di dalam sebuah drive akan terdapat folder, dan file. Di dalam sebuah folder terdapat subfolder dan file. Untuk berpindah antar icon yang ada di dalam My Computer dapat dilakukan dengan menekan tombol panah.

D. Mengubah Tampilan List Di Dalam Jendela My Computer
Tampilan list di dalam My Computer dapat diubah dari small icon ke list view. Untuk mengubahnya caranya adalah: setelah My Computer aktif, aktifkan menu bar pilih view. Di dalam menu view tekan enter pada:
1. Small Icon untuk mengubah tampilan menjadi small icon.
2. List view untuk mengubah tampilan menjadi list view.
Keterangan: bagi para tunanetra menggunakan tampilan list view lebih aksesibel.

E. Membuka File/Menjalankan Program Melalui My Computer
Kita dapat menjalankan program aplikasi yang ada di dalam Operating System Windows baik menjalankan programnya saja maupun sekaligus membuka file dari My Computer. Caranya yaitu: aktifkan My Computer, pilih drive yang diinginkan, folder yang sesuai, subfolder yang sesuai, tekan enter. Contoh jika kita ingin mengaktifkan program Microsoft Word dari My Computer caranya adalah:
1. Aktifkan My Computer.
2. Pilih drive C, tekan enter.
3. Pilih Program Files, tekan enter.
4. Pilih Microsoft Office, tekan enter.
5. Pilih Office, tekan enter.
6. Cari Winword (Microsoft Word) tekan enter. Program Microsoft Word akan segera aktif.

F. Menyalin File
Kita dapat menyalin file dari drive satu ke drive lain, dari folder satu ke folder lain. Misalnya kita ingin menyalin salah satu file yang ada di dalam drive C, folder My Document ke dalam drive A, Maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Aktifkan jendela My Computer.
2. Dengan panah atas/bawah, arahkan kursor pada drive C, tekan enter.
3. Dengan panah atas/bawah tempatkan kursor pada folder My Document, tekan enter.
4. Dengan menggunakan tombol panah atas/bawah, tempatkan kursor pada file yang ingin disalin.
5. Aktifkan menu bar, pilih edit, pilih copy, (short-cut tekan ctrl-C) untuk menyalin file tersebut ke dalam clipboard.
6. Aktifkan menu bar, tekan huruf G (go), tekan huruf u (up) untuk keluar dari folder my document.
7. Ulangi langkah di atas untuk ke luar dari drive C.
8. Tempatkan kursor pada Drive A, tekan enter.
9. Aktifkan menu bar, pilih edit, pilih paste tekan enter (short-cut ctrl-V) untuk menyalin file tersebut dari clipboard ke dalam drive A.

G. Menyalin Beberapa File Sekaligus

1. Menyalin Beberapa File Sekaligus Secara Berurutan
Untuk menyalin beberapa file sekaligus secara berurutan caranya adalah:
1. Aktifkan My Computer.
2. Pilih drive, Folder/subfolder yang ingin dituju.
3. Tempatkan kursor pada file pertama yang ingin disalin.
4. Tekan shift-ctrl-panah bawah sampai komputer menyebutkan file terakhir yang ingin disalin.
5. Aktifkan menu bar, edit, pilih copy, enter, (short-cut ctrl-c).
6. Keluar dari folder tersebut dengan menekan alt, g, u, untuk keluar dari folder tersebut.
7. Pindah ke folder lain, aktifkan menu bar, edit, paste enter, (short-cut ctrl-V) untuk menyalin file-file tersebut dari clipboard ke folder yang dituju.

2. Menyalin Beberapa File Sekaligus Secara Tidak Berurutan
Untuk menyalin beberapa file sekaligus secara tidak berurutan pada prinsipnya sama dengan menyalin beberapa file sekaligus secara berurutan hanya berbeda pada cara mengebloknya saja. Caranya:
1. Masuk ke folder di mana file-file kita berada.
2. Tempatkan kursor pada file yang pertama yang ingin disalin.
3. Tekan ctrl sambil menekan panah bawah, setiap mendengar nama file yang ingin disalin, tekan space bar untuk memilihnya.
4. Lakukan langkah tersebut terus-menerus sampai semua file yang ingin disalin diberi tanda block.
5. Pindah ke folder lain, lalu beri perintah Paste.

H. Memindahkan File
Untuk memindahkan file dari satu folder ke folder lain caranya adalah:
1. Masuk ke folder di mana file itu berada.
2. Tempatkan kursor pada file tersebut, aktifkan menu bar, edit, pilih cut, tekan enter, (short-cut ctrl-X).
3. Pindah ke folder lain, lalu beri perintah paste.
Keterangan: Untuk memindahkan beberapa file sekaligus, pilih terlebih dahulu seperti diterangkan pada perintah copy.

I. Membuat Folder/Direktori
Kecuali folder-folder yang telah ada di dalam Windows (folder-folder yang dibuat oleh pabrik perangkat lunak Windows), anda juga bisa membuat folder sendiri, baik itu di dalam hard disk maupun di dalam disket. Untuk membuat folder yang belum ada ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka jendela My computer.
- Pilih drive dimana Anda mau membuat folder, misalnya drive C.
- Aktifkan menu File dengan menekan Alt-F.
- Tekan panah atas/bawah sampai JFW mengatakan “New Sub menu”, tekan enter JFW akan mengatakan “folder”, dan tekan enter sekali lagi.
- Tulis nama folder yang akan Anda gunakan, tekan enter.
- Tekan Alt-F4 untuk menutup my Computer.

J. Memformat Disket
Format adalah perintah yang digunakan untuk membuat sektor-sektor beserta trak yang akan digunakan sebagai media penempatan data pada disket. Untuk menyimpan disket caranya adalah:
1. Buka jendela My Computer.
2. Pilih drive A (tidak usah dienter).
3. Aktifkan menu bar, file pilih format, tekan enter.
4. Lalu tekan enter pada tombol start, maka komputer akan memformat disket kita.
5. Tunggu sampai komputer selesai memformat, lalu tutup jendela my komputer dengan menekan alt-f4.
Keterangan: Jika memformat pada disket yang telah berisi file, semua file-file yang ada akan dihapus.

VI. BEKERJA MENGGUNAKAN MY DOCUMENT

A. Pengertian My Document
My document adalah salah satu folder yang ada di dalam drive C yang dibuat secara default oleh program Windows. Jika kita menyimpan dokumen dari suatu aplikasi, secara default file-file kita akan disimpan di dalam folder tersebut. Kecuali kita memberikan alamat folder ketika menyimpan file tersebut, atau kita ubah defaultnya.
Folder ini akan selalu muncul pada desktop. Ini dimaksudkan untuk mempermudah para pengguna untuk dapat mengakses folder tersebut tanpa harus memasuki suatu aplikasi maupun My Computer.

B. Mengakses My Document
Untuk mengakses My Document caranya: pindahkan fokus ke desktop dengan menekan insert-F6, lalu pilih my document dan tekan enter. Folder My Document akan dibuka. Untuk membaca isi folder tersebut Anda cukup menekan panah atas/bawah. Sedang untuk mengaktifkannya, tekan enter pada salah satu file yang diinginkan.

VII. BEKERJA MENGGUNAKAN RECYCLE BIN

A. Pengertian Recycle Bin
Sesuai gambarnya yang berupa bak sampah, Recycle Bin adalah tempat pembuangan file-file yang didelete dari hard disk. File-file yang berada di dalam eksternal disk bila didelete tidak akan berpindah ke Recycle Bin. File-file yang ada di dalam Recycle Bin dapat dikembalikan ke tempat semula bila dirasa perlu, dan didelete untuk menghapusnya secara permanen.

B. Membuka Recycle Bin
Untuk membuka Recycle Bin arahkan fokus pada desktop, pilih Recycle Bin, tekan enter.

C. Mengembalikan File dari Recycle Bin ke Tempat Semula
Untuk mengembalikan file dari Recycle Bin ke tempat semula caranya adalah sebagai berikut:
1. Tempatkan kursor pada file yang ingin dikembalikan.
2. Aktifkan menu bar, file, pilih restore tekan enter.

D. Menghapus File dari Recycle Bin
Untuk menghapus file dari Recycle Bin tempatkan kursor pada file yang mau dihapus, tekan tombol delete. Jawab yes untuk menghapus, atau n untuk menggagalkan penghapusan.
Keterangan: Anda dapat menghapus dan mengembalikan beberapa file sekaligus dengan cara diblok terlebih dahulu.

E. Empty Recycle Bin
Untuk menghapus seluruh isi Recycle Bin caranya adalah: aktifkan menu Bar, pilih file, pilih empty Recycle Bin, tekan enter.

VIII. BEKERJA MENGGUNAKAN WINDOWS EXPLORER

A. Mengaktifkan Jendela Windows Explorer
Untuk mengaktifkan jendela Windows Explorer caranya adalah: aktifkan start menu, pilih dan enter programs submenu, pilih Windows Explorer dan tekan enter.

B. Navigasi Di Dalam Windows Explorer
Untuk berpindah antar icon di dalam Windows Explorer dapat dilakukan dengan menekan panah atas/bawah. Sebetulnya tampilan Windows Explorer hampir sama dengan tampilan My Computer. Hanya bedanya jika tampilan My Computer hanya terdiri satu pane, sedang Windows Explorer menggunakan dua pane. Di sebelah kiri disebut Three View yang merupakan icon-icon folder, sedang yang disebelah kanan disebut List View merupakan kumpulan file-file.

C. Mengaktifkan Program Aplikasi Melalui Windows Explorer
Untuk mengaktifkan program aplikasi melalui Windows Explorer dapat dilakukan dengan memilih drive, folder, subfolder, dan tekan enter pada program aplikasi yang diinginkan.
Sebagai contoh kita ingin mengaktifkan program Microsoft Word maka cari drive C, program file, Microsoft Office, Office, lalu tekan Tab untuk menuju ke list View, pilih program Microsoft Word (Winword) tekan enter.

D. Membuka File Melalui Windows Explorer
Cara membuka file melalui Windows Explorer caranya sama dengan mengaktifkan program melalui Windows Explorer. Yaitu: cari drive yang sesuai, folder yang sesuai, dan cari file yang ingin dibuka, akhiri dengan enter.

E. Menyalin File (Copy) dari Windows Explorer
Kita dapat menyalin file dari satu folder ke folder lain melalui Windows Explorer dengan langkah-langkah berikut:
- Pilih drive yang diinginkan, tekan enter.
- Pilih folder, cari file yang ingin dicopy.
- Tekan Ctrl-C untuk menyalin file tersebut ke dalam clipboard.
- Pindahkan kursor ke folder lain, tekan ctrl-V untuk menyalin file dari clipboard ke folder tersebut.

F. Menyalin Beberapa File Secara Berurutan
Untuk menyalin beberapa file sekaligus secara berurutan caranya yaitu:
1. Masuk ke dalam folder di mana file-file itu berada.
2. Tempatkan kursor di awal file yang mau disalin.
3. Tekan tombol shift-ctrl-panah bawah sampai file-file yang mau disalin dipilih.
4. Tekan ctrl-C untuk menyalin file-file tersebut ke dalam clipboard.
5. Pindah ke folder lain, tekan ctrl-V untuk menyalin file-file tersebut dari clipboard ke dalam folder yang dituju.

G. Menyalin Beberapa File Secara Tidak Berurutan
Jika ada beberapa file yang ingin disalin, tapi letaknya tidak berurutan, maka caranya adalah:
1. Masuk ke dalam folder di mana file-file itu berada.
2. Tekan ctrl-panah bawah, jika kita menemukan file yang ingin disalin, tekan tombol spasi untuk memilih file tersebut.
3. Begitu seterusnya sampai semua file yang ingin disalin dipilih.
4. Tekan ctrl-C untuk menyalin file-file tersebut ke dalam clipboard.
5. Pindah ke folder lain, tekan ctrl-V untuk menyalin file-file tersebut dari clipboard ke folder yang dituju.

H. Memindahkan File (Cut)
Untuk memindahkan file dari satu folder ke folder lain caranya yaitu:
1. Buka folder di mana file yang ingin kita pindahkan itu berada.
2. Cari file yang ingin dipindahkan, tekan ctrl-X (cut) untuk memindahkan file tersebut ke dalam clipboard.
3. Pindah ke folder lain, tekan ctrl-V untuk memindahkan file tersebut dari clipboard ke folder yang dituju.

I. Memindahkan Beberapa File Berurutan
Pada dasarnya untuk memindahkan beberapa file baik berurutan maupun tidak berurutan caranya hampir sama dengan menyalin beberapa file. Coba perhatikan langkah-langkah berikut:
1. Buka folder yang diinginkan.
2. Tekan Shift-ctrl-panah bawah sampai file-file yang ingin dipindahkan dipilih.
3. Tekan ctrl-X untuk memindahkan file-file tersebut ke dalam clipboard.
4. Pindah ke folder lain, tekan ctrl-V untuk menyalin file-file tersebut ke dalam folder yang dituju.

J. Memindahkan Beberapa File Tidak Berurutan
Untuk memindahkan beberapa file tidak berurutan caranya:
1. Buka folder yang diinginkan.
2. Tekan ctrl-panah bawah, setiap menemukan file yang ingin dipindahkan tekan tombol spasi. Lakukan langkah ini berulang-ulang sampai semua file yang ingin dipindahkan dipilih.
3. Tekan ctrl-X untuk memindahkan file-file tersebut ke dalam clipboard.
4. Pindahkan ke folder lain, tekanCtrl-V untuk menyalin file tersebut ke dalam folder yang dituju.

INTERNET

30 Maret 2010

I. INTRODUCTION

A. Pengertian Internet
Internet berasal dari dua buah kata yaitu: inter yang berarti antar, dan net yang berarti jaringan. Jadi secara harfiah internet berarti antar jaringan. Adapun pengertian internet menurut istilah adalah jaringan komputer dengan ruang lingkup internasional. Jaringan ini telah didesain sedemikian rupa sehingga kerusakan disuatu bagian tidak mempengaruhi jaringan secara keseluruhan. Pada awalnya internet ini merupakan proyek Pemerintah Amerika yang dikenal dengan nama DARPA (Defense Advances Research Project Agency).
Selain internet ada juga intranet. Perbedaannya dengan internet adalah : internet merupakan jaringan komputer di seluruh dunia, sedang intranet merupakan jaringan komputer dalam ruang lingkup sebuah perusahaan. Baik internet maupun intranet keduanya pada umumnya menggunakan kabel telpon sebagai koneksi.
Proyek Pemerintah Amerika ini berkembang dengan cepatnya menjadi internet, yang hadir di tengah masyarakat untuk keperluan komersial dan akademis. Internet ini berkembang lebih cepat sejak tahun 90-an seiring ditemukannya TCP/IP (Transmition Control Protocol/Internet Protocol). TCP/IP ini adalah komputer yang berfungsi untuk menangani pengiriman dan penerimaan data dari komputer satu dengan komputer lain. Jadi TCP/IP atau sering disebut protokol ini fungsinya sama dengan bahasa yang biasa digunakan oleh manusia untuk berhubungan dengan manusia yang lain.

B. Koneksi ke Internet
Untuk dapat menghubungkan sebuah komputer dengan komputer lain, hardware tambahan yang diperlukan adalah modem. Modem diperlukan untuk menterjemahkan data yang dikeluarkan oleh komputer yang berupa data digital, menjadi data analog sehingga dapat dikirim melalui kabel telpon. Setelah data itu sampai di komputer lain, terlebih dahulu data itu diubah kembali menjadi data digital oleh modem. Jadi fungsi modem adalah mengubah data digital menjadi data analog dan mengubah kembali data analog menjadi data digital.
Selanjutnya agar komputer Anda dapat terkoneksi ke internet, Anda harus mendaftar ke penyedia layanan internet atau sering dikenal dengan ISP (Internet Service Provider). Dari ISP Anda akan mendapatkan nomor account atau IP Address. IP Address ini adalah alamat untuk komputer Anda. IP Address ini berupa kode-kode angka. Pada umumnya manusia lebih mudah mengingat kata dari pada angka, karena itu IP Address diubah menjadi nama domein yaitu alamat komputer (IP Address) yang sudah diubah menjadi kata-kata. Contoh: ketika mendaftar ke ISP, IP Address yang didapatkan mungkin bernomor 8192, Agar lebih mudah diingat angka itu diubah menjadi http://www.mitranetra.or.id.

II. MENGGUNAKAN INTERNET
Setelah Anda mempunyai komputer yang terkoneksi ke internet, maka dapat berhubungan dengan komputer di seluruh dunia, baik untuk mengirim maupun menerima data.

A. Web Site atau World Web Wide (WWW)
Web Site atau sering dikenal dengan situs merupakan media di internet yang memberikan service terpadu berbasis grafik dan multimedia. Ini merupakan service yang sangat menarik karena mempunyai kemampuan untuk melakukan interaksi dengan penggunanya.

1. Mengakses Web Site
Untuk mengakses Web Site ikuti langkah-langkah berikut:
- Aktifkan internet explorer dengan cara: aktifkan start menu, pilih programs, pilih internet explorer, tekan enter.
- Setelah internet explorer aktif, Anda dapat membuka web site yang diinginkan dengan cara:
- Tekan Alt-D atau Ctrl-O lalu ketik alamat web site yang diinginkan misalnya http://www.boleh.com.
- Tunggu hingga halaman webnya tampil.

Biasanya JAWS akan memberi tanda bahwa web site yang Anda buka telah tampil dengan membacakan isi web site yang bersangkutan. Jika JAWS membaca isi web site secara terus menerus tanpa henti, Anda dapat menghentikannya dengan menekan tombol control.
Setelah halaman web tampil, Anda dapat menelusuri halaman web tersebut dengan menggunakan tombol anak panah. Dalam membaca halaman web, lebih dianjurkan menggunakan anak panah atas/bawah baru kemudian bila kurang jelas dapat diperjelas dengan membaca per kata atau per huruf. Dengan panah/bawah maka JAWS akan membaca bila di dalam baris tersebut terdapat tanda link. Baris yang oleh JAWS didahului atau diakhiri dengan “link”, ini merupakan baris yang terhubung dengan bagian lain. Artinya bila Anda menekan enter pada baris yang didahului atau diakhiri dengan kata “link”, komputer akan membukakan isi dari link tersebut.
Setelah Anda menelusuri halaman utama dalam sebuah web site, Anda dapat menekan enter pada link yang menarik buat Anda. Untuk menuju ke isi link, tekan panah bawah beberapa kali sampai JAWS membaca isi link yang Anda enter. Setelah selesai membaca isi sebuah link, Anda dapat menekan Alt-panah kiri (back) untuk kembali ke tampilan sebelumnya.

2. Menyimpan Artikel atau Bacaan Menarik ke dalam Microsoft Word
Ketika berjalan-jalan di internet, mungkin Anda menemukan artikel atau bacaan yang menarik yang ingin disimpan ke dalam pengolah kata. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke salah satu web site yang diperkirakan terdapat bacaan menarik.
- Cari link yang sesuai, tekan enter.
- Cari bacaannya dengan menekan panah bawah.
- Setelah ketemu, tempatkan kursor di awal bacaan tersebut.
- Tekan Shift-Ctrl-End untuk mengeblok bacaan tersebut.
- Tekan Ctrl-C untuk menyalin bacaan tersebut ke dalam clipboard.
- Aktifkan Microsoft Word, dan tekan Ctrl-V setelah Microsoft Word aktif, maka teks yang telah Anda salin ke clipboard akan ditempatkan pada layar Microsoft Word, yang selanjutnya dapat disimpan seperti biasa.

3. Menggunakan Mesin Pencari atau Search Engine
Bagaimana caranya jika suatu saat Anda ingin mencari tentang sesuatu hal di internet tapi tidak tahu alamat web sitenya? Daftar web site yang ada di dunia tidak dapat ditampilkan oleh komputer, jadi kedengarannya sangat sulit untuk mendapatkan web site yang isinya seperti yang diinginkan. Akan tetapi janganlah heran bila hal ini mungkin bagi Anda. Dengan kemajuan teknologi dalam bidang internet, itu sangat memungkinkan. Caranya yaitu dengan menggunakan web site yang menyediakan fasilitas pencarian. Ada banyak web site yang menyediakan fasilitas pencarian seperti google, altavista, yahoo, incari dan masih banyak lagi, namun yang paling banyak dipakai adalah Google. Di sini akan diambil contoh misalnya Anda ingin mencari lembaga tunanetra, namun tidak tahu di mana alamatnya baik alamat kantornya maupun web sitenya. Untuk mencarinya di internet Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut:
- Aktifkan internet explorer.
- Tekan Alt-D atau Ctrl-O untuk menuju ke address box, ketik http://www.google.com.
- Setelah halaman web aktif, tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “edit”, tekan enter.
- Ketikkan tunanetra, tekan enter.

Setelah proses ini, komputer akan menampilkan situs-situs mengenai ketunanetraan seperti Mitra Netra, ataupun situs yang bukan secara khusus menerangkan tentang ketunanetraan, tapi di dalamnya terdapat artikel mengenai ketunanetraan. Untuk menelusurinya gunakan panah bawah/atas. Setelah menemukan situs yang dimaksud, Anda dapat menekan enter pada baris yang terdapat bacaan Cash- untuk langsung menuju ke situs yang dimaksud. Setelah situs yang dimaksud itu terbuka anda dapat membacanya dengan panah. Setelah selesai mengunjungi situs tersebut, Anda dapat menekan Alt-panah kiri (back) untuk kembali pada situs google dalam tampilan situs-situs yang Anda cari. Di sini Anda dapat menekan panah atas/bawah untuk beralih ke situs yang lain.
Dari satu topik pencarian mungkin anda ingin berganti topik pencarian maka tekan Alt-panah kiri lagi untuk kembali ke google dengan tampilan seperti semula. Dari sini tekan panah bawah/atas, cari kata edit dan tekan enter. Hapus kata yang sudah Anda ketik dengan tombol delete, lalu ketik topik pencarian yang lain, dan tekan enter. Begitu seterusnya.

B. Surat Elektronik atau E-Mail (Electronic Mail)
E-Mail (Electronic mail) adalah surat yang dikirim dari komputer ke komputer lain dalam jarak yang tidak terbatas. Baik pengirim maupun penerimanya harus menggunakan komputer yang terkoneksi ke internet. Surat yang dikirimkan akan sampai ke tempat tujuan dengan sangat cepat.
Ada dua macam E-Mail yaitu:

1. E-Mail yang datanya langsung masuk ke Dalam komputer Anda.
E-Mail semacam ini sering disebut dengan Pop3. Kelebihannya untuk membaca surat-surat yang ditujukan buat Anda, komputer yang Anda gunakan tidak harus terus-menerus terkoneksi ke internet, karena surat yang datang langsung didownload. Anda cukup menjalankan program E-Mail yang Anda gunakan dan aktifkan send/receive, maka surat-surat yang ditujukan kepada Anda akan masuk. Selanjutnya Anda dapat memutuskan koneksi Anda dengan internet. Kelemahannya, Anda tidak dapat membaca kembali surat-surat yang telah masuk ke komputer Anda dari tempat lain.

2. IMAP (Internet Message Access Protocol)
E-Mail semacam ini sering digunakan oleh pengguna E-Mail gratis yang disediakan oleh sebuah web site. Kelemahannya untuk membaca pesan yang sampai pada Anda, Anda harus masuk web site tersebut, sehingga komputer Anda harus terus-menerus terkoneksi ke internet. Juga, karena E-Mail semacam ini biasanya disediakan secara gratis, kadang-kadang E-Mail Anda dibubuhi iklan, yang ukurannya cukup besar, terkadang melebihi ukuran surat Anda. Akan tetapi kelebihannya karena surat-suratnya tidak didownload ke komputer Anda, Anda dapat membacanya kembali kapanpun di manapun Anda berada.
Anda hanya akan mempelajari yang kedua.

3. Membuat Alamat E-Mail di telkom.net
Ada banyak situs yang menyediakan E-Mail gratis seperti: plasa.com, telkom.net, detik.com, dan sebagainya. Sekarang Anda akan mencoba membuat alamat E-Mail di telkom.net. Adapun caranya adalah:
- Buka situs telkom dengan alamat: http://www.telkom.net
- Setelah situs tersebut aktif, tekan panah bawah sampai komputer mengatakan: “Image1”, tekan enter.
- Tunggu beberapa saat sampai komputer menampilkan formulir pendaftaran.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan: “registrasi member”, tekan panah bawah lagi sampai komputer mengatakan: “edit”, tekan enter.
- Disini ketik nama lengkap Anda.
- Tekan tab, komputer akan mengatakan “Jenis Kelamin: Combo Box”, Gunakan panah atas bawah untuk memilih jenis kelamin yang sesuai. Perhatian: Semua field yang ditandai oleh JAWS dengan kata “Combo Box” berarti Anda harus memilih dengan panah atas/bawah.
- Setelah memilih jenis kelamin, tekan tab lagi untuk berpindah ke form dibawahnya (tanggal lahir: Combo Box), gunakan panah atas/bawah untuk memilih tanggal yang sesuai.
- Setelah memilih tanggal, tekan tab lagi, komputer akan mengatakan “Bulan: combo box”, pilih dengan panah atas/bawah. Demikian seterusnya untuk berpindah dari form satu ke form berikutnya digunakan tombol tab.
- Dari form bulan, berikutnya form yang harus diisi adalah tahun. Form tahun ini ditandai dengan kata “edit”. Semua form yang ditandai dengan kata “edit”, untuk mengisinya harus diketik. Tahun yang telah terisi dalam form ini adalah 1980. Bila tahun yang tersedia tidak sesuai Anda dapat mengetikkannya langsung.
- Form berikutnya adalah alamat. Alamat ini juga ditandai dengan kata “edit”, maka ketik alamat yang sesuai dengan alamat Anda.
- Setelah alamat, berikutnya adalah form kota. Ketik kota tempat tinggal Anda.
- Setelah itu Anda akan sampai pada kode pos (ditandai dengan edit).
- Form berikutnya adalah propinsi (Combo Box). Selain menggunakan panah atas/bawah, Anda juga dapat menekan huruf awal dari nama propinsi yang dimaksud beberapa kali sampai komputer menyebutkan nama propinsi yang dinginkan.
- Berikutnya adalah nomor telepon. Ketik di sini nomor telpon Anda.
- Form berikutnya juga masih nomor telepon. Bila Anda mempunyai dua nomor telepon, ketik nomor telepon kedua di sini, tapi bila hanya satu, Anda dapat mengetik nomor yang telah diketik pada form sebelumnya.
- Form berikutnya adalah pekerjaan (Combo Box). Pilih dengan panah bawah/atas.
- Setelah pekerjaan form yang harus diisi yaitu income (pendapatan), (Combo Box).
- Setelah income, berikutnya adalah pertanyaan “dari manakah Anda mengenal telkom.net?”, (Combo Box).
- Selanjutnya tekan tab beberapa kali sampai komputer mengatakan “User Name: edit”. Di sini ketikan sebuah nama yang ingin digunakan sebagai alamat E-Mail. Nama inilah yang akan digunakan sebagai kode pencarian untuk menyampaikan surat atau E-Mail yang ditujukan buat Anda. Misalnya Anda menggunakan nama unik “riany” maka alamat E-Mail Anda akan menjadi riany at telkom.net. Akan tetapi yang Anda tuliskan di sini cukup nama unik yang Anda inginkan.
- Setelah menuliskan nama unik, tekan tab sekali untuk menuju ke password (edit). Berhati-hati ketika menulis password, karena JAWS tidak menyebutkan huruf yang Anda ketik. Semua huruf yang diketikkan di password diucapkan oleh JAWS dengan kata (star).
- Pada form berikutnya Anda diminta untuk mengetikkan password lagi. Password yang diketik di sini harus sama persis seperti apa yang telah Anda ketikkan pada form sebelumnya.
- Pada form berikutnya Anda diminta untuk mengetikkan pengingat password. Maksudnya bila Anda lupa dengan password yang telah Anda buat, Anda dapat menggunakan pengingat password.
- Setelah selesai mengetik pengingat password, tekan tab lagi maka Anda akan sampai ke “Oke”, tekan enter untuk memasukkan formulir pendaftaran yang telah Anda isi.
- Tunggu sampai komputer selesai memasukkan formulir pendaftaran

4. Mengaktifkan Alamat E-Mail
Setelah Anda membuat alamat E-Mail, untuk dapat menerima dan mengirim E-Mail Anda harus mengaktifkannya terlebih dahulu dengan cara:
- Buka situs telkom.net.
- Setelah situs tersebut aktif, tekan panah bawah sampai komputer mengatakan: “Member log in”, tekan panah bawah lagi sampai komputer mengatakan “edit”, tekan enter.
- Di sini ketik nama unik yang Anda gunakan sebagai alamat E-Mail.
- Setelah selesai mengetik nama yang Anda jadikan sebagai alamat E-Mail, tekan tab lagi untuk menuju ke password, dan ketik di sini passwordnya.
- Setelah mengetik password tekan tab sekali lagi untuk menuju ke “Oke”, tekan enter.
- Tunggu sampai komputer menampilkan kotak surat.

a. Membaca E-Mail Yang Masuk
Setelah alamat E-Mail Anda aktif, Anda dapat membaca E-Mail yang masuk bila ada. Caranya yaitu:
- Tekan panah bawah, sampai JAWS membacakan E-Mail yang masuk.
- Untuk membuka isi dari sebuah E-Mail, tekan enter pada nama pengirim yang ada, lalu tekan panah bawah sampai Jaws membacakan isi surat tersebut.

b. Mengirim E-Mail
Untuk mengirim E-Mail caranya adalah:
- Buka situs telkom.net, dan aktifkan E-Mail Anda.
- Tekan panah sampai komputer mengatakan “Compose”, tekan enter.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan “To:, tekan panah bawah lagi sampai komputer mengatakan “edit”, tekan enter.
- Di sini ketik alamat yang ingin dituju misalnya: muiz@mitranetra.or.id. Perhatian muiz@mitranetra.or.id ditulis muiz lalu tekan shift-angka 2 tanpa spasi dilanjutkan dengan mitranetra.or.id juga tanpa spasi.
- Tekan tab sekali untuk menuju ke “subject”, di sini ketikkan perihalnya.
- Tekan tab lagi untuk menuju ke “CC”, di sini ketik tembusannya.
- Tekan tab lagi beberapa kali sampai komputer mengatakan “edit”, di sini ketik isi suratnya.
- Setelah selesai tekan tab beberapa kali sampai komputer mengatakan “Send button”, tekan enter. Surat akan segera terkirim.

c. Membalas E-Mail
Untuk membalas E-Mail lakukan langkah-langkah Berikut:
- Buka E-Mail yang ingin dibalas.
- Tekan panah bawah sampai melewati isi surat, cari reply button, tekan enter.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan: “To”, tekan panah bawah lagi sampai ke “edit”, tekan enter.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan: “edit”, ketik isi surat.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan: “send”, tekan enter.

d. Forward (Meneruskan surat)
Pada suatu saat mungkin Anda ingin mengirim kembali surat yang Anda terima kepada rekan Anda. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka E-Mail yang ingin diteruskan kepada rekan Anda.
- Tekan panah bawah sampai melewati isi surat bersangkutan, dan cari “forward, tekan enter.
- Tekan panah bawah sampai komputer mengatakan “to”, tekan panah bawah lagi sampai ke “edit”, tekan enter.
- Ketik alamat yang ingin dituju.
- Tekan tab sampai komputer mengatakan “send”, tekan enter.


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.